環綺國際 雲端上的管理 落實組織權責

全球思維、在地作為

文：王甄敏

環綺國際

發布時間： 2018-06-11 16:17:00

企業流程管理 雲端行動應用

專業、科技、在地化經營

　　環綺國際為一跨國性的貿易行銷通路團隊，總公司位於新加坡，在亞洲市場皆有行銷據點，而台灣的【環綺國際貿易股份有限公司】成立於1989年，從事特用化學品材料貿易為主，並結合歐美品牌及亞洲新興市場廠商，以提供具有價格及品質優勢的產品給客戶，提升客戶產品競爭力，同時也建立起良好的顧客關係。

　　其產品應用在石油化學、高分子材質、塗料、塑膠、橡膠、油墨、造紙、金屬表面加工、電子用化學品、電線電纜、建築相關等，在各國環綺據點均設有倉儲系統 (Warehousing)，因應客戶「Just in Time」的需求，秉持著貼近顧客為最終服務目標，環綺不斷尋找新方法協助客戶達成目標，創造更高的附加價值，創立業界最佳口碑。

　　另台灣為世界原料供應鏈中的一環，雖然國內已有些知名的大廠，但其基礎原料的取得，部份仍需仰賴國外進口，而環綺國際正扮演著這樣的角色，提供具有競爭優勢的原料，以創新國內廠商的產品及價值，環綺國際代理的品牌建築相關有Avebe、Kerneos、Poraver、Schulke、CMMP...；化粧品相關有Arkema、Rockwood、Schulke，樹脂相關有Perstorp、The Lubrizol Corporation、Vandeputte SA、BNT Chemicals、SK Chemicals、Wilmar International…。

環綺國際 小檔案 
【行業類別】化學原料及其製品批發業 
【創立時間】1989年 
【資 本 額】1億2000萬元 
【員工】35人 
【主要商品】樹脂、塗料、油墨、造紙、塑膠、化妝品、醫藥等原料進出口 
【高雄總地址】高雄市苓雅區中正二路30號 
TEL +886-(0)7-223-9188 
FAX +886-(0)7-224-4769 
E-mail worldwide@wwrc.com.tw 
【台灣其他據點】嘉義 、桃園 

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降低流程作業成本，提昇精準度

　　環綺國際於2015年開始使用鼎新Workflow系統，2016年中開始導入EasyFlow系統，透過EasyFlow簽核系統再加強內部協作，加速流程效率，落實組織權責。

　　環綺國際出貨速度很快，當天訂單在業助登打後，當天倉庫即會出貨，但此過程中需要業務人員double check出貨的正確性，減少因資訊錯誤而造成一些不必要的損失。先前是透過人工的方式，每日業助整理每個業務的銷貨日報表以e-mail的方式讓業務人員確認，但財務經理 鄧素娥認為此作耗時費力，也無法立即得到正確資訊回饋，若因資訊錯誤造成退貨而產生費用損失，這都相當的浪費公司成本，且無法追蹤、落實權責，對客戶負責。另故導入EasyFlow系統後，即運用EasyFlow的自動發單功能，由系統快速發起業務人員的【銷貨日報通知單】，簽核流程通知當責業務人員，讓業務人員即時掌握出貨資訊，若出貨資訊有問題，可立即加簽業助人員進行後續處理，業助人員也不需要整理銷貨日報表以e-mail的方式給每位業務，使用EasyFlow的自動發單功能，方便、省時又落實權責。

環綺國際出貨速度很快，當天訂單在業助登打後，當天倉庫即會出貨。然而，每日業助又必須整理銷貨日報表，透過e-mail讓業務double check，減少因資訊錯誤而造成的不必要損失。財務經理 鄧素娥認為太耗時費力！遂運用EasyFlow的自動發單功能，解決一切問題！

雲端上的管理，掌握無線Mobile  Busniness商機

　　環綺主管、業務人員經常在外拜訪客戶、差旅，無法即時了解公司的營運及客戶狀況，紙本公文簽核也常因此延誤，影響企業營運與決策效率。故環綺採用鼎新的M-Business進行行動簽核及公司內部資訊的取得，打破時間與空間的限制，透過手機可即時獲得需要的訊息。

　　當表單需簽核時，也可即時透過手機簽核快速回應與決策。環綺導入行動簽核的表單，主要為業務相關的銷貨日報通知單及人事類表單，請假單、加班單、銷假單。 M-Business除整合EasyFlow電子簽核外，另外也整合了Workflow、CRM系統的部分重點功能，如整合Workflow系統的出貨狀況、逾期應收帳款、庫存狀況、廠商價格等，讓相關主管可以隨時取得所需資訊，減少預估錯誤而造成的損失，也整合CRM系統的潛客報價、訂單狀況、帳款狀況、商品價格，讓相關主管可掌握客戶資訊，快速取得訂單資訊。

運用資訊系統，資訊取得不求人

　　  環綺國際除使用【銷貨日報通知單】外，另有導入EasyFlow簡易的人事考勤表單，請假單、銷假單、加班單，取代過去紙本列印作業、人工傳遞，人工統計特休時數部分。

　　申請人可透過WEB方式請假、加班申請，而請假單系統上也可即時查詢特休剩餘時數，送審時會檢核申請天數是否已超過允許請假數量，進行資料檢核的防呆。系統將依標準流程送給相關審核單位進行簽核，最後相關申請資料記錄於EasyFlow系統，簡化了人事重工等問題。業務主管也可以即時知道業務人員今天有誰請假，不因紙本傳遞而延誤。另透過EasyFlow的管理程式，也可以統計人員每月的請假資訊，環綺國際黃勤雯主任表示，請假資訊現在都在系統，不用再用人工的方式核對統計出勤資訊用製作Excel 計算出來，免去人工統計費時及容易出錯的問題，從計算到統計整體一氣呵成。

複製成功案例 持續資訊化、自動化

　　對於資訊化、自動化的未來規劃，環綺國際有著更深的期許。未來將會陸陸續續將公司內部的紙本表單資訊化、自動化，利用EasyFlow系統表單流程的追蹤及管理程式的統計功能，更精進內部的作業管理流程。在資訊系統的整合應用上，將繼續深化與WorkFlow、CRM模組整合應用，也期望未來公司可全面性資訊化，提供營運主管可得到正確的資訊，達到更寬廣的經營空間，在企業運作各方面得到管理及效率的優勢。

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