项目工作备忘录的写法

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

     第一节为什么要写备忘录
    备忘录是个目的性很强的工具。备忘录首先要用书面的形式使自己完成的工作成果得到认可，让用户肯定公司在项目上的进展和努力。在工作成果得到确认的基础上，给项目的阶段工作作正面评价，为项目整体目标推进提前进行铺垫。一些重要的项目目标约定或者验收意见还可以单独写备忘录，在较终验收时可以作为参考依据。
    备忘录要说明本次现场工作进行了哪些工作内容，达到了怎样的目的，和企业约定的下一步工作安排是什么，进度出现问题的原因是什么，哪些是企业的原因，哪些是软件公司的原因。
    备忘录较后要约定下一阶段双方工作安排，推动事情继续前进，尤其要注意约定的工作一定要在下次工作计划中体现。在后续工作流中软件公司要尽量严格按照备忘录设计自己的工作计划，同时了解客户项目组对约定工作的进展情况，如果客户项目组方面配合出现了问题，在下次备忘录中要明确指出责任承担方，给用户形成一定的压力，从而更好地推动项目走向前进。
    项目经理要让用户通过备忘录看到一个软件公司做事的规范性，一个项目过程中计划的承接性。
案例
    项目经理小李在一个项目的实施过程中进展很不顺利，阶段工作结束后根本无法达到任何预期工作目标，这个时候用户对是否写备忘录没有什么要求。
    在没有工作进展的时候是不是可以不写备忘录呢?
点评
    只要有现场活动就必须写备忘录，备忘录不能报喜不报忧，对项目过程而言，管理风险的价值比管理进度的价值更大。
    备忘录是要付出额外的时间精力和管理成本的，但备忘录是一种过程活动的确认，是对下一阶段工作策略达成共识的承诺。无论每次现场工作是否顺利，都要有一个清晰的备忘录，要清晰说明项目推动过程中出现的问题，在下次工作启动之前做哪些准备工作去解决。备忘录中一定要和用户沟通清楚下一步双方的工作策略，不能因为工作进展不顺利就回避问题，更不能企图指望下一次现场工作，或者发行软件新版本后问题就会有进展。
    如果可以预见在很长一段时间内现场工作都无法解决问题，那么写备忘录确实是一种折磨，是不断加深用户和软件公司之间痛苦合作心态的记录。这种情况下可以技巧性地将几个阶段的推进过程中取得的一些进展积累后写一个总的备忘录，减少对彼此的刺激。
    第二节工作备忘要注意细节，避免过度简写
    如果在一次现场工作中花费了比较长的时间，或者就一些关键问题获得了约定，无论是否用户要求，项目经理都应该要求团队必须去编制工作备忘录。编制完成备忘录要让用户感觉到本次现场工作时间紧凑、内容丰富、层次清晰，让用户对实施团队工作素质形成良好的印象。
    备忘录要详细描述自己所做工作细节，越详细越好，让电子商务项目组彼此认可工作内容和质量，而且对服务工作量可以有一个客观的评估。
    备忘录必须注明现场工作天数，按时间段写清楚工作内容、性质和时间长度。例如培训工作要写清楚培训人员名称、培训内容、培训小时数、培训掌握效果；装机工作要写清楚装机软件、装机台数、是否可正常使用等细节；解决问题要写清楚解决了哪些问题，在哪个部门解决的，解决后该问题是否会再出现，解决办法是否已被系统管理员掌握，遗留问题如何处理等。
    备忘录在记录工作细节上可以是一笔结构化的流水账，包括时间、地点、人物、工作完成过程和结果描述。
    这样项目经理在阅读团队成员现场工作备忘录时就可发现团队的工作时间是否用在有效沟通或者在推动项目实施上，如果发现项目有失去控制的趋势，应该引起警觉立即采取措施解决。
    在一些情况下，备忘录在细节上可以不用写得面面俱到，这要看写备忘录的目的是什么。如果只是为了让领导认可项目进展，签字付款，这些细节的内容可以作为备忘录附件，把使用单位结论写清楚即可。再例如针对遗留问题的备忘录，把问题情况和对策说清楚就可以，没有必要在用户非常恼火的情况下渲染软件公司工作量。
案例
    项目经理小李较近在一个项目上工作了三天，解决了软件的问题，并培训了部分人员。在备忘录中是这样写的：
    “本次现场工作三天，解决了软件遗留问题，进行了部分人员培训。”
点评
    搞技术的人往往觉得做的工作没有什么了不起，而且费尽力气把技术问题解决了，到了该写备忘录的时候就希望尽快结束，很容易轻描淡写自己所做的工作。
    小李这种备忘录的写法就很糟糕，用户根本无法根据这句话判断在三天内到底解决了哪些问题，培训了哪些人，达到了怎样的效果，软件到底是能用还是不能用，整个现场工作到底有效工作时间是多少，全部都无法判断。
    这种备忘录倒是可以看出写备忘录的人怕麻烦的思想严重，能省就省，大概这样的人做项目时也是怕麻烦，能省就省，系统遗留的问题一定很多。
    第三节要有积极的姿态
    大凡管理软件项目都会多少存在一些技术问题，尽管实施人员做了很多工作，一写备忘录用户往往首先列举一大堆问题，然后再要求承诺下次现场解决。
    用户在写备忘录时，特别关注对自己影响比较大且没有得到立即解决的问题，并坚持要把这些内容突出的心情是可以理解的。这个时候项目经理就不能被用户引导，要坚持自己的底线，做了工作就必须先得到承认，而不是批评。不足和问题也要如实反映，但总得有个先后，只有抱着积极的心态，才能让事情走向好的方面。
    开篇都是问题的备忘录可以说对项目进展没有什么积极的暗示，如果客户方项目经理看到每次备忘录都反映实施后还有遗留或新产生的问题，这样一路下去，谁会对这样的项目有信心?这样写备忘录的方式会让用户养成不断挑刺的习惯，难以推动项目前进。
    好的备忘录写法是先简要汇报阶段工作内容，要用积极肯定性的文字给自己前一段工作作出正面结论，应该通过合作写备忘录让用户养成不断肯定、不断投入的工作状态，项目才会进入良性循环。
    很多实施人员是技术型、友善型的人，做产品培训和服务非常好，但在复杂项目中需要和人进行沟通时，还是缺少主动控制的意识，加上很多实施人员对协同软件能力信心不足，在备忘录上往往不敢对用户提出要求，这是一种软弱的表现。一个人对自己的工作成果都不敢争取认可，又如何敢坚持项目边界和用户做有理、有利、有节的说服工作?
    无论在何种情况下备忘录都不能写人不真实信息，企图蒙混用户领导。我们只能是在写备忘录的时候技巧性突出积极性的内容，鼓励用户保持推动项目的信心。
    要在备忘录中首先写入正面的结论，有一个技巧就是把工作进展变成用户团队的工作成果，然后备忘录要坚持汇报给上级领导。这个时候谁会否定自己的工作呢?用户工作得到认可不就是软件公司项目组工作得到认可吗?
    每次备忘录要先和用户口头交流认可后，再打印签字，不要先自作主张写了再给用户签字，让用户对备忘录的形成过程有参与感和贡献感，他们更容易在备忘录上签字。
    第四节前后备忘录注意呼应
    每次工作计划要根据前次备忘录的双方约定来制订，保障项目在上次工作基础上不断前进，并用备忘录不断约束双方的行为。
    本次现场工作内容往往是在上一阶段备忘中约定的，而且在本次现场工作的内容，要考虑呼应上一次备忘录约定工作内容的完成情况。
    所以写备忘录较好要说明上一次约定什么工作，这次是否完成，完成质量如何，没有完成是什么原因造成的，是否纳入下一次解决的内容，这样的文档才有体系，也能体现出整个项目过程中的脉络。这样备忘录就记录了项目向目标前进的一个个脚印，每个备忘录都显示出在前一阶段工作上有一点进步，较终项目验收就是水到渠成的事情。
    第五节平时做好日志
    实施人员较好每天都做详细工作记录，在阶段工作结束时才写实施备忘录可能会有记忆误差。每天工作都做详细记录有利于项目经理准确把握项目脉搏，及时发现问题。在阶段工作结束时个人也能方便地做项目回顾。
    坚持写工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结和记录，是较后写好备忘录的基础，没有平时对工作细节的积累，翔实的备忘录也无从而来。