欽揚科技 人資流程全面蛻變 節省50%以上無效工時

有效掌握資源分配，人事管理精準度大躍進

文：潘孟絹

欽揚科技

發布時間： 2018-06-08 14:00:14

企業流程管理

文/潘孟絹

鼎新HRM系統讓員工更清楚、透明化知道薪資概念、出缺勤狀況及請假特休，薪資透明化，就不會有爭議，資源的分配與人力調度也更有效率！
─欽揚科技許慈容經理

專注研發、堅持創新，欽揚科技逐漸嶄露頭角

成立於2001年，欽揚科技股份有限公司以自動化設備起家，在客製化設備領域中佔有一席之地，專注於裁切技術精進及自動化裁切設備的設計與製造，專業領域含括生產製造、產品設計、軟體規劃、硬體規劃、電氣規劃及模具設計製造等。

欽揚科技生產之裁切設備銷售予國內外數百家企業，持續致力研發，滿足不同產業客戶需求。透由對產品設計及品質的嚴謹要求，以合理的價位持續提供品質良好且穩定之產品，建立起優良的口碑及信譽，逐漸成為台灣設備業指標廠商之一。

規模擴大、人員增加，繁複作業成為導入契機

欽揚科技成立十餘年，規模漸大，員工數快速成長，卻因此加重了人資作業負擔，為公司帶來了新的管理挑戰。

以往員工都是透過打卡鐘紀錄出缺勤狀況及紙本請假，月底人資再將紀錄人工輸入系統，常發生員工反應出缺勤資料、加班時數或加班費計算錯誤等狀況，繁複的人工作業及反覆的資料查找與覆核，造成人資人員極大負擔，管理層亦無法即時掌握員工狀況。

欽揚科技許慈容經理表示：「剛成立時，欽揚科技員工人數才2、30人，簡單的內控系統就能負荷，可是10年後員工成長到快100人，行政負荷大增，蘇宗欽總經理覺得系統應再進階以符合需求，我們便著手開始規劃。」

以HRM(人力資源管理系統)系統為始，欽揚科技希望透過系統整合，逐步減少人工作業，增加公司管理效率。

「對高階管理者而言，不可能逐一看每個員工的狀態或是產量分析，他們需要的是一個統合的系統，導入前我們初步構想是只有在ERP，但經過介紹，瞭解到鼎新有很多元化的系統，包含HRM、BI(商業智慧系統)、PLM(產品生命週期管理系統)跟Portal(企業應用入口)等，整體的資訊化解決方案，跟我們的需求正好符合。」拍板定案後，欽揚科技與鼎新團隊開始著手導入事宜。

由於管理流程進行全面的更新與轉換，種種的改變造成部門間的傳遞與溝通問題。

欽揚科技了解在電子表單流程上，因為層層卡控，可能會造成員工難以適應及反彈，加上HRM系統是公司全體員工都會使用的系統，因此，導入過程中花了相當多的時間與顧問進行討論，並透過事先與各部門主管進行說明、溝通，請主管們往下進行宣導，使得系統正式啟用後，基層接受度相對較高，讓系統方能在幾個月內順利上線。

節省50%以上時間，人資有感的HRM系統

HRM系統成功上線後，員工們明顯感受到系統帶來的便利與效益。

人資專員黃美真開心地分享：「月底員工考勤維護作業，導入前需要3~4天才能完成，導入系統後，只要1天半就可以完成！」HRM系統的導入，使人資單位作業時間縮減50%以上，讓人資在月底時不用手動輸入出缺勤狀況，不用再擔心人為疏失造成輸入錯誤、或資料覆蓋的狀況，效率大幅提升的同時，錯誤率亦大幅下降。

在加班費方面，由於計算方式較為特殊，除了平假日的加班費計算方式不同之外，平日還會發放誤餐費，之前的系統僅能計算所有加班時數總和，再由人資人工計算平假日加班時數及誤餐費，常有員工領到薪資後往回推算，發現數字落差的狀況。

黃美真專員說：「舊系統的數字是總額，我要再看出席時間，精算統計員工平日加班及假日加班的工時各是多少，系統導入後效率方面進步很多。薪資計算差異也很大，導入之後，加班費計算錯誤的情況就較少發生。」

雖然因加班費的計算方式較複雜，讓欽揚科技在前置時多花了一些時間，但在順利上線後，人資在每個月底的例行工作減少許多，也降低許多不必要的爭議。

有效掌握資源分配，人事管理精準度大躍進

除了人資的行政效率提升外，針對人事管理上的效率與精準度，管理階層亦有明顯的感受。

許慈容經理分享：「以前用手動打卡鐘無法即時掌控出勤率，現在有HRM系統結合打卡鐘，可以即時掌控生產線的出缺勤狀況，知道產線要替代的人選，馬上做調配，即時性較好！也能透過系統每天發缺勤狀況給各部門主管。」

透過這樣子的改變，主管可以即時掌握部門員工的出缺勤狀況及請休假狀況。

欽揚科技生產機械設備，員工常需要到客戶家進行設備維修與服務。

許慈容經理表示：「我們需要做售服維修，現場人員需要到外面支援，總經理可以透過系統知道這個月出差的頻繁率，也能掌握為何現場的人需要禮拜六加班，或售服人員是否不足，應徵人員時能更有依據可循。」

以往管理階層較難掌握員工出缺勤、請休假或公出狀況。系統導入後，不僅員工可以隨時在線上查詢加班及特休狀況，主管也可以掌握人員狀況，在人員的調配與應徵上更有依據及效率！

持續串接不同系統，實現資訊化管理新價值

透過HRM的導入，欽揚科技全體明顯感受到系統帶來的好處與差異。

「現在我們還未做到產生傳票，未來希望HRM配合財務資料，做一個完整的連結。」黃美真專員樂觀分享，除了既有的人資作業簡化外，未來也希望串接人資及財務，當出缺勤資料出來後，財務部門自動切傳票。

而針對一例一休法令也希望能同步進行因應，以達真正的管理升級。

許慈容經理有感而發：「人事的東西你經營越久，越可以減輕很多負擔，未來希望擴充功能跟BI結合，提供視窗化或是圖視化資料給總經理會更好。」

系統基礎功能建置完善後，欽揚科技下一階段的目標希望結合鼎新BI商業智慧系統，透過智能化管理，協助企業決策層更快速掌握公司經營現況，邁向管理精進之路！

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