永傳能源 落實文件管理 累積智慧提升效能

表單流程順暢公司管理規範

永傳能源

發布時間： 2018-10-23 15:15:00

企業流程管理 生產製造管理

創造再生能源，減碳保衛地球

　　永傳能源股份有限公司創立於1998年，為台灣少數專事能源專案開發的公司。於創立初期，永傳能源為英國、日本等國際能源集團暨電力公司提供發電廠專案之顧問服務。經過多年於能源專案開發領域之經驗積累，永傳能源由顧問公司轉型成能源專案開發公司。

　　自初期協助客戶發展電場專案的過程中，永傳能源大幅累積並提升能源專案發展所需之專業與經驗，再加上懷抱著提供台灣潔淨能源之願景，永傳能源於2004年進入離岸風場開發，以再生能源為核心事業，致力於開發台灣西部沿海的離岸風能。

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系統導入源起

　　永傳能源因業務關係常常與政府、相關企業往來重要文件，以往由人為跑簽核文件的流程中，難免有時會發生文件遺落，或主管於公文繁多時無法清楚判定簽核文件的時效性，及內容是否修正確認過、簽核過後是否有明確歸檔。為了簡化作業流程避免文件遺失及達成無紙化的目標，林鑫堉董事長提到：「以往蒐集文件資料儲存在共用資料夾，但資料擺在那裡，同仁卻上網Google。」，雖有共用文件資料夾的設立，卻因為搜尋的困難，同仁只好上網搜尋資訊。經過多方面的考量永傳能源選擇鼎新EasyFlow系統，達到無紙化管理及執行電子簽核流程。

落實文件安全性控管，提升時效性與正確性

　　文件是公司的資產，許多的文件可以結合成資料庫，再搭配EasyFlow簽核文件，落實審核制度，讓文件內容更正確、歸檔路徑更明確，並透過文件管理搜尋引擎(簡易檢索及全文檢索)，方便同仁快速搜尋想要的資訊以提升工作效率，文件的分享有效提升同仁的知識，並透過個體消化吸收後增長同仁智慧，創造公司與員工雙贏的局面。導入Easyflow電子流程及文件管理系統，讓永傳能源精進管理流程。

　　除了簽核過程更有效率之外，即時性的事務處理更是大大降低有關合約文件因簽核延誤而造成的損失，透過EasyFlow電子流程系統大幅提升公司內的簽核與工作效率，減少人為的失誤，達到簡化工作流程與工作量，擁有更好的執行力，管理更加落實。

▲感謝永傳能源專案負責人馮宗緯經理(左1)、林鑫堉董事長(左2)、陳美秀經理(右1)、
詹巧帆專員(右2)及王瀧經理(右3)接受鼎新專訪，左3及左4為鼎新電腦EasyFlow.NET經理黃子豪及顧問黃致維。

表單+流程=順暢公司管理規範

　　EasyFlow與文件管理合併上線後，同仁也逐漸的熟悉了解電子表單簽核的操作介面，並了解電子表單所帶來的便利性與管理效益。永傳能源開始著手事務性的電子表單開發，相關表單欄位資訊統計需求，透過EasyFlow的電子表單設計精靈，管理者可以透過簡單的設定動作即可設計完一張表單。EasyFlow電子表單設計功能非常的強大，其中方便的功能有:1.MIMJ自行設計開窗、2.一張表單可多人填寫並限制哪些人員必填寫特定欄位、3.表單畫面的欄位選擇，可動態指定該表單簽核處理(動態參數流程)、4.填表簽核欄位驗證及5.簽核提醒等眾多功能。

　　在EasyFlow系統上線後，使用者也開始要求行政單位將其他表單流程電子化，諸如庶務工作申請單等，由員工填單申請，經過單位主管核決後，最後送至行政單位執行或處理，使用者可藉由EasyFlow系統隨時追蹤與回報進度。

改善內部流程，E化之路永無止盡

　　永傳能源已經慢慢延伸EasyFlow系統運用範圍，目前已完成與ISO文件管理系統簽核，後續永傳能源負責人員將繼續專案工程相關表單與其他進階表單，更可利用EasyFlow做深度的統計分析，選取關鍵欄位等資料，讓管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調整內部作業流程，朝深度使用方向進行，鼎新也將持續站在輔助的角色，提供良好的e化顧問諮詢。

　　未來永傳能源更可以因為全面資訊化這樣的好基礎，可以在各方便取得起跑優勢，鼎新也將持續站在輔助的角色，提供良好的E化顧問諮詢。

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