制定標準化流程，提升內部溝通效率

文：林嘉祺

銀燦科技

發布時間： 2018-10-16 16:47:00

企業流程管理

專業技術銀燦領航

　　銀燦科技於2008年9月9日新成立，並由總經理號召各方菁英齊聚一堂，專注於高速USB 3.0/ SATAIII資料儲存相關領域的高速控制IC研發設計、系統整合、銷售服務。銀燦科技目前客戶包括創見、威剛、勁永、廣穎電通、KINGMAX、Buffalo等記憶體模組廠，一直以來秉持著創新與突破，不斷的提升專業技術與解決方案；為產品注入最佳的競爭力。並且與客戶、合作夥伴緊密的合作，共創市場上的 Win-Win。

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E化管理，系統規範內部制度

　　銀燦科技成立初期，董事長因注重企業E化，因此把Workflow ERP 中大型企業E化方案導入企業內部，並透過系統來規範內部制度。管理處陳佩君處長(以下簡稱陳處長)提到，當初評估系統時除了預算考量外，也發現鼎新在協助IC設計產業導入資訊系統有專業經驗，因此審慎評估後在2009年導入鼎新Workflow ERP系統。ERP上線後，發現ERP晶圓請購、採購單據因需進行簽核，在進行紙本簽核時，因主管在外地出差，無法即時確認，導致簽核時效過久，當簽核時效延誤會造成原物料缺料無法準時生產，進而造成客戶訂單延後。因此開始評估鼎新EasyFlow流程管理系統，EasyFlow除了能整合ERP外，加上銀燦科技有不同營運據點，常造成其他分公司需至總公司才能填單送主管審核，造成簽核時效過長，因此希望藉由自製內部OA表單，提升人員溝通效率。在2012年導入EasyFlow，希望透過EasyFlow能減少紙本簽核外，讓外點人員也能即時填單送審，而主管再外地出差時能進行簽核，縮短簽核時間。

　　銀燦科技導入EasyFlow系統時，關鍵因素為董事長支持，陳處長提到：「董事長很支持EasyFlow系統導入，在主管會議上有提出導入EasyFlow系統的需求，要求各單位主管全力配合，由主管配合進而影響員工，由上到下大家共同為導入系統努力。此外，公司成立初期就有使用ERP，因此使用者也習慣使用資訊系統來作業，因此使用者並不會抗拒系統，很順利將系統導入成功」。

　　此外，自EasyFlow初期導入至後續維護，陳處長與資訊部許文霖經理(以下簡稱許經理)扮演極重要的推手，從製作表單格式到流程擬定過程，與各單位積極不間斷的討論，過程中面臨流程問題，也於顧問輔導中提出討論，並由顧問協助解決流程問題，最終成就EasyFlow系統的導入成功。

擬定標準流程，達到作業流程一致性

　　現今銀燦科技以鼎新Workflow ERP系統為主要核心，並藉由鼎新EasyFlow系統將公司流程建立標準機制，包含晶圓請購單、晶圓採購單、晶圓進貨、資產請購單、資產採購單、客戶訂單等單據，這些表單主要需經跨單位簽核、單量多，從登打ERP系統單據至透過EasyFlow系統簽核，主要為解決紙張列印成本及主管出差在外無法即時簽核。銀燦科技也透過EasyFlow系統控管費用，例如：晶圓請購單、晶圓採購單、資產請購單、資產採購單時，可因不同金額給予主管核決權限不同。陳處長提到：「對公司來說，請採購單據簽到的層級都是以金額來區分，但是人工傳簽總會有疏失，本來可能需要簽到總經理的單，因為人員錯誤，常只簽到處級單位，造成流程管理上的缺失，導入EasyFlow將流程標準化後再無人員傳簽錯誤的問題。」

　　銀燦科技除了整合ERP和EasyFlow外，許經理透過鼎新顧問分享相關IC電子產業開發表單後，建議銀燦科技進行相關表單的開發及後續的追蹤管理。至今，已開發的OA表單包含請假單、國外出差申請單、國內差旅報支單、一般性(庶務)請購單、用印申請單。銀燦科技透過OA表單進行跨單位簽核，控管單據中欄位的合理性，也能了解各部門內部作業流程是否有缺失之處，並給予流程調整，達到流程最佳化目標。下表為銀燦科技許經理統計跨單位電子表單使用狀況：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：銀燦科技)

陳處長與許經理提到系統上線前後感受到的效益如下：

1.ERP單據與OA表單在導入前，因高階主管經常在外地出差，無法即時了解公司的營運狀況，紙本簽核也常延誤，影響企業營運與決策效率；導入後，簽核表單無空間限制，只要有網路的地方，即可進行表單簽核，快速掌握公司經營狀況並提升簽核效率，減少作業流程延宕。

2.先前大部份OA表單，使用者會將紙本表單印下來備用，一旦改版使用者仍填寫舊表格資料，造成表單版本不一致問題，現在透過EasyFlow表單設計精靈，將表單格式化，並透過流程控管表單欄位核決規則。

3.跨據點人員填寫出差費用申請單，需到新竹總公司才能填寫紙本表單；公司規定出差費用超過一個月無法報支，紙本簽核無法得知延遲責任歸屬人員，造成內部爭議。導入後其他營業據點也可填寫表單，省下主管審核時間；透過表單追蹤可知目前簽核的狀況，得知單據卡關人員；管理者可針對這個月產生費用進行統計，且申請人員也可知道費用何時匯入個人帳戶。

4.人事需自行匯整員工紙本請假單資料(預估需花費4-5天)，現今透過請假單管理程式快速匯整資料，縮短人事作業所耗費時間。此外，也可以提供主管或員工查詢歷史請假資料記錄。

5.出差申請單因紙本作業流程，行政人員無法得知出差資訊，皆以口頭方式告知訂票資訊，常造成事情繁雜忘記訂票事務；加上簽證欄位為備註欄位，使用者提供的資訊非常不清楚。現今透過EasyFlow系統行政人員可收到哪些員工出差需進行訂票，出差人員也可追蹤訂票狀況；簽證欄位固定格式化，明確了擬定簽證事項(圖一)。

▲國外出差申請單

　　EasyFlow在無紙化的部份讓銀燦科技降低了不少紙張成本，更減少了溝通與作業時間的人力與金錢，追蹤簽核進度也更加便利。透過流程嚴謹控管公司管理制度，有效達到公司內稽內控原則。

表單深化，提升管理價值

　　銀燦科技目前解決使用者跨點送單、主管外地審核問題。陳處長也提到未來系統E化規劃，因銀燦主力於產品研發及生產，在製程中難免會有問題產生，但目前無法落實記錄問題，以及後續處理狀況也無法追蹤。當然更不用說後續資料的分析。因此將開發品質異常表單、客訴單、ECN/ECR，不只能記錄問題，有效經驗傳承，並透過管理程式有效統計產生費用，未來銀燦科技持續企業E化，在企業運作上提升經營管理及效率的優勢。

▲感謝《銀燦科技》接受鼎新電腦採訪。

左起為銀燦科技管理處陳佩君處長、鼎新電腦EasyFlow顧問師林嘉祺、銀燦科技資訊部許文霖經理。

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