彩富電子流程透明有效追蹤，資訊即時整合管理

表單即時追蹤、串連分析更快速

文：曾聰敏

彩富電子

發布時間： 2018-06-07 17:54:00

集團管理 企業流程管理

　　「ERP是一個組織架構、有著許多的點，BPM就像是連結各點的線，讓流程更加優化、效益更加全面。」23年前就已在電腦公司擔任線上簽核的專案經理，彩富電子薛棊一經理對線上簽核不僅著墨深、也有一定的了解程度，簡單一句話就描繪出線上簽核系統對於企業的重要性。由於早期線上簽核多與流程相關程式互相牽制，以致無法因應組織調整作彈性變化，造成IT人員往往要付出很多人力成本維護，後來經過時間的洗禮，鼎新系統已發展出更為完整的模組化管理系統，協助企業快速輕鬆e化。在詳細評估後，彩富電子決定導入鼎新的第一套系統是TIPTOP，第二套系統即是BPM。

BPM組織架構嚴謹，維護簡單整合效益高

　　彩富電子之所以陸續採用鼎新系統，就是因為鼎新產品不亞於市面國內外軟體，且之前曾體驗到TIPTOP系統和HRM系統互相串連整合的優勢，所以再次採用鼎新BPM系統的最大原因，就在強大的系統整合能力與架構上的嚴謹度。

　　BPM強大的Routing Engine(流程管理系統底層服務)很符合彩富電子IT部門在開發時的方便性，流程調整上不但彈性強、更是大大降低IT部門的維護負荷，如面對組織變動時，只要將組織流程稍加調整，系統也會將相關表單跟著變動完成，影響真的非常大，對於企業流程一致化及整體化的維護功不可沒；而將「組織」跟「角色」切開，也可以在簽核流程設計上，能隨著公司內部組織擁有更多空間及彈性。

表單即時追蹤、串連分析更快速

　　「鼎新BPM系統的可追蹤性，其實是彩富導入系統的最大誘因與幫手。」彩富電子薛經理表示，當初導入BPM時，公司人數約300多人，之後隨著公司擴大，以往人工簽核表單到工廠時，免不了要用傳真或掃描成附檔e-mail等傳送方式，由於無法即時追蹤，常因主管事務繁忙、忘了簽核，反被同仁跟催，表單甚至積壓而不見，故BPM表單追蹤的功能正可以一方面協助提醒簽核，也讓相關單位更清楚目前表單的進度為何，不用擔心表單遺失重跑。

　　尤其彩富電子在R&D設計資料的維護及人員請假部份，最需要即時性和整合性。譬如有工程需求變更時，內部需求單位發出之ECR(工程需求變更單)，R&D完成設計後變更發送ECN(工程需求變更確認單)給相關單位接收，縮短跨部門間往返通知的時效，提昇產品品質、降低呆廢料發生及產線重工浪費；另外，人員請假單的線上簽核尤有顯著性效率及效益提昇，簽核經核准後就直接回寫到HRM系統計算，大幅減少人資同仁資料登錄之工作負擔，讓人資部門專注做好異常管理及相關管理分析統計工作，請假單線上簽核不僅讓各地人工簽核及登入HRM系統時效節省縮短了1-2週作業時間，甚至跨區時效也比以前快非常多，整體提升了企業流程效率與品質。

效益明顯 高階同仁皆支持

　　「IT主管其實一直以來都在做整合運作的工作，不只要會行銷、更要有說故事之說服力，讓老闆及不同部門看到美好的願景、對於新系統的變動買單。此外，因為IT主管也必須專注風險控管作業，如何將失敗的風險降到最低並盡早產生效益，則是這份工作的重責大任。」彩富電子薛經理闡述了在導入過程中，IT主管協調各部門的難處，也點明了他對於工作的自我要求。

　　彩富電子薛經理提到，當初向總經理報告，導入BPM系統能幫公司節省多少成本，而且做了多少交叉分析數據提供參考，總經理看過後二話不說毅然同意他的建議，並授權讓他放手執行也才會有今天這樣的程度。因BPM系統的單據流程確認，係自動經由系統來核決權限控管，能精確定義單據簽核之關卡，除了大幅節省紙張列印及人工傳遞所耗費之時間及成本，並透過跨平台整合技術，從ERP之前端介面、中間甚至商業邏輯與後端資料庫都能完全整合，讓單據資料更新及驗證一致化，流程優化效益一目瞭然。

　　同時彩富電子張桂香也表示，以往因人工跑單流程過久時效不彰，雖有急單需調整，卻因流程未跑完、無法即時完成而疲憊不堪與苦惱；自從導入BPM系統後，內部流程改善有了很好的成果典範，具體驗證了流程時效的大幅提升與管理績效即時化，所有同仁們都相當支持與配合，不但作業效率提升、資訊即時正確、責任歸屬也更明顯清楚，促使組織發揮極大力量，落實為組織目標和行動方案，具體推動提昇企業營運管理。

　　彩富電子薛經理表示，BPM的導入也間接影響了使用者的思維。當他們看到現有表單的成效及好處，便會主動由使用需求人填系統需求申請單、清楚表達自己的需求面。對負責開發表單的IT人員而言，EasyFlow表單製作的需求增加則反應在他們的工作KPI上。使用者提出需求後，IT人員負責設計修改，從BPM流程可記錄追蹤每個客製完成時間，相對的也能做出使用效率的統計分析等評估(如準時交付/使用時間/使用度等)，因系統清楚記錄追蹤管控很少有疏漏，所以BPM系統也深得IT部門全力支持和投入。

擴大系統整合 管理再精進

　　彩富電子張桂香提及公司目前使用HR系統最廣，此外，還有以前的加班簽核單、採購單、工程變更單等，尤其像出貨特採(特殊狀況出貨前須盡速特別批准之表單)這類都屬較嚴謹的部份，在責任歸屬面也較難劃分。現在導入BPM後，除了ECN和出貨特採這方面有立即簽核、立即性的效益看得到，就連相關整合性的ERP流程，如申請單等都有憑有據，系統更有警示催促功能，內部甚至不斷有新的需求表單要設計，這些都可虧見BPM功能的完善與嚴謹規劃的整合性。

　　之前在別家公司服務時，彩富電子張桂香曾經接觸過鼎新EasyFlow GP、已有部分了解，她當初支持選擇鼎新電腦，就是因鼎新是已發展到相當規模的企業，且BPM系統是自行開發的，客服人員和顧問也都在台灣，一旦需要尋求解決或溝通等問題，都可即時獲得支持，尤其在梳理組織結構及了解設計流程上得到鼎新同仁很多協助。鼎新陳珮琪顧問師也提到，彩富電子IT人員會先主動學習工具，了解流程後再運用到線上簽核實務面，因為他們的用心也讓導入更加的順利。

　　除了感謝鼎新電腦提供優質的服務價值，以及BPM系統的流程優化提高在營運管理的整體效益外，彩富電子將來也規劃之後階段性導入PLM和電子發票等相關系統，期待未來與鼎新電腦共同攜手，創造更多深層的精進管理價值。

▲左起：鼎新電腦 陳珮琪 顧問、彩富電子 薛棊一 經理、張桂香 小姐、鄭文綺小姐

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