大青節能科技 打造E化管理機制，樹立企業標竿典範

優化流程管理，表單深化應用，系統效益再增值

文：林嘉祺

大青節能科技

發布時間： 2018-10-26 10:36:00

企業流程管理

困難的環境，找到發亮的未來

　　大青節能科技股份有限公司成立於2010年10月，公司位於台中科學園區，為上市公司茂達電子股份有限公司轉投資公司。大青節能有鑑於地球上資源的日愈枯竭和生活環境的惡化，因此對環境保護、節能和資源再生利用成為未來產業發展的重點趨勢。馬達是生活中常見的動力來源，而應用於農漁牧業、交通工具、家用電器、商業醫療、工業設備、公共措施等設備上更是不勝枚舉，因此為了整合當前直流無刷馬達(BLDC MOTOR) 的驅動技術及成本，供應節能趨勢的廣大市場需求，這是大青節能科技成立的緣由和重要原因。

　　大青節能針對每個客戶特殊需求進行客製化生產，並依照每個產業重視的需求量身打造，以提升產品優勢。2012年通過ISO9001/3C/CE/ETL認證，建立PPAP品保系統，產品每個階段都經過嚴格且縝密的品質把關，以提高產品品質和效能，同時降低成本，以提升客戶競爭力，期達環境、客戶、和公司三贏。

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注重節能環保，文件綠化管理

　　大青節能2012年與鼎新結緣導入Workflow ERP，2015年品保李經理檢視到內部ISO文件管理E化不足，也無完善系統進行管理，協同資訊單位成立專案評估小組，評估後決定採用鼎新具備彈性及完善架構的EasyFlow流程管理系統-ISO文件管理來管理內部文件，並期望有效提升資訊傳遞並縮短人力作業耗損時間成本。導入前，大青節能已經將文件半電子化管理，分散於檔案伺服器與紙本文件，但隨著文件愈來愈多，人工管理上卻造成更多管理風險。

　　擔任文管的素珍回想起在系統導入前，感受到最大的問題為：「導入前，每天都需要化半天的時間在處理文管作業，新版發行時需要先列印紙本後，再到各單位逐一發送新版文件，實在很花時間。」

　　研發崇銘提到：「之前設計文件都是紙本管理，當新版文件發行後，舊版文件從未回收，導致現場人員會拿錯的舊版本設計圖進行生產，當客戶退貨後才發現拿錯設計圖，損失金額真的很可觀。」

體驗過程的艱辛，享受成果的美好

　　在紙本文件轉化為電子檔案的過程中，依然會面臨許多挑戰。在鼎新BPM顧問林嘉祺的協助下，藉由ISO管理系統導入重新檢視大青節能現行文件管理的問題，並提出以下建議。

  1. 要求文件管理的分類編排重點，要從人的使用角度出發，找文件方便為首要考量，才能讓檔案後續應用的效益發揮更大。

  2. 將ISO文件進行管理外，也建議將研發圖面、合約、外來文件等一同納入系統控管。

  3. 為了減少文管在編碼上的困擾，所有文件編號、版號重新擬定，並改為系統自動編號，以排除原先有跳版號的問題。

　　在這些作業方式的改變過程中，品保王課長提到確實須給內部使用同仁很好的協助，尤其對高階主管或是第一線作業人員通常對資訊設備的操作通常會比較不熟，若使用者對介面的不熟悉或是設計不當，均會使導入成效不佳。初期將資料電子化的概念只是希望減少人工成本，進而取代人力，但過程中卻也發現在系統化的過程中發現過去沒想過的需求與工作的事項，也透過此次系統導入來調整。大青專案團隊樂觀看待轉換期的過程中所面臨的問題，改變原有的操作模式更是一大折磨，然而耐心的溝通協調與教育訓練是很重要的，也可降低同仁的抱怨。

　　王課長提到：「其實導入ISO系統後，確實有提升簽核效率，以往常壓件機率也大幅降低，相關單位要處理的事項透過流程執行，也明確有做到位，而最有感的文管素珍確實縮短她不少作業時間，實現文件管理最佳效益」。

　　李經理提到：「EasyFlow對他而言介面操作很人性化，費用也很合理，以中小企業來使用此套系統非常值回票價，也很推薦給其他業界朋友使用。此外當客戶來訪大青，可看到內部文件是有制度的電子化、無紙化管理，進而提升公司價值」。

管理挑戰

  • 品保ISO文件與研發圖面文件紙本列印、跑單、送件，影響簽核時效性。

  • 文件壓件頻繁，需耗費人力追單，造成文件生效日已經到期，卻還沒簽核完。

  • 每月列印張數龐大，文管處理耗時。

  • 各單位常拿到舊版紙本文件進行生產，新舊版本無回收替換。

應用價值

  • 文件制修訂電子自動送簽，提升簽核效率。

  • 提升品管、研發文管文件處理效率，提升工作效率。

  • 文件生效日到，主動發出生效通知佈達相關單位，文管不需列印紙本送至各單位。

  • 線上版本保有最新版次，同仁列印或下載文件時，皆為最新文件，減少生產異常。

表單深化應用，系統效益再增值

　　大青節能目前在EasyFlow-ISO文件管理趨於建置完整，除了文件管理，後來也將系統的效益延伸至品管表單的應用。品管工作內容包含從廠商來料檢驗到客戶出貨檢驗的檢驗程序，除了落實每階段要完成的作業記錄外，後續分析也是非常重要的。目前已經使用的表單包含IQC的進料檢驗、IPQC巡檢表單、OQC的成品檢驗、檢驗異常所要記錄的不良品通知、矯正預防、及ECR/ECN等品管表單應用於EasyFlow，不僅可即時追蹤處理時效、了解各權責單位處理事項是否落實, 並針對重要且具保存價值的資料進行統計、查詢與分析，在管理效益上更是如虎添翼。

優化流程管理 創造大青數位價值

　　大青節能E化正式啟飛，大青專案團隊不僅提高E化對公司的價值，後續將持續充分發揮系統功能來滿足各部門需求，改善作業效率。此次EasyFlow-ISO文件管理導入也讓專案團隊學習到跨部門溝通能力也因為需求增加而提昇，不僅能獨自與各部門溝通，也充分掌握溝通技巧，讓同仁瞭解系統限制，尋求其他解決方案。

　　談到未來資訊系統應用，資訊林副理指出目前多由部門主動提出問題，並由資訊系統解決問題，以求讓同仁在工作上更為便利。再者，藉由EasyFlow總表統計結果產出資訊給各部門主管，界定每個部門主管應該得到的資訊，提供即時且重要的數據分析，讓經營者進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調整內部流程。鼎新也將持續站在協助的角色，提供良好的E化諮詢服務。

▲感謝大青節能科技股份有限公司專案負責團隊接受鼎新專訪。大青節能 品保經理李煜賢(左三)、
   資訊副理 林慧琪(左二)、品保課長 王立勳(右三)、品保 蔡素珍(右二)、研發 洪崇銘(右一)。
 鼎新電腦 BPM諮詢部黃子豪 經理(左四)、林嘉祺 顧問(左一)。

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