從落實權責管理到關鍵要素，千加科技掌握產業未來

CRM使銷售流程專案化管理 商機經營不落勾

文：莊安君/黃子豪/陳惠芳/張嘉容

千加科技

發布時間： 2018-08-21 15:45:00

財務系統 內稽內控 進貨銷貨管理

　　千加科技股份有限公司，成立於2001年1月，主要代理海內外各知名大廠所生產之電子零組件及耗材，銷售對象為涵蓋晶圓代工、記憶體、LCD、LED及太陽能等國際著名大廠。以台灣經驗為核心，不斷創新及跨越相關產業，擴展現有版圖並達成多元化之經營模式，逐步跨入亞洲區相關客戶族群。千加科技誠信正直服務客戶，重視承諾、承擔責任，長期穩定且以永續經營的理念開拓市場，經營客戶。

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導入緣起

工具面需求

千加科技原先是使用友商的ERP和CRM系統及電子簽核系統，因舊有的ERP系統控管寬鬆，無法達到部門的權責管理，基本上沒有形成簽核的流程制度，資料修改也沒有留存紀錄，造成資料的正確度比較低。在成本計算資料串接的部份，成本金額無法從配銷段串接到財務段，以致成本資料需由人工處理，正確性低。對業務人員所使用之CRM系統與ERP無法整合，維護時需重工於兩套系統中，影響到流程日常表單送簽功能不敷使用需求。

管理面需求

千加科技孫偉嵐總經理希望透過導入ERP系統時，可以重新檢視公司作業流程，同時將公司標準流程制度建立好，讓內部作業流程可以更加順暢。新進人員遵循公司內控程序流程且快速上手，成員可由平日之日常異動中，產出不同報表以獲得最準確及最即時的資訊。經過千加科技高階主管們審慎的評估內部痛點及考量後續系統整合性及永續服務等因素後，選擇了鼎新ERP及ERPII 解決方案，並於2013年6月啟動鼎新Workflow ERP、Easyflow、Portal、CRM等系統整合導入專案。

高層的支持與全員努力配合，是成功導入的兩大助力

　　 輔導初期為鼓勵成員士氣，孫總經理提出了獎勵方式，希望可以用最少的人力，達到最大的效果。由鼎新電腦顧問安排完整的整合輔導程序，雙方PM即時的溝通討論，每月定期檢討追蹤進度。ERP專案PM許小姐協助安排內部學習採用鼎新職能分工學習、透過E-learning及大班課程縮短基礎操作學習時間、驗收計畫，使得學習過程按步就班進行。千加科技上下成員除了執行日常工作，也更積極投入時間在學習新工具的應用上。有疑問就會主動提出，先由PM窗口招開會議討論，再將問題彙總提供給鼎新顧問，由顧問在輔導之中一併解決，有事前準備，及事後追蹤處理輔導時大大提升系統上線時效，方能在短短三個月就上線多套系統。

Workflow  ERP導入效益

1.落實部門權責管理，解決資訊不準確問題

未導入鼎新ERP前，業務接到訂單時，完全沒有任何單據記錄，只有e-mail通知，不僅資訊不明、資料搜尋不易，且錯誤不易被發現。導入鼎新Workflow ERP後，透過單據簽核，明確顯示需負責的部門及人員，讓各部門人員了解此工作需負將資料維護正確，讓後續作業更能準確及快速串接。因為來源準確且有單據記錄，未來資料的搜尋更加簡易更能夠保存。

2.作業流程符合內稽內控，進而提高人員專業知識

  之前舊系統可達到的需求不高，尤其在財務部份，會計人員專業認知度不高，只處理一般帳務。導入系統後，讓帳務與系統的整合，作業無縫串接、資料勾稽、快速及正確產出財務報表，結帳日期可提前於每月10日結算完成。單據確實的執行簽核及串接，讓千加科技作業流程足以符合內稽內控，且讓各單位部門人員了解自己權責所在，進而增加人員們的專業能力。

3.嚴密控管庫存，簡易產出報表

　　千加科技的客戶群大多為半導體大廠，協助客戶做備貨是必然的，在庫存量的控管方面很重要，尤其是呆滯品項的控管。鼎新ERP未上線前，由人工判斷，所以風險性很高。ERP上線後，增加由系統控管及判斷的雙重檢核，減少人為失誤，并利用庫存報表的產出，更能隨時了解庫存狀況及成本等資料。

整合資訊系統一致化

　　在使用舊系統時，千加科技各單位無依據用『職能權責』做工作項目的劃分，管理者除了常兼具球員和裁判的身份，並且非關係人員也無法設限避免取得非關資訊。為解決舊系統電子表單系統整合及OA表單設計開發性較不完整的難題，千加科技進一步的評估后，選擇鼎新Easyflow電子表單系統的解決方案。

　　過往作業流程中，業務、採購皆透過EXCEL表格進行人工送簽審單，最後再由財務統一將資料建置在ERP系統，以致於重工費時，難以掌握審核進度。藉由Workflow ERP職能權責劃分，使用採購及業務專業分工，業務便能夠更專心致力於業績上；採購單位導入系統后產生獨立單位，讓採購能夠於議價上更加精進。系統應用管理區分個別系統功能，為簡化使用者操作介面，透過Portal將企業內部資訊整合，並使用單一帳號管道，取得個人所需資訊，籍以進行更精確決策實施。使用者可直接在Portal上簽核電子表單，並在簽核過程中又可即時查詢ERP相關資訊，以作為審核表單參考來源，有效簡化多套系統整合資訊，使用者不需再記多組帳號及密碼。

權責劃分制度化

　　孫總經理表示：『制度需先落實，落實制度後再下放權限，部門營運才會完整』。輔導過程中，鼎新顧問建議應付憑單單據輸入需簡而易懂，因此訂出相關淺顯易懂會計科目，使用者能夠簡單填寫申請，流程更加順暢，一切事物皆ｅ化。因此, 總經理無論是在公司或家裡皆即時掌握，然而權責劃分後審查單量越來越多。透過Easyflow電子表單系統，將業務、採購、財務日常單據作業，進行流程ｅ化，改善人工傳簽，並由流程關卡訂定出程序與制度，讓各單位責任更加清楚及透明，使得原申請人可立即得知流程進度。依據系統提供簽核時效趨勢進行分析，改善公司流程，並找出簽核瓶頸，提出解決方案。徹底ｅ化，減少重工問題，請假、加班、應付憑單…等。孫總經理和高階主管身體力行、親力親為，因此電子表單順利上線，千加科技一套完整的制度順利落實。

CRM使銷售流程專案化管理  商機經營不落勾

　　在導入CRM之前，千加科技的業務人員已經有登打日報的習慣，但以往的日報必須以人為的方式建立相同日報標題，透過排序才能將相關的日報集中呈現，對於主管而言查詢各商機的經營狀況並不方便。

　　導入鼎新CRM後，顧問建議在業務日常作業SOP中新增一個步驟：業務人員在經營客戶時，可將有潛力的商機立案，之後即可透過日報登打來回饋資訊。簡單的流程變更，卻能將商機以專案的方式做管理，讓商機經營的歷程、最新狀況及報價細節系統化彙整，業務主管可以更有效率的了解業務人員手上的商機數量、並可進一步關切商機跟催是否及時、與客戶溝通是否到位。

自動化與個人化，為未來應用重點

　　千加科技於2013年9月完成系統上線之目標，並已於12月已順利完成三個月成本結算。目前千加科技的系統已達成孫總經理要求步上軌道，正規劃應用標準的CRM報表及批次傳送功能。由系統週期性自動預警重要商機及客戶經營停滯狀況，運用專屬的首頁整合業務主管常用VIEW及系統流程圖，必能有助於銷售決策的擬定，並快速掌握團隊狀況。掌握資訊科技最新應用成為企業的競爭利器，才能掌握產業的未來。

▲感謝《千加科技》接受鼎新電腦專訪 。
右起千加科技孫偉嵐總經理、千加科技電腦化推行小組、右三鼎新電腦顧問師陳惠芳

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