加速回應客戶的報價程序，鳳記國際建立標準一致的流程

文：佘怡旻

鳳記國際機械股份有限公司

發布時間： 2018-08-29 01:31:00

　　創立於西元1953年的鳳記國際機械股份有限公司，早期作零件代工，後來轉型作機器，民國78年擴廠前開始製作押出機，至今已是全台最具規模的塑膠押出機設備製造公司。成立五十年餘以來，從簡單的機械構造到今日全自動化、電腦化、高產量之先進設備，不斷地推出尖端塑膠機械及製程技術，在業界始終保持優越的領導地位，1994年獲得ISO認證，為全台灣第一個得到ISO認證的公司。

　　鳳記一直不斷為維護客戶的權利而努力，在品質管制的過程中投入很大的心血，從遴選託外加工的廠商至所有加工品的材質、加工過程、硬度試驗、至成品的試機工、裝箱作業，均有專門的人才以各種精密的檢驗設備負責各項品管工作，以確保每一部機械均符合客戶的要求及達到完美品質。

建立標準報價流程，系統整合創造管理價值

　　塑膠押出機設備製造商的鳳記，並非一般的塑膠射出機製造，產品自行研發、自製自銷，鳳記的品牌在國際間時有耳聞，並獲得多項安全及ISO認證。資訊中心執行長林敏正告訴我們，一台機器有五千到一萬個數量不等的零件，至少需要備料百分之九十五以上才能進行組裝，由於產業特性的關係，都是個案、客製化，因此備料與報價對鳳記來說相當地重要。

　　對鳳記來說，最重要的就是報價，以往業務經常因為爭取訂單而隨便報價，接了賠本生意而不自知，為了確實掌控接單成本，便透過系統來嚴格控管價格跟成本。林執行長表示：「我們報價較不同於一般產業，因為機器一台可能要三千萬，報價單不能只有少少一兩張，需要以一份完整報告型式，描述地很詳盡，讓客戶覺得他的投資很值得！」在審查客戶合約時，內部許多相關部門都需要簽核確認，例如庫存、備料、客製工序、價格與成本等，常常過兩周就不知道單子在誰那邊了？一般機器交期正常需要三至六個月，因此很容易影響到後續作業。

　　當初鳳記一開始是想做EIP企業資訊入口網站(Enterprise Information Portal)與KM知識管理(Knowledge Management)，並且想要優先改善審查合約這一段的流程。在評估多家系統之後，因為鼎新知名度的保障、產品線多、解決方案完整，最後選擇了鼎新EasyFlow流程管理系統和鼎誠的EIP，接著考量到舊有ERP系統的文字模式(Text Mode)有被淘汰的危機，加上想要將系統整合因應企業永續發展，又接續評估、購入了鼎新TIPTOP ERP、BI商業智慧系統以及PDM產品研發資料管理等系統。

價值成效一：合約審查單

　　過去因為缺少良好溝通平台而導致公司營收上的損失，為了改善報價過程並精確掌握價格與成本，鳳記第一步做的就是在EasyFlow系統上作一張「合約審查」表單，來進行多部門同時會審、管控。鼎新顧問師陳杏君依據鳳記合約審查流程，製作一張完整的表單，並加入備註說明欄位；讓表單一發出，五個部門可以同時收到、同時審核，以往實體附件也改為附件電子檔，除了簽核外，也能在備註欄填上意見，相關人員馬上就會知道。

　　最初與舊ERP系統作連結，導入TIPTOP ERP之後更加優化，首先在TIPTOP填寫報價單作業，確認後會轉成合約審查作業，從TIPTOP按EasyFlow送簽，即產生EasyFlow的合約審查單。由相關單位主管簽核，再填寫會審指定將流程再送給勾選的主管，並填寫參考成本，簽核過程中會做提問回覆，提出問題及做回覆意見。流程簽核完成後，除了回寫狀況碼之外，也會將簽核過程中的內容一併回寫更新至TIPTOP，整合完成後可列印報表。

價值成效二：請假單

　　除了合約審查單之外，也有製作一張請假單供鳳記使用。資訊中心張家豪專員說：「一開始在推行請假單的時候，引起生產現場員工的不適應，為了避免簽核到更高層的主管，會運用小聰明分開請假，後來經過調整之後，在表單旁加入該同仁最近請假10次記錄，讓主管簽核時也可以參考這位同仁請假狀況，也能讓廠區更有效地安排生產時程。」在過去，人事單位要登打兩百人的請假單，現在僅有需要證明的要通知人事審核，大部份員工都已自行上單請假，由EasyFlow發單回寫TIPTOP的人事系統。

　　家豪又提到：「在設計表單流程時，盡量不破壞或改變過去請假習慣與流程，不希望讓員工使用方便的表單卻覺得不方便，但也因為這樣，造成現在有30個條件式流程。」現在人事只需在月底算薪水時，核對請假是否有簽核通過，若單位主管尚未簽核，就會協助跟催。鼎新黃子豪顧問經理補充：「EasyFlow有一隻表單可以查詢，哪些表單主管尚未簽核、延遲時間等，可以印出來請該主管知悉，趕快簽核。」

妥善運用EIP入口網站，提升工作績效

　　鳳記使用鼎誠EIP企業資訊入口網站，使用者可由myJet登入系統，登入後可從旁邊的選單進入TIPTOP ERP、EasyFlow、BI等系統。林執行長大方地秀出電腦畫面，分享系統使用情況：「一開始是為了做KM而購買，目前會議記錄成效最好，會議執行事項都是透過會議記錄做追蹤，所有內容都在這裡。」除了會議記錄的落實，行事曆的功能還可以做到記錄機器的行事曆，可以看到完整的機器生產進度表，猶如內部溝通和記錄工作事項的平台，隨時能夠查詢需要的資訊。

▲鳳記EIP企業資訊入口網站myJet web登入畫面。

有效掌握營運資訊，提升研發競爭力

　　企業導入資訊系統，經營者注重的是能帶來哪些實質效益，找出影響經營或管理的關鍵，決策的速度和反應的效率的重要性，導入BI讓鳳記更能有效掌握資訊的變動，林執行長肯定地說：「導入BI主要是財務分析，也有改善作業流程，控管上也確實掌握！」能確保每個組織的運作環結都得到監控與稽核，經營者能夠清楚了解到整體企業的營運狀況。

　　然而，注重機器研發的鳳記， PDM也協助ERP在產品物料資料(BOM)的建立，不僅建立起圖文資料庫鏈結，將圖面與文件與物料之彼此關聯性建立，若產品設計變更而更動零件的同時，可將相關圖檔一併修正。家豪提到：「公司主要以研發為主，目前PDM是使用圖面管理模組，現狀跟以前比起來差很多，以前沒資料庫，都要靠人工，才能知道對整副圖的架構，現在有資料庫能夠查詢，不僅找圖好找、機密性提高、帳號密碼管制也相對地提高！記錄方面，圖文管理有很大的幫忙。而且現在的管理方式，不需要像以前client端有很多程式，管理上很麻煩。」

▲鳳記國際機械林執行長受訪時大力稱讚：「EasyFlow很好用！容易上手也能夠很快適應。」
上圖左起鼎新電腦中南區整合顧問事業部陳杏君顧問師、鳳記資訊中心林敏正執行長、鼎新電腦中南區整合顧問事業部黃子豪經理、鳳記資訊中心張家豪專員、蔡文雄專員。

鳳記所設計、製造的機械設備包含中空成型機(BLOW MOULDING)、吹袋機(BLOWN FILM)、薄膜機(CAST FILM)、板材機(SHEET MAKING)以及淋膜機(LAMINATION MACHINE)等機械設備，在大力經營之下，塑膠機器這個行業在國際上也打出知名度，目前在世界行銷120多個國家，共有30個以上的服務據點，提供安裝、試機、人員訓練等售後服務，加上機器大台又可耐用至少20年，少量多產的客製化銷售模式，讓鳳記也相當重視售後服務，除了能就近處理客戶問題，服務架構遍及全球，提供全球客戶最即時、最周延的全方位服務。

▲圖為鳳記國際的塑膠押出機械，及整廠設備輸出的專業製造廠產品。