惠眾定期掌握業績達成進度

合併集團營收資訊

文：林庭伊

惠眾

發布時間： 2018-10-23 16:54:00

企業流程管理 進銷存管理 財務會計管理

       惠眾股份有限公司(SURGITECH)成立於西元1991年，專門代理國外醫療設備，其代理設備廣泛用於各大醫院手術室設備、微創手術設備、超音波設備以及其相關醫療耗材。近幾年來因微整型醫美門診及減重門診熱門，為滿足使用者多樣化的需求，代理的產品項目新增加減重手術設備、及醫美外科器材…等設備。惠眾並積極安排國外原廠受訓課程與相關教育訓練，使業務人員與維修人員具備專業知識與技能，提供給客戶更完善的服務。


▲更多惠眾資訊請至：http://www.surgitech.com.tw/

導入BI系統，期望解決現況問題

　　已有多年使用鼎新Workflow ERP系統經驗的惠眾，為了因應法令變更(例如：國稅局法規等相關變更)，今年度決定提升ERP系統版本，使公司內部作業程序比較貼近法令現況。

　　由於早期的銷售業績分析需手動各別將三家子公司資料轉出excel檔再進行營收資料彙總。資訊人員需固定每週將營收資訊彙總後，提供給總經理營收決策參考，且需依總經理不同分析面向需求即時調整報表數據，再次提供給總經理進行決策參考，此往返動作非常耗費時間。有鑑於此，在ERP版本升級同時一併購入BI系統，期望能將原有資料轉化成更有效益的分析。


▲鼎新銷售starter標準產品架構圖
※更多BI產品資訊請至： http://tw.digiwin.biz/softwareDetail_P2012111250711.html

透過BI顧問輔導，循序漸進達成上線目標

　　在初訪會議中與資訊-葉大嘉先生討論現況問題以及未來BI系統分析需求目標，針對需求內容彙整及規劃為期三個月的上線計劃，以確保BI上線後能滿足總經理(以下稱為高階主管)需求以及期望效益。 
輔導規劃如下：

  1. 根據產業特性進行分析需求討論，確認公司執行現況與未來BI上線的效益目標。

  2. 工具教育訓練，加強未來自行開發管理報表能力。

  3. 了解BI標準產品架構及分析精神(例如：銷售STARTER及自訂報表模組)。

  4. 針對BI上線目標進行分析報表調整及實作。

  5. 檢視上線目標與實際完成項目，向高階主管展示BI系統上線成果。


▲BI導入階段圖

分析效益提升，滿足高階需求

　　輔導過程中，陸續針對需求訪談項目落實在惠眾的BI系統中。由於惠眾現況有三家公司別，分別針對不同的醫療設備需求區分，如：開刀房設備、醫美診所、減重診所代理的設備外，亦有醫療耗材需整合分析。透過銷售Starter標準模組進行資料倉儲結轉將多公司別資料進行整合(模組架構如下圖所示)，可彙整三家公司別合併觀看集團營收資訊，亦可單一針對各自公司別進行細項分析。


▲感謝(左)葉大嘉先生分享BI上線經驗。(右)BI顧問-林庭伊

　　不同醫療體系從國外代理的設備亦不同，因此除了分析集團及單一公司營收總額外，需要依不同產品品牌(即代理設備品牌)做進一步分析，目的在於統計不同原廠代理的數量及金額，提供給各營業部門中階主管與設備原廠決策下一年度採購時的議價參考。

　　早期惠眾以醫院為單位的客戶服務，隨著醫療技術發達及以公司服務理念改變，服務方式改為根據醫院各科別服務(例如：腦神經外科、內科、腸胃科…等)，由不同業務人員專責單一科別，透過公司內部業務人員設備專業訓練，在面對各科別客戶時能提供更專業的服務。因此在眾多業務人員中，除了採用區域別方式了解該區的業績狀況外，需再搭配客戶科別方式進行分析，讓營業部門主管能快速掌握該區所屬業績狀況。

　　高階主管在管理全省各區部門業績時，除了在每年年初制定集團營收總目標外，需再細項分配至各區域及所屬客戶各科別，並在針對不同時間點進行分析與決策。

BI系統提供高階主管分依管理的週期區分如下：

1.「週」分析：

高階主管每週定期追蹤各區業績達成狀況是否在合理範圍內，了解當週客戶各科業績是否成長或衰退。當發生衰退時能即時通知相關地區部門主管進行異常狀況，以及下達解決方案，以確保當月業績能順利達標。

2.「月」分析：

每月依據各地區別之代理品牌項目彙總部門業績達成進度，以及每月代理品牌銷售量及金額，提供各營業部門主管彙總當月業績數據。

3.「季」分析：

由於事前在每週及每月皆有及時追蹤業務及部門業績達成進度，因此在每季的營業會議中即可針對每季各地區業務人員業績達成狀況做總檢討。

4.「年」分析：

根據週/月/季別等各時點的及時業績達成進度掌控，每年年底會再彙整當年度集團整體營業資訊，並且針對當年與去年同期比較，進而了解當年度業績成長幅度變化，並可做為下一年度業績目標參考。

　　根據各週、月份、季別、年度…等分析角度，進行各區部門、業務人員以及搭配客戶科別、代理品牌進行交叉分析，並且透過BI系統自動設定不同時點進行報表排程寄送，讓高階主管以及各營業部門主管能定期取得相關分析資訊。透過內部BI系統訓練，讓高階主管也能隨時登入BI系統自行執行分析報表，以及變更不同角度分析，讓高階主管在傳達分析變更需求時，能與資訊人員同步進行溝通。

　　此外，由於代理醫療設備及耗材項目需皆經過國內衛生署申請核淮才可在各大醫院使用，因此當發生國內發生醫療問題需追蹤相關設備及耗材時，可透過料件批號追蹤表核對現有庫存狀況，協助衛生署或原廠廠商進行回收…等相關後續處理；或是當國內發生重大災害需各界醫療支援時，亦可快速查詢現有庫存存量，及時支援前線醫院醫療資訊，對社會醫療貢獻不遺餘力。


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