台灣鐵三角 整合多元化班別薪資結構

屏除「人製」風險 順利產出稅務申報資料

文：張馨倚

台灣鐵三角

發布時間： 2018-10-23 14:45:00

企業流程管理

        法令日新月異，尤其是與員工薪資息息相關的健保費率計算更不容忽視。台灣鐵三角擁有多種班別，生產、門市、營業所及正常班等，薪資計算面相不同，如何架構班別設定及處理考勤差異成為導入初期的首要任務。「新系統就要用新觀念，不能用舊有的概念來看待新系統！只要充份掌握系統的架構與邏輯，並尋求後端客服協助，再困難的新事物都可以迎刃而解。」

　　工欲善其事、必先利其器！畫家需要一支好的畫筆、羽球選手需要一支好的拍子。同樣地，玩音樂的人也需要一個優質的影音設備。台灣鐵三角長年來成為音樂人心目中不可或缺的好夥伴，Audio-Technica 於民國 77年在台灣成立耳機及麥克風生產中心，至今已有27年之久。以自主營運為目標，在台灣鐵三角的生產工廠以獨特的技術及品質，營業額持續成長，擅長多種產品少量生產，在AT集團的中心生產工廠佔有重要的位置！

　　高品質管理及針對週邊環境的改善，在整齊、清潔的營運工廠中繼續發展，從民國97年7月成立台北營業所在台灣進行銷售業務，希望愛用者對Audio-Technica繼續抱持希望及支持！由於台灣鐵三角在台灣台北、台中及高雄已有三處營業所，當初因應營業所成立故使用鼎新電腦Cosmos ERP做為流通銷售的支援系統，近年來則為因應二代健保法令實施，擁有良好導入經驗的台灣鐵三角同樣選擇鼎新HR (人力資源)資訊化工作輔助。

管理挑戰

• 二代健保補充保費實施，舊系統無法因應落實。

• 舊系統公司倒閉，缺費完善維護、版本更新及後勤客服支援。

• 薪資計算耗時費力，需耗費至少兩小時在逐筆人工鍵入再以excel轉出處理。

• 舊系統內稽內控不嚴謹，存在「人製」風險，在隨意更改數值下，容易產生衝突使對帳紊亂。

• 在未休假獎金或特休買回狀況，需逐筆人工計算與排除，造成人力負荷。

• 稅務申報作業需處理至最後一刻才能順利提出，缺乏工作效率。

• 人工執行計算幣別(日幣)匯率轉換作業。

導入效益

• 薪資計算成批處理，大幅降繁複的人工作業時間

• 每年薪資結構條整，只需整理excel再匯入系統即完成，節省逐筆維護與鍵入的時間。

• 針對同仁未休假獎金或特殊買回狀況時，僅需設定參數並套入公式即算出數值，增加工作效率。

• 順利因應稅務申報的繁瑣作業，不必再耗費精神處理至最後一刻。

• 完整的幣別(日幣)轉換，符合台灣鐵三角日商公司之性質，解決人工換算的困擾。

因應新制實施  改變須從新思維開始

　　法令日新月異，尤其是與員工薪資息息相關的健保費率計算更不容忽視，當民國102年二代健保實施，台灣鐵三角考量整體台灣市場發展趨勢與舊有系統整合程度，勢必要做出改變。「人資系統須隨時適度修正以符合發令規範，當二代健保補充保費介入，且舊有系統無法更新及維護，使得每年稅務申報成為一個很大的問題。」台灣鐵三角管理部主辦會計王麗梅(以下稱王姊)點出目前薪資計算的問題源頭。此外，因應勞保費率調整、所得稅率扣除額和級距更新條款等因素，當舊有系統已無法配合處理，只會徒增人工作業難處，亦是件繁瑣又耗費時間的事情。企業規模逐漸擴大，至今員工數已達百人，王姊認為應要使用有效率且完善的系統制度來輔佐公司經營成長。

新系統新觀念 嚴謹規範下的效率果實

　　回憶起導入之初，王姊笑著說最有感觸之處非新舊系統的觀念轉換莫屬了！「同仁使用舊系統已達十餘年，當舊有思維已根深蒂固，要使用者重新建立新系統的觀念，在二套新舊思維的併行與磨合下，成為導入初期的痛苦深淵。甚至新系統的嚴謹規範成為同仁怨聲載道的來源！」王姊皺起眉頭緩緩說著。鼎新HR規劃細緻，無法隨意修改已制定的參數及門檻，當同仁面對不熟悉的操作介面又受到諸多限制，勢必要一段時間才能適應。然而，台灣鐵三角竟僅花一個月時間，就將使用十多年的舊系統、舊觀念全面拋除，這是難得一見的事情，讓我們感受到導入團隊及使用者端的齊心協力。

　　「大家一致認為HR非常好用！」王姊肯定地說，當同仁操作純熟後，發現後端二次修改比率大幅降低、同時提升工作效率，大家才瞭解到初期抱怨不斷的嚴謹規範，已成為操作過程中不可或缺的一環，且同仁間深刻體會到只要願意學習適應，任何困難都能克服，著實讓大家上了一課！若以公司管理角度來說，系統建立良好的控管機制，不僅降低人製的出錯率及紊亂程度，亦是件經營優勢，帶領全公司員工迎接勝利果實。

▲感謝台灣鐵三角接受採訪(左起:台灣鐵三角副總經理、總經理 近藤和久、主辦會計 王麗梅)

顧問用心陪伴 重新建構多元化班別

　　由於台灣鐵三角擁有多種班別，生產、門市、營業所及正常班等，在薪資計算面會有不同，因此如何架構班別設定及處理考勤差異成為導入初期的首要任務。王姊對於導入過程侃侃而談：「非常感謝曼華顧問幫忙，用心協助大家釐清問題點，並將多元性的薪資結構重新區分、從零規劃一套符合公司特性的計算方式，使操作上更加便利。」以前處理薪資計算，需至少耗費兩小時在逐筆人工鍵入並以excel轉出，是件耗時又辛苦的事情；而現在透過媒體轉帳與成批處理，只需二分鐘即全部完成，倘若過程中帳戶出現錯誤時，其預警功能亦會馬上顯現，提醒同仁進而修正。

　　話說至此，王姊對於系統嚴謹的內稽內控大力讚賞：「使用舊系統可以恣意妄為更改，易產生衝突使對帳紊亂。而HR系統在內稽內控相當嚴謹，每個人權限不同、無法任意鍵入數值，完全降低日後對帳的麻煩，我覺得這部份很棒。」

實現系統應用價值 精進作業流程

　　既然談及人資系統，當年初與年底時，一定會面臨薪資調整結構、特休假及稅務申報等特殊問題，碰到這些調整狀況時，HR系統如何協助台灣鐵三角因應呢？「完全減少人工處理的時間！」簡單明瞭的一句話是王姊的結論。她提到在每年薪資調整結構僅需整理excel再匯入系統就完成了，幾乎節省逐筆維護及鍵入的時間。年底時，針對未休假獎金或特休買回狀況，也只需設定參數並套入公式即可算出數值與天數，相較一年多前還得筆筆人工計算與排除，不僅造成人力很大的負荷，也存在誤植風險。然而，當王姊回想起每年繁瑣的稅務申報作業時，導入當年也順利執行完成、完全不構成問題，因以往都必須處理至最後一刻才能順利提出、弄得精神焦慮。此外，王姊特別提到因台灣鐵三角屬日商公司，時常有日幣換算的狀況，此利用幣別設定功能，立即解決人工換算的困擾、大幅提升工作效率。

展現團隊企圖心 攜手航向下一個里程碑

　　此次台灣鐵三角導入HR系統僅花一個月時間，就將使用十餘年的舊系統全面拋開，導入團隊的企圖心讓我們相當敬佩。由於台灣鐵三角亦使用鼎新Cosmos ERP系統，當初導入團隊與此次HR專案為相同人員，因此當團隊擁有兩次系統導入經驗後，王姊再次強調「新系統就要用新觀念，不能用舊有的概念來看待新系統！」只要充份掌握系統的架構與邏輯，並尋求後端客服協助，再困難的新事物都可以迎刃而解。未來，台灣鐵三角在人事薪資方面預計與人事顧問公司合作，建置有效制度模式，期望在現有HR系統基礎下，與顧問公司相互整合達成需求，同時運用HR資料產出系統報表分析等，相輔相成地以提供高層長官有效運用、協助精準決策分析，進而提升公司營運能力！

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