禾洋室內設計 資訊化管理提供精準服務價值

資訊化助力客製化服務打造專屬夢想國度

文：戴士真

禾洋室內設計

發布時間： 2018-06-11 00:07:00

精實管理

客製化打造專屬夢想國度

　　禾洋室內裝修工程有限公司，成立於1989年，服務內容以空間規劃、專業施工、家具訂製等為主，採取一條龍的作業型態，提供客戶完善的規劃方針。禾洋的設計團隊是一陣容堅強的工作團隊，因創新製作家具工法擁有諸多專利，禾洋累積多年的經驗及技術以專業跟熱誠服務客戶，認真執行每個設計任務，專注每個細節，精緻化每一項家具單品，實踐每個客戶託付的責任。

　　禾洋創立初期主要致力於大批量的家具生產，以家具工廠為主要的業務型態，但隨著市場需求轉型，禾洋轉為投入室內裝修領域，以客製化的精緻訂製為主，減少原本家具批發的產量，成立設計部門，而後為讓客戶可以親臨現場，實際觸摸家具材質，選擇最適家具，進而成立家具門市。

　　對於未來，禾洋將營運目標鎖定於海外據點的擴展、推展整體業務範疇，更期許營運範疇能跨及建設產業。

更多資訊請至禾洋官網 http://www.hoyoung.com.tw/ipad/index.html 

一條龍的作業模式下，多元化的管理議題

　　禾洋整合家具工廠的上下游，採一條龍的作業模式，因此整體公司的作業流程涵蓋多元化的作業程序，於廠製部門，主要為承接訂單做訂製家具的生產，管理重點與一般製造業的工廠管理相同，現場人員的報工收集、生產料件的管理是一大議題；而於門市部門，主要為承接門市部的訂單做銷售，管理重點同於買賣業的門市管理；相對較複雜的設計部門，業務型態為承接設計專案進行設計、規劃、發包、施工，管理上的著眼點與工程行業相同，案件的成本管控、後續維修的管理皆是重要的議題。

　　同時存在製造、買賣、工程行業管理議題的禾洋，面對相對複雜的業務型態以及日漸成長的公司，原先使用的鼎新e-GO系統（主要是依照小型企業所開發），已無法滿足禾洋在管理上的需求，因此進行系統的升級。

因應導入瓶頸，控制、調整專案範疇是成功關鍵要素

　　鼎新輔導團隊承接售前系統藍圖之需求，疏釐客戶現況瓶頸問題，展開本次導入目標，以解決工程標單輸入的時效問題、PDA條碼輸入整合、成本帳結、工程成本分析為導入四大主軸。

　　但因導入過程中，種子成員於系統轉換上遭遇到瓶頸，且因過去的作業流程習慣下，延伸需求不斷產生，於此狀態下，禾洋PM 謝濱鴻特助，以現有系統的架構下，說服內部先以流程、帳務正確性為主，延伸的報表、便利性上的需求，於上線後再做調整。而因應禾洋內部種子成員的專案狀態，禾洋與顧問團隊達成共識，將此次導入目標分為兩階段，第一階段以影響整體帳務流程的目標先進行，分別是工程標單輸入、帳務結算、工程成本結算，當種子成員於基礎流程下的操作順暢為第一優先，第二階段才進行輸入源的轉換，即條碼盤點等PDA整合程序。

　　於專案導入進行過程中，適合針對專案風險進行控制，疏離專案現況瓶頸，適時控制、調整專案範疇是非標準製造行業專案成功的關鍵因素。

問題即時處理，是專案導入的重要關鍵

　　於ERP專案導入過程，接踵而來的問題浮現是常見的狀況，於新系統適應性、額外增加的工作量是專案成員容易發生的問題，禾洋克服問題的原則，乃面對已發生的問題，即時處理與溝通，不讓問題繼續擴大、發散。面對不同部門、人員的現況與瓶頸，禾洋選擇讓人員自主提出問題瓶頸，並說明公司期許為何，在這樣導入的過渡期，與成員溝通如何相互配合，取得最適效率。

　　且於日常的系統處理問題，禾洋也於通訊軟體 LINE 上建立起 ERP小組平台，讓人員於流程上有跨部門的疑問可以即時提出，並可於平台上做溝通與處理，加速問題處理進度。若遇到需要於輔導時與顧問討論的議題，也會要求人員事前準備、釐清問題，待顧問輔導時一次做決議。

管理挑戰

• 工程標單匯入管理。

• 訂製家具成本分析。

• 結合PDA利用條碼盤點，簡化盤點程序。

• 工程成本分析。

導入效益

• 工程標單於原eGO系統登打費時，一份標單需要1~2小時做登打，於此次導入中，WorkFlow ERP標單匯入程序，節省輸入時間，一份單據平均不到5分鐘時間就可以匯入。

• 本次導入，針對訂製家具工廠，規劃的BOM、製令流程，透過系統管理生產製造程序，且透過生產成本計算核算每一訂製家具之成本結構。

• 因禾洋大多屬客製化家具，料號多盤點不易，透過PDA的整合，可以利用產品條碼輸入方式做庫存盤點，節省了人工盤點的時效。

• 禾洋於成本上的需求，不僅僅是訂製家具的家具成本分析，設計案的工程成本也是分析的重點，透過PJT專案成本包的導入下，讓工程成本分析維度更加多元，除了廠內自製的家具成本收集外，工程案件中的材料、費用、外包、人工成本也達成收集與分析的效益。

導入後於管理、營運上的改變

　　於本次專案導入，感謝禾洋PM謝濱鴻總經理特助的大力協助，從專案種子成員的目標溝通、跨部門流程的問題疏釐、到系統面上問題協助與排除，皆扮演了重要的角色。且謝濱鴻也提到，即使專案已成功上線，但於日常帳結過程中，仍可以發掘，內部尚有流程待改善與調整，但與過去最大的不同是，新系統的導入，每一個問題與缺失，都有軌跡可以查詢與追蹤，對管理、營運上是很大的幫助。

永續經營、長久合作

　　目前專案第一階段的目標已完成，符合製造、買賣、工程三種行業管理模式已經成功建構，但禾洋的系統化建構才剛起步，流程、管理面上也不斷的持續成長與改善，在未來禾洋成長的過程中，面對更多的挑戰，鼎新系統除了能夠即時做出因應外，更能提供管理者於重要決策上的資訊，鼎新是未來一起營運成長的最佳夥伴！

▲感謝禾洋專案團隊及專案負責人謝濱鴻特助(右三) 、許淑淨(右四)、蔡素端(右五)、徐梓華(左二)、
蔡淑卿(左一) 接受鼎新專訪鼎新電腦顧問戴士真(右二)、增值顧問鄭碧燕(右一)。

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