鴻發國際加速研發管理流程 整合企業內部運作

PLM與ERP無縫接軌 成為信息共享的營運利器

文：楊秉翰

鴻發國際科技股份有限公司

發布時間： 2018-08-17 11:41:00

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

　鴻發國際的主力產品為點鈔機與驗鈔機，另外還有自動光學檢測設備，產品從設計、製造、銷售都由鴻發自行開發，是台灣數一數二的點驗鈔機製造廠商。主力產品點驗鈔機擁有自動辨識多國紙鈔、記錄紙鈔序號、依照幣別分類收納與防偽等功能，國外許多銀行與企業都指定使用鴻發國際的產品來點鈔、驗鈔、整理鈔票。

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公司規模擴大，原本作業模式無法負荷

　　鴻發國際原本使用PLM系統，並且自定表單來維續日常作業。但由於PLM的強項為BOM的歷程記錄與圖面管理，對於進銷存、製造、財務、成本的作業管理並不是那麼適合，因此希望藉由鼎新Workflow ERP加強企業日常作業的控管與流程整合；並藉由鼎新的經驗，整合ERP與PLM；藉由前端PLM建立品號以維護BOM，再拋轉到ERP後續採購、生產、出貨，再拋轉到財務系統進行應收、應付、會計總帳的作業，進而進算成本，產出財務相關財報。

　　2013年分割自動光學檢測部門成立「鴻華國際科技股份有限公司」，也希望藉由鼎新Workflow ERP導入，讓兩家公司的作業流程與系統進行整合，減少人員重工與錯誤發生率，提昇財務報表產出之正確性與即時性。

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管理挑戰

  • 自行開發的PLM系統，無法準確管控進銷存、製造、財務、成本等作業。

  • 無法在ERP內直接連結PLM的圖檔資訊，使用者需反覆登入兩套系統查詢。

  • 因跨公司營運，單據交易時需重覆輸入資料，費時又費工；若交易單價金額不同，又更增添維護困難；文件往來流程非常繁複，過程中容易漏單，資訊也不易查詢。

應用效益

  • 導入Workflow ERP與日常流程整合，管控訂單、採購、生產、庫存、財務、成本、產品等作業，作業效率與跨公司的作帳時間；並跨系統整合PLM與ERP，串連前後端作業。

  • 精確的掌握產品的生產成本與毛利，從而改善報價策略與生產製程；正確產出財務報表，掌握公司營運策略。

  • 配合需求調整欄位，點選ERP系統內超連結立即開啟APS圖面資訊，增加使用便利性。

  • 整合文件記錄PLM與ERP整合時的欄位對應資訊與處理模式，讓作業流程透明有條理，簡化資訊維護作業。

  • 同時整合多公司作業流程，減少繁複輸入資料的程序，日後追蹤與查詢也相對方便、簡單。

  • 完成雙系統整合之目標，研發單位與其他各部門的連結更為緊密，且成本結算即時。

整合PLM與ERP 更有效率

　　由於鴻發國際之前使用的PLM系統是自行研究開發，整合時的欄位對應與整合模式都還需要評估與討論，PLM內的品號與ERP的品號欄位必須彼此對應。例如：PLM內的品號對應到ERP的品號是什麼名稱；PLM內沒有品號屬性但是ERP內品號屬性卻又是必填欄位時，就需要討論何種狀況應給予採購件資訊或自製件的資訊。每筆資料都得仔細核對，因此整合是否順暢、資料是否拋轉正確，都會是此次導入的重要課題。

　　再者，系統導入前公司內部流程繁瑣，需耗費許多人力與精神運作與實行，因此導入Workflow ERP系統後，有效減少使用者繁複輸入資的程序，也是一大重點。原本內部流程各部門並無串連，使用者得個別在不同的系統輸入兩次資料，既費時又費工；且還有可能輸入錯誤，此外還有單價金額不同的問題，更增加使用者維護的困難。輔導前，鼎新就已經了解鴻發整合PLM與ERP的需求，藉由豐富的產業經驗，效率的完成了初期前置作業。

客製化調整 讓系統更符合使用需求

　　鴻發於導入過程中發現，某些功能與資料仍無法滿足現況，例如無法在ERP內直接連結PLM的圖檔資訊。後續透由調整，讓ERP發揮了更大的使用效益。

1.配合PLM整合需求 調整Workflow ERP程式

　　由於鴻發自行開發的PLM系統有許多自行定義的欄位，希望可以置入EPR系統內，例如PLM維護好的圖面資訊，希望能一併帶入ERP內使用，使用者不需再反覆登入兩套系統查詢。藉由欄位的調整，並增加開啟超連結功能，讓使用者在ERP的系統內能立即開啟PLM儲存的圖面網址，增加使用便利性。此外也藉由整合文件，記錄PLM與ERP整合時的欄位對應資訊與處理模式，讓作業流程透明有條理，提昇整合的正確性與事後驗證的方便性。

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▲(圖一)PLM與ERP整合欄位對應表。藉由標示PLM欄位與ERP欄位的對應關係與處理邏輯，
作為整合適的參數設定依據與驗證文件。

2.同時設定三間公司資料庫 四個月同時上線

　　鼎新電腦擁有多年的ERP系統輔導上線經驗，因此能夠幫助鴻發國際在短時間內完成三間公司的ERP上線專案。鼎新透過條理化的輔導流程與進度管制文件，再配合專案管理的知識技能、融合實務作業，大幅縮短企業導入ERP的成本與時間，讓鴻發國際僅花費四個月的前置作業時間即上線完成，且一次成功同時上線。

跨系統整合優化、成本掌握確實

　　系統導入後，研發單位與其他各部門的連結更為緊密，且成本結算即時，完成雙系統整合之目標。

  • 導入ERP後，日常作業流程與ERP系統整合，從訂單、採購、生產、庫存、財務、成本、產品結構等一連串作業，都有系統協助管理與記錄，降低人員重工作業與錯誤率，提昇作業效率與跨公司的作帳時間。

  • 實際生產成本由系統計算，讓公司能夠更精確的掌握產品的生產成本與毛利，從而改善報價策略與生產製程，往降低成本、提昇毛利的目標前進。

  • PLM與ERP整合完成，讓RD人員專心建立PLM品號、BOM資訊，其餘人員致力處理生產、訂單、採購、財務等帳務資訊，兩套系統整合大幅減少人員重工作業。

提昇訂單達交、降低庫存成本

　　ERP第一階段上線後，後續將開始針對訂單的交貨率與庫存成本，進行更深入的管理議題探討，讓系統能夠協助管理者改善公司營運狀況，提昇公司營運業績。

  • 提昇訂單達交率：導入ERP系統後，除了幫助使用者維護與記錄日常作業外，更希望可以幫助企業創新營收，以提昇訂單達交率作為未來的精進管理課題之一。藉由ERP系統提醒使用者製令準時開完工異常，並藉由訂單提醒功能，改善逾期交貨的狀況，提高交貨率；進而有效提昇企業形象，增加應收帳款收入，讓企業藉由ERP的導入增加其價值與利潤。

  • 降低庫存成本：庫存的管理也是日後的重要課題之一，合理管控庫存金額，降低庫存成本、防止過高的呆料、呆帳，也是想更加精進的目標。

  • 電子表單流程整合：藉由線上表單的整合，創造企業流程無紙化與簽核的效率，讓作業更順暢、更即時，同時減少空間與時間的限制，達到不在辦公室，也能辦公事的目標。

　　不只藉由系統服務，鼎新更伴隨著企業成長，協助解決企業的管理困難。鴻發未來期望再提高訂單達交率、降低庫存成本，並透過電子表單，讓作業流程更加清楚透明，便於公司各據點的整合，也讓鴻發的營運更加便利、管理流程更加順暢！

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