合益金屬_透過Workflow ERP建立制度、提升效能

文：呂向澤

合益金屬工業(越南)股份公司

發布時間： 2018-11-09 17:13:00

金益金屬2007年由母公司世全鋼鐵出資，於越南同奈省胡奈三工業區成立合益金屬工業(越南)股份公司，專門承接生產冷熱軋鋼管之業務。對外本著「誠信、服務、品質」的經營理念享譽業界，提供客戶質量精純的各類鋼鐵產品。對內本著管理人性化、設備自動化、制度合理化的前題下，致力創造一個豐富化的就業環境，提供員工最大的成就感，因為我們相信員工才是公司最大的資產，有優秀的員工才能提供給客戶最好的服務最優異的產品，同時更是世全鋼鐵與合益金屬的立業根基。

透過系統導入建立公司標準化流程

　　合益金屬工業於公司建廠初期，即在評估ERP 系統之導入工作，原本預計導入母公司使用之ERP系統，但因考量當地使用者使用程度、系統服務以及越南財務法規等因素，因而合益金屬鄭厚邑總經理於2009年評估後改為選擇導入擁有越南語言介面、有在地服務團隊及符合越南當地財務規定的鼎新Workflow ERP系統。

　　合益金屬工業在導入 WF ERP系統分為兩個主要時程再進行，2010年~2015年為進銷存、應收付與總帳導入階段，此部分透過與顧問的訪談建立公司內部業務、採購、倉管、財務等...作業的SOP規範，讓負責的同仁能依循作業規範完成自己的工作，減少錯誤的發生機會。

　　2015年增加導入製造與成本模組，落實製令領退料之收集，與實際成本計算，讓各部門間搭配更加密切，前後資料一致，減少資料重工建立的問題，同時藉由資料的前後勾稽提升資料的正確性。藉由系統的使用提升人員e化素質，讓管理更加輕鬆。

心態轉變，效能提升

　　系統上線初期，使用者通常只會依據日常操作的步驟進行工作，系統有許多便利日常作業的功能均無使用到，並未把系統效能發揮到極致，但使用頻率增加，對系統越來越熟悉，才漸漸發覺WF ERP系統讓自己日常工作便利許多，到現在為止，當遇到問題時，同仁都可以透過系統來找出問題點，並將問題排除，或者透過與顧問討論的方式，改善目前作業流程，提升工作效率。

系統全面連結、提升資料正確性、減少重工、管理越來越輕鬆

針對使用者-減少資料重工狀況、縮短時間、提升工作效率

　　未導入生產與成本之前，生產單位的資訊均使用紙本資料傳遞，因此回饋到財務部門時，常常發生須重新再做一次相同的資料，而且要花費很多時間在資料稽核上面，例如：製令領退料的稽核、入庫資料的稽核、材料成本的統計、銷貨成本計算...等，都需要重新將資料收集與統計，這部分除了增加工作量外也容易造成資料輸入錯誤，現在透過Workflow ERP系統全面導入讓部門與部門間透過系統的協助進行整合，各部門間的銜接點都會經過嚴格的檢核，可降低資料錯誤的機會，而前部門輸入的資料可提供後部門使用，以往資料核對需耗用一半的工作時間以上，到現在平均每天只要花費不到一個小時的時間即可完成手邊工作，減少資料重工、減少書面資料管理工作，有效的減少無意義工時的耗費。

針對管理者-提升管理資訊的正確性、讓管理越來越輕鬆

　　全面導入鼎新Workflow ERP前，公司相關的生產管理表報由於生產部門自整理後提供，時間方面花費必較多，偶爾還有提供的資料不一致的問題，因此參考價值較低，現在透過WF ERP系統的導入後，以及合益金屬相關部門同仁的努力下，目前為止最大的影響是各單位提出的管理性報表時效高、隨時掌握採購歷史價格、有效掌握客戶報價與出貨價格、掌控黑名單客戶、有效掌握即時庫存量、訂單分析、訂單資料追蹤、應收帳款逾期未收狀況明顯改善。上系統後，資料公開透明，只要有權限及可取得你所需要的資訊，管理者可以隨時掌握目前公司最新狀況。

最高主管的支持及公司全員配合是專案成功的關鍵因素

Workflow ERP系統導入的過程中有以下幾個重要的成功因素：

管理者的認同與全力支持
合益金屬鄭厚邑總經理、楊雅惠小姐、黃雅婷小姐於系統導入過程中全程參與，並擔任種子教官一職。管理者的支持與決心，在導入過程中佔著非常重要的影響因素。當部門間作業的分配與任務的指派發生的衝突時，管理者需即時調整公司資源，給予即時的指導或支援。導入系統前同仁會有不確定性及抗拒的心理, 此時各部門間都會有自己本身立場，此時一定要有上級主管居中進行裁決或提供溝通協助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。