睿澤 善用財務分析數據力 提升接單競爭力

文：王齡翊

睿澤企業

發布時間： 2018-10-31 13:47:00

生產製造管理 應用價值 商業智慧

        香味，不僅使人愉快，更有提振精神的功效！
        靠著「香味」打進世界版圖的睿澤企業，雖已成立超過二十年站穩國內龍頭地位，但礙於無法掌握生產進度及資金流向，使銷售業務推展計畫難以突破。
        為了跨越這道門檻，遂跟隨CEBIT 方法論的腳步，訂定「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」兩大達成目標，經深化實施贏得更優渥的產品毛利…

用視覺、嗅覺、觸覺 體驗令人愉悅的ＭＩＴ芬芳

「我們知道香水和香味！」成立於一九九六年的睿澤企業(Aromate)是香料工業中的菁英份子，為國內最大的汽車空氣清新劑和香水產品的出口製造廠，總部和現代化的生產設施都設立於台灣，但ＭＩＴ產品卻以九十％外銷為主，除了歐美，在不易打入的日本市場也成功佔有一席之地。

        睿澤視毛利率為最重要的營運目標，其次是營業額，故在國際外銷為營運主力的前提之下，非常依賴即時正確的數據分析市場戰略。為求即時提供前線可持續銷售的資源，睿澤已成功將硬體資源整合集中，致力滿足開發、設計、製造到銷售的一條龍作業。不僅成立研發部門，致力研發「味道」，更注重人才培育，培養工業設計專才，以趨勢領導者之姿升級產品包裝、瓶身、造型等生產工藝，不斷地推陳出新芬芳產品。

        可惜的是，過往庫存不準、資訊不透明，以致庫存過高甚而產生呆滯料；無法正確供料，以致停工待料、人力閒置，產能利用率不佳。睿澤企業總經理 黃祺娟表示：「好像只能感覺到有獲利，卻不知道真實成本是多少？什麼費用是可以節省的？更不清楚資金如何更有效分配？」

        結帳天數長、營銷成本精準度不佳…種種原因交錯影響公司的銷售計畫及業務拓展方向，更成為拉低產品毛利率的元兇，因而讓睿澤燃起變革的決心。二○一二年起，睿澤就與鼎新合作陸續導入Workflow 進銷存系統、ＳＦＴ廠區追蹤管理系統、ＢＩ商業智慧、ＨＲ人事薪資管理系統、ｅＫＢ電子看板、ＣＲＭ客戶關係管理系統，當時的軟體應用主要以梳理流程、改善人工作業，提升工作效能為方向。

        由於內部仍存在其他管理瓶頸，因此睿澤曾經尋求管理顧問協助，礙其服務無法讓實務作業結合資訊應用致使無疾而終；直至二○一六年與鼎新團隊再次攜手，透過CEBIT 手法幫助釐清管理盲點，使現況有了突破。

精進管理專案全面啟動 先診斷再設定目標

▲睿澤企業總經理 黃祺娟

        「我對系統並不了解，但是我知道我要的是什麼。賺錢不是憑感覺，客戶的好壞也不是憑交情，都是有憑有據的。」黃祺娟堅定地說。

        儘管擁有好的硬體設備、策略規劃能力，若缺乏有效工具支援，仍紙上談兵。黃祺娟認知，現已不是靠人力做事的時代，滿足硬體設備後，緊接著要加強軟體支援，包含人員的培訓以及系統的整合，並能逐漸形成制度引領傳承，這是未來二十年想要看到的突破與改變。她也提到，現今企業的營運方向勢必朝向工業4.0走，也就是整合系統與生產設備的智慧管理模式，借力使力與豐富經驗的夥伴共創完成。

        黃祺娟全力、全意支持本次精進管理專案，並由睿澤執行副總 龔有為親自主導，他站在這次的精進管理專案角度表示：「這次是一個將策略結合資訊化的專案，最大的差異是，非直接從作業流程切入。現在最重要的是讓生產管理跟銷售取得平衡，才知道哪些產品適合快銷，哪些產品能為公司賺進最多毛利率！」

        在了解睿澤業態與系統化的管理診斷後，鼎新顧問團隊啟動「CEBIT精進管理專案」，將「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」定為專案目標；透過專案輔導，以即時掌握經營資訊、提升存貨週轉率為努力方向；並分別歸納重點改善項目(「縮短結帳天數」重點改善項目有：生產資訊、庫存資訊、財務資訊、異常排除；「降低存貨金額」改善重點為：原料、物料、成品及重點監控)，經深化實施應用，逐步解決當前管理瓶頸，達成目標效益，提升應用價值！

人事物價值移轉 產生連動效益

        針對專案設定的「縮短結帳天數」、「降低存貨金額」兩大提升目標及改善要項，需依賴多部門間，如資材部、財會部、生產處等部門的相輔相成。

        龔有為承襲公司「轉念．轉變．轉型」的精神與文化，親自參與每一次的重要指標跟里程碑會議，向下貫徹執行、把控進度，確保執行效果。

        對香精產業而言，同樣一個香精味道就擁有多樣類別。專案啟動前，庫存數量不準，單據也缺乏即時性，一直以來，作業人員都是用毛需求計算物料、用經驗來判斷需求，致ＬＲＰ沒辦法執行，庫存管理不善引發單支庫存的壓力。資材部副理 陳怡君分享：「我覺得最大的效益與改變就是，因為庫存正確性提高，產生更多連帶效益。」

        新增「物控」職能、增加存貨監控因應流程，對資材部而言是一大亮點。運用物控、生管應用管理報表【呆滯分析表(ＥＲＰ)、庫齡分析表(ＥＲＰ)、產銷量值表(ＢＩ)】協助製令齊料檢視與追蹤，快速掌握存貨供給、需求，每日、每週異常檢核；若來料不及，則能提早通知生管變更排程；另導入條碼加快製程移轉與工時回報的正確即時性，增加人均產值。

        生產處代協理 張真豪接著說：「每次都要跑去現場才能查詢庫存量，而且資訊還不一定正確…，時常延誤生產製程及進度，實在難以承諾交期。」現在可以馬上透過訂單交貨資訊統一平台查詢，包含成品出貨跟催、製造排程調整依據、訂單準交率分析；因應託工件，調整ＢＯＭ斷階邏輯，可連續委外走製程不斷階；另外，從原先的大排程已落實到小排程和廠內溝通，交期因而開始縮短，得滿足客戶承諾。

        張真豪特別提出：「期間顧問除了著手導入作業，更不吝幫助我們釐清一些管理的邏輯與觀念。」在在呼應，這個專案已經不僅僅是單純的流程梳理，而是將管理議題、管理細節一併納入考量評估的應用價值專案。

善用財務分析數據 持續獲利成長

        專案執行過程與各部門運作息息相關，當庫存與生產管理改善後，結帳品質自然提升。財會部副理 湯美秋回憶：「專案啟動前，實在有很多無法想像的問題。例如，製令已經結案，工時卻還沒統計完成；產品出貨後，採購單才事後追捕…，問題由上而下全部累計至月底。

        現在不但如期結帳、產出財報又兼顧結帳品質，不用額外花費時間查工時、漏領料、核對帳務，處理製令結案跨月結…等，減少許多無效成本，這是部門最顯著的效益！」

        湯美秋接著開心分享：「以前連結帳時間都來不及，不可能做額外的分析。現今，每月五號一定產出財務報表，且能有足夠的人力、心力，著重於管理分析。財務分析時，可提供正確的毛利資訊、同期比較…等重要數據給經營層做為決策參考；省下來的作業時間，還得以分配人員去做一些額外訓練。」

        龔有為回憶導入初期緩緩說道：「原先開了一個Line 群組，請各組匯報每天情況，剛開始我相信，大家都是被動性的。但慢慢的，我發現從原來的討論、解決問題、跟催，變成主動回報進度，且每個人做事的腳步變快了，可明確看到專案的進展。」

        導入期間，顧問也另外提出日常流程改善建議。搭配每日系統報表快速檢核，即時解決異常，而非全部集中在月底一次性處理。湯美秋也打趣地說：「如遇結帳日，佳純顧問比我們還要緊張，假日還隨時關心、積極致電詢問。不過，可以從此看出她負責任的態度及貼心的服務，真的很感動。」

這是一場沒有終點的戰役 價值服務能量持續擴散

        「每個月五號結帳後，我就能夠看到財報，得知上個月營運情況，不只是業績、庫存周轉，連收款天數都能夠及時地了解。在國外推展業務，也能明確知道哪一個區域、哪一種品項獲利最高；能立即決定備貨後援部隊或銷售團隊的因應方式。」談到看得見的有感效益，讓黃祺娟露出滿意的笑容。

        她接著感性地說，最出乎意料的是顧問的貼心：「佳純對我們公司的情況可能比我們自己人更了解，她站在睿澤的角度，從每一個流程去了解，額外給我們建議。整個專案執行下來，我發現除了公司本身要有決心，搭配團隊的投入程度也相當重要。」

        其實，睿澤不乏從二十年前創業起即入職到現在的資深員工，而且早期都是一些二度就業的媽媽，所以「抗拒」是預期的挑戰。但黃祺娟認為，這不是阻力，反是助力！當資訊力與資深員工的knowhow 疊加在一起，很多事情就不會只是憑著感情跟感覺，而是有量化的指標協助更精準判斷。

        雖站穩國內香水產品外銷龍頭，仍希望成為「亞洲第一」的空氣清新劑供應者，至今仍衝勁十足。經由「CEBIT」精進管理專案，系統資訊已成為睿澤營運管理的重要依據，使資金週轉壓力大幅降低，毛利提升。但由於睿澤是製造業，更是一個一直在國際行銷方面琢磨的產業，從過去二十年累積至今的人事物都非常珍貴，如何把這些資料變成一個資訊，而且能夠協助公司做判斷，相信這是未來可以透過ＢＩ商業智慧整合完成的任務之一；從每一個數據，指引正確的前進方向，最快速的降到期望目標。

        此外，成立觀光工廠將是睿澤另一個轉變的開始。龔有為表示：「除了體驗、樂趣也包含銷售服務，所以未來也會需要系統的支援。」並強調，睿澤本來就主攻外銷市場，所以未來的觀光據點可能不僅限於台灣，隨著銷售據點走向國際化都在計畫當中，軟硬體的整合也將更趨多元化。

        在價值服務能量持續指引營運戰略方向的歷程中，睿澤將持續透過管理指標的監控、分析和檢討，達到內控預警和經營優化的目標，藉由外銷版圖擴大與獲利，站穩世界舞台，開創亞洲第一香氛奇蹟。

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