亞生特電業-善用EasyFlow電子簽核系統，精進公司e化成效

文：陳杏君

亞生特電業

發布時間： 2018-06-08 17:42:00

企業流程管理

公司簡介

　　亞生特電業股份有限公司創立已近三十年，以專案生產汽車、機車、電子、電機配線為主。並依據客戶的需求，從開發、設計、生產至出貨，提供完整流程服務，滿足客製化產品的需求。

　　亞生特電業是擁有多家國內、外中車廠認證合格之供應商，提供適時適量之產品與品質，提升客戶佳的競爭利基。

公司願景

成為汽車工業最佳合作夥伴

經營理念

人性化管理 
品質向上 
顧客滿意

更多資訊：http://www.yacenter.com.tw/

e化重新整合佈局

　　亞生特在2002年已導入鼎新Smart ERP，在歷經十年後考量公司未來發展，開始評估兩種改善方案，第一種是將原Smart ERP升級到最新版本，第二種是直接購買WorkFlow ERP並且重新導入ERP，重新規劃編碼原則以改善先前編碼不足的問題。2014年公司E化著手重新佈局，在楊逸翔特助總籌下，整理出日常作業經常遇到的問題，例如：原先使用小型HR套裝軟體，每個月計算薪資、統計加班時間及比對資料花費很多時間，希望加速作業時間。另外紙本流程若需簽核至總經理，因為總經理經常不在辦公室，往往需要等總經理回公司才能簽核。當時亞生特公司剛好聘請的資訊人員張世銘先生，張先生之前有使用過EasyFlow系統，故建議使用鼎新EasyFlow系統，並搭配鼎新HRM系統，將人事表單紙本e化減少人工作業，並將簽核系統帶入公司日常作業。因此2014年亞生特購買鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、HRM系統，公司內部並組成專案團隊，由楊逸翔特助擔任專案負責人，帶領黃美娟課長及張世銘先生導入系統。

　　楊逸翔特助表示以公司管理角度來看，希望藉由導入EasyFlow電子簽核系統提昇人員作業效率、減少紙本作業，並希望搜集資料及分析會更輕鬆方便，以往紙本報表要轉成電子檔需人工手動輸入，曾經發生資料錯誤及重複輸入的問題。因此開始導入人事表單走電子簽核時，現場單位由組長填寫請假單、加班單，間接單位則由員工自行填寫，內部導入過程中，員工上班、下班、計算加班刷卡需要按指紋機，員工一開始對於刷卡機產生的數據還是不能完全信任，尤其現場直接人員的單據是由組長輸入，現場人員私下會自己另外計算請假及加班記錄，但在導入系統推行約半年之後，因為事後比對資料都是正確無誤的，使用者現在已相信系統呈現的數據是準確的，不會像以前計算加班費還需要花時間除錯，現在組長輸入加班資料，系統就會自動擷取刷卡資料做比對。

　　亞生特原先ERP已使用多年，以往ERP系統產出的憑證，都要列印憑證紙本全部單據都簽核到總經理，若遇到總經理外出不在公司，又有請採作業急待簽核，採購人員都會很緊張，不知道到底可不可以發單，必須先打電話詢問總經理可否先下單。導入EasyFlow系統以後亞生特將金額納入核決權限辦法，由總經理制定標準依金額走核決權限，達成一定金額才會送至總經理簽核。不僅加速簽核時效，也節省了許多紙張列印量，以往一天至少需要列印100張採購單，現在送簽不再需要列印，簽核完也不需列印，搭配列表事務機直接傳真給廠商，因此節省紙本且作業更為順暢方便，平均單據在1~2天都會簽核完成。

　　另外ERP退料單也走電子簽核，主要原因為解決以往發生現場人員跟品保的紛爭，曾經發生退料單據遺失，品保表示沒有拿到要退料的單據，現場人員又說有提供單據，所以針對此問題設計退料單簽核流程，以流程一關卡一關的方式，流程送至品保簽核後即代表簽收，並且也可以追蹤退料物品的處理進度有沒有如期完成。 
目前ERP整合單據，已上線使用請採、進貨驗收、退料、庫存等......單據。

　　亞生特內部在導入EasyFlow系統期間，也透過教育訓練方式，引導簽核主管每天早上固定時間收簽核通知Mail，或者主動登入EasyFlow系統查看是否有待簽核單據。總經理平常使用電腦主要只做收發EMAIL，且總經理跟業務經理經常在外面，因此習慣直接用手機APP簽核，若人員有急單，會用電話聯絡總經理就可以立即簽核。業務在外面也會用APP查詢材料料況，若在客戶端就可以直接查詢ERP庫存。

　　另外亞生特也導入鼎新ISO文件管理模組，統一控管TS16949的文件，目前已放置前三階文件，2017年待TS16949版更，文管人員會將文件編碼原則再調整成更有邏輯性，屆時後續四階表單也會放入系統，提供給使用者單一查看文件的窗口。亞生特公司目前整體E化使用鼎新WorkFlow、EasyFlow、HR、SFT系統，EasyFlow系統目前也可支援Chrome瀏覽器執行，對使用者操作上更為便利，未來後續也在規劃再將客訴8D導入系統。

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