禾原新能源資源統合勾稽串聯備戰上市櫃

資訊前後勾稽串聯 全方位提升管理效率

文：許逸婷

禾原新能源

發布時間： 2018-06-09 12:15:00

企業流程管理 表單電子化

　　禾原新能源股份有限公司創立於西元2000年，致力於拓展太陽光電應用市場的發展已十五餘年，生產包含：太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等，以NEWSOLAR品牌開拓全球市場通路。追求經濟發展與環境保護雙贏為目標，持續秉持「誠信(Truth)、創新(Innovate)、速度(Velocity)」三大原則，同時結合生產鏈資源整合與策略聯盟合作模式，建立具有強大國際競爭力之團隊，樹立穩健踏實的科技形象，提供客戶最佳的品質保證。目前營運據點包含臺灣、蘇州及新竹工廠，並持續向國際擴展。

▲禾原新能源致力於拓展太陽光電應用市場的發展已十五餘年，
生產包含：太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等。

因應公司發展佈局，選擇鼎新成為戰略夥伴

　　近年來隨著公司不斷成長，對於作業流程效率的提升，表單資料的有效管理、前後端資料的勾稽等議題，林祺新總經理(以下簡稱林總經理)已經提前佈局，思考公司下一步的方向。「根據過去的經驗，了解ERP系統導入可以協助包含：流程化管理、人員作業精簡，以及財務報表產出等，皆有很大的助益，思考公司未來的發展，ERP的導入是必要的！」禾原考量過去使用經驗和後續公司上市上櫃的準備計劃，最終選擇鼎新作為導入ERP的合作夥伴。

▲禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受，肯定系統的導入對於自己日常作業效率的提升。

　　林總經理表示：「會選擇鼎新主要是因為過去的使用經驗，另一方面，評估未來需要的報表、流程、內稽內控的綜合需求，對於鼎新系統可以達到的效益有所期待，因此選擇和鼎新合作」。

庫存資訊即時呈現，物料管理效率提升

　　ERP導入後，對於庫存資訊的掌控更加即時，每週需要的庫存報表，從30分鐘的彙整時間縮減到只需5分鐘就可以產出完整的資料。在過去沒有ERP系統的作業模式，庫存資料透過EXCEL管理，定時要把銷貨、進貨的紙本單據回饋到EXCEL的庫存數量上，耗時又費工；導入系統後，紙本單據的產出源自於系統，在維護銷貨單或採購單的同時，也等同在進行庫存數量異動的紀錄，庫存數量準確也方便追蹤。

　　「透過系統的庫存相關報表(庫存預計狀況表、客戶銷貨明細表、品號預計進貨表)，可以很快地整理出目前庫存量、預計進貨量、預計出貨量等，可知道什麼時候要採購多少數量，也可立即回覆業務單位。」負責進行庫存數量管控的總經理特助尤小姐表示。

資訊前後勾稽，財務結帳資訊更完整

　　相較於其他產業，對於從事太陽能「品牌通路」的Newsolar禾原新能源來說，資訊系統導入後最大的價值，是資料的前後勾稽與資訊串接。尤小姐：「因之前有使用ERP的經驗，歷史資料查詢簡便，但這裡所有的單據都沒有前端的單子可以追朔。」

　　負責出貨的胡小姐也有感而發：「之前沒有系統作業時，發現出貨的料號和進貨的料號無法對接，需要翻找紙本核對，平均10張單子，大約會有2張單子會發生這樣的問題，遇到客戶退貨時也需找當初進貨的單據，來往作業耗時10分鐘，系統資料勾稽後，可直接查詢歷史資料，可以立刻知道採購時間，避免前後料號不一致。」

　　另一方面，會計人員曾小姐在帳務查核上，從後知後覺，轉變成即時了解與更正，提高在帳務查核上的控管。「以往手工作帳於月底結帳的時候，才發現前端資料有異常，再去深究。之前的進銷存管理只管到數量，沒有金額，每每都要花上1~2天查帳。現在可以1個禮拜就查核一次帳，系統可以連結前端資料很方便，較有效率，結帳流程時間精簡許多。」

精進日常作業流程，強化同仁溝通效率

　　系統導入取代原本需要將資訊重複輸入電腦的重工作業，資訊化的資料亦提升夥伴間的溝通。禾原新能源主要的存貨放置於竹東分公司，台北總公司負責管理出貨的胡小姐，在存貨的控管上採用先進先出法，必需於出貨通知單上決定要先出哪一批存貨，「沒有使用批號管理的時候，只好憑印象和經驗決定出貨優先順序，透過系統的批號管理，可以精準指定出貨順序，節省與竹東倉庫同仁來往確認的時間。」

　　對於業務單位的同仁楊先生也有很大的幫助：「我認為工作量減化且資料處理更即時。例如客戶資料的整理，以往紙本客戶資料維護統一由我負責，但有些客戶資料我無法準確掌握；系統導入後，同仁輸入自己的客戶並負責維護。」在報價和訂單的處理上也更加方便，提高單據輸入準確率。

　　禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受，肯定系統的導入對於自己日常作業效率的提升。

各部門偕同合作，成功導入系統上線

　　為了配合往後的上市上櫃計畫，達到資料的完備，以及ERP專案成本的考量，禾原新能源2015年6月份啟動的ERP專案，預計以1個月時間導入上線，並將2015年1到6月的異動單據補入系統。對於ERP專案要成功導入風險很高，提到當初的決議，林總經理補充指出：「除了要配合後續的上市櫃計畫，主要是因為今年1到6月份的單據都有完整保留，所以才決定要進行補入。」

　　專案成員在學習系統、準備基本資料的同時，還需同時整理1到6月的補單資料，對於專案導入期間專案成員的付出和努力，林總經理和顧問團隊給予大力的表揚，鼎新許逸婷顧問師讚賞地說：「專案導入期間，為了掌握專案時程，得知禾原同仁假日會加班，希望能讓系統如期上線，這讓我很驚訝，成員願意這樣努力，真的很難得！所以也盡可能地提供及時的協助，幫助他們把任務完成！」

系統導入成功關鍵因素

1.高階主管支持與高度關注：

在ERP導入期間，林總經理除了將ERP導入專案列為會議固定報告的事項外，也陪伴著專案成員進行ERP操作的學習和流程擬定。

本次ERP PM許小姐補充說明：「我們留多晚，林總就陪我們留多晚，一開始系統上線，有很多流程問題要決策，有林總在，很多事情就可以立刻得到解答」。

2.專案成員積極參與：

「因為我們知道有系統之後，在資料的追蹤和日常作業都會更有效率！」許小姐表示。另外，林總經理也提供了專案成員努力的誘因，將鼎新ERP專案導入成功與否作為年度KPI，讓專案成員們對於工作的目標更加清楚有動力。

3.鼎新服務體系與顧問專業輔導：

除了專門課程及E-Learning外，鼎新提供很多的服務窗口，顧問除了協助禾原新能源進行流程與系統整體架構規劃外，因為考量專案上線的急迫性，盡可能即時回覆問題，並追蹤處理進度，讓專案兼顧品質與時間，順利上線。林總經理對於顧問的付出給予高度的肯定與感謝：「顧問在這段期間也投入了很多心力，常常會接到我們千奇百怪的問題，真的是很感謝顧問的幫忙！」

與鼎新攜手創造資訊系統價值，為精進管理紮根

　　禾原新能源在上線後仍持續精進優化內部的作業流程，此次ERP專案的成果除了達到E化的效益外，對於禾原新能源流程優化的能力有所提升。林總經理對於E化的結果感到滿意，也對於本次專案成員的付出給予回饋獎金。禾原新能源ERP專案導入，在管理高層大力支持、專案成員的努力和頂新顧問的專業協助下，獲得了良好的成果。

　　未來，透過本此ERP輔導上線的經驗積累，禾原新能源對於吳江廠的E化管理和管理優化，將邁向更上一層的里程碑。

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