千里眼精密部件資訊不脫軌 打造企業資訊化零件王國

提升工作效率，降低管理成本

文：林嘉祺

千里眼精密部件

發布時間： 2018-10-23 14:39:00

企業流程管理

        千里眼精密部件股份有限公司創立1983年，主要產品為精密螺絲，通訊設備元件，光學接頭電子元件，汽車零件，3C電子產品元件…等。拜網路所賜，現為全球採購模式，採購人員採丟單方式再回收作業，台灣地屬偏遠直接聯絡專業開發和採購人員不易；內銷因此佔有地域優勢，銷售比率較歐美市場為高。目前主要客戶為導航龍頭GRMMIN，其次為其他電子、腳踏車、汽車、醫療業者。

　　所謂工欲善其事，必先利其器。管理初期皆為紙本化、簽核流程無標準化，常造成資訊傳遞上有嚴重斷層，因此本次資訊系統導入專案負責人財務部經理楊純陵(以下簡稱 楊經理)評估後，於2003年導入鼎新ERP系統，目的為整合ERP單據及人事考勤HR表單，建構出企業日常業務流程管理的電子簽核及辦公平台，進而使資料無縫接軌，加速各部門資訊傳遞，有效提升企業管理水平。

放眼未來 E化挑戰

　　透過EasyFlow導入，協助千里眼改善目前企業面臨關鍵問題外，也讓企業感受在導入系統後效益，分別以內外部整理說明。

透過系統規範制度 避免與現實脫節

　　在資訊化過程中，由各單位主管親自參與每階段的輔導，各單位主管明確提出從使用者系統操作到高階管理者管理應用，與過往操作模式不同的看法，因此系統導入過程中，難免會有不適應和疑慮。但經各單位主管擔任系統與使用者間磨合討論，並適時與顧問溝通找出最適方案改善企業營運模式。

　　在千里眼管理機制上透過系統建置內部有效管理方法。依循公司原先既有的辦法規章，應用在系統上。並將相關表單正規化、流程標準化，讓同仁們不需複雜操作，便可輕鬆上手，進行資訊化管理。表單管理如下：

• 品保：報廢申請單、矯正預防措施單

• 生管：請購單、器具維修報廢申請單、機器設備保養記錄單

• 業務：顧客提供財產記錄單、客戶需求表

• 開發：新產品開發可行性評估

• 財務：外訓申請單、課後滿意度調查與心戒菸期滿證明申請表、外訓申請單、課後滿意度調查與心得報告表&教育訓練訓後績效追蹤表、推薦獎金申請表

• 人事：補刷卡申請、請假申請、加班調休申請、銷假申請、加班計劃申請(多時段多人)、出差登記

提升工作效率，降低管理成本

　　EasyFlow系統上線3個月，透過此次訪談，了解系統導入對各部門帶來的正面效益：財務部楊經理說：「EasyFlow表單加速資訊傳遞，不會因人員跑單造成面對面溝通狀況，也減少串門子機會，工作效率相對提升」。

　　財務部人事林家妍說：「原先請假卡都需匯整後，在依各部門分類，送到各單位歸檔，原先每天要花2小時，現在都不用再處理這些事項」。

　　品保部李儀隆經理說：「每位業務撘配一位品保，遇到出貨旺季可即時掌握品保人員出勤狀況」。

　　生管部蕭淑杏課長說：「器具維修費用已往都是頭腦在記花多少錢，但是若有人員接手無法掌握廠商報價行情，可能會造成公司費用提升。現在有系統就可以即時查詢維修歷程了」。

　　業務部許琬茵說：「透過客戶需求表，業務與包裝單位有效傳遞客戶包裝要求，不會漏寄文件，提升客戶滿意度」。

檢視問題瓶頸，優化內部流程

　　千里眼目前已完成部分表單上線，電腦化已正式起步，後續將繼續規劃其他進階表單。鼎新顧問也建議進行第二階段的表單深化應用，開發更多產業表單進行管理及分析，提供內部有效數據庫，讓管理者能夠依據資料進行內部流程優化或進行最佳決策，找出管理瓶頸、調整內部作業流程。千里眼已從手動管理邁入e化管理，幫助同仁更省力、更有效率的作業，同時強化了內稽內控，邁入企業新的里程碑。

▲感謝千里眼精密部件有限公司專案負責團隊 財務部經理 楊純陵(左二)、人事 林家妍(右二) 接受鼎新專訪。
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經理(右一)、EF顧問林嘉祺(左一)。 

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