奇鼎科技導入HR系統 薪資結算效率提高50%

重視人才培育 不斷成長的大家庭

文：張吟綺

奇鼎科技

發布時間： 2018-10-26 13:50:00

企業流程管理

▲「每月結算薪資時的效率提高了約50%，僅需2至3天，準確率更是接近100%！以往勞健保遇年度調整時，必須一筆筆對照，現在系統也可自動計算，時間上真的節省很多。」
─奇鼎科技 許心怡 管理部經理

　　走出新豐火車站不到5分鐘，就可到達奇鼎科技，一間在奇鼎科技管理部經理許心怡(以下簡稱 許經理)口中覺得像「一個大家庭」的公司。「有時候覺得很不可思議，公司現在變得這麼大，而我們從沒有停滯，一直都在規劃、成長，每3年就會導入新的系統。第一個3年ISO 9000，第二個3年是OHSMS18000跟ISO 14000，第三個3年則是這次的ERP跟HR的導入。」許經理述說著奇鼎科技的故事。

▲奇鼎科技位於新竹工業區內，交通便利。結合時下正夯的空氣過濾、節能、環保等概念，
與「空氣清淨」的工程及設備息息相關，近來抓住趨勢切入醫療領域，仍在持續茁壯發展中。

奇鼎科技 追求優質空氣環境

　　邁入第10年的奇鼎科技，與「空氣清淨」的工程及設備息息相關，前者如與台達電、奇美、友達等大廠合作，建置無塵室、實行廠房清淨，去年則依循法令協助紡織業者進行空調節能改善；後者則主要在製程環境的改善，提高良率，如提供面板業使用的恆溫恆濕設備等。

　　近來則切入醫療領域，如隱形眼鏡的研發及製程，甚至推出醫療級的空氣清淨機iCleaner，應用在台大竹東的健檢中心、牙醫診所、幼稚園等，改善空氣的品質及濃度。此外，奇鼎也研發行動監測車，監測分析空氣中的污染，曾在先前高雄氣爆後，與台達電共同捐贈、協助災後監控。結合時下正夯的空氣過濾、節能、環保等概念，甚至參與健康住宅的建構，奇鼎科技仍在持續茁壯發展中。

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ERP同時上線 挑戰時間心力

　　「導入前，真的是一段痛苦的回憶。每到發薪日，就需要一週時間統整每個人的加班、考勤、零用金等數個excel檔，才能計算出應付薪資。當人數漸多、越來越容易缺漏，而需要花更多時間去校對時，我們就察覺到該用系統管理了。」許經理回想，因應公司擴張及未來上市櫃的規劃，並考慮到導入ERP系統後的整合性，奇鼎選擇使用鼎新HR人力資源管理系統，協助處理已逾百人的公司組織。

　　奇鼎科技從2014年9月決定採用後，前半年多進行SOP及流程確認，包括每個關卡負責人、資料修改或key in等，2015年3月起採行雙軌，4月即正式上線。由於導入ERP時，許經理雖亦為PM，但多負責協調跟確認，工作量尚可負荷，故主動要求一併導入HR系統，但她沒想到的是，前段須建置的資料竟這麼多！從部門、職務、員工基本資料、薪資，及各種職能需求等，皆需一一梳理。許經理坦承自己的最大心得就是，「很累，真的很累」。

　　上線後，許經理及團隊接受鼎新顧問建議，將零用金的計算從薪資裡獨立出來，由員工申請後定期撥款，其餘薪資計算則依其工作屬性，如「現場人員」或「業務人員」，各有不同的公式設定；在考勤部分，則採自主式管理，刷卡紀錄不列為考勤憑據。

▲奇鼎科技行政管理處許心怡經理(左)與團隊成員合影。每月結算薪資效率提高了約50%，
準確率更是提升為幾近100%；此外薪資計算投入人力減少1.5人，擁有更豐沛人力及時間規劃教育訓練或考核事宜。

管理挑戰

• 配置人力登打出缺勤紀錄及津貼計算，耗時費力

• 職能不同、導致薪資計算公式不同，工作繁雜易出錯

• 月底需以人工匯整為總表，整合不易

• 紙本資料雜亂，儲存整理不易，且後續不易追蹤流程

• 人力作業瑣碎，容易流於人制及手動修改

導入效益

• 刷卡數據直接擷取為出勤資料，節省整理時間

• 配合不同職能設計薪資公式，另設計福利金、獎金等不同應用方式

• 如遇二代健保級距調整，可使用公式自動累算

• 每月結算薪資時，僅需匯出及查核，效率提高約50%，僅需2至3天，準確率更是大大提升、幾近100%

• 系統化作業，後續查詢方便，且有歷史資料，易於之後成為人才資料庫、了解教育訓練缺口

導入效益顯著 時間人力減半

　　許經理估計，在每月結算薪資效率提高了約50%，僅需2至3天，準確率更是大大提升、幾近100%。預估當使用者可自行上單後，效率會更高；而以往勞健保遇年度調整時，必須一筆筆對照、調整薪資或保費級距等，現在也只需要打上數值，系統即可自動跑公式計算，時間上真的節省很多。

　　在人力配置上，原先需要一人登打加班單，一人負責零用金及薪資計算、一人處理請假考勤，最後則由許經理將資料匯整為總表。現在將零用金歸屬至會計部門負責申請及支付，HR部分則由助理將加班、請假等資料輸入至系統，並直接計算與製作媒體檔，許經理只須審核即可，至少減少了1.5個人力，更有時間規劃教育訓練或考核事宜。

　　「雖然我是第一次接觸導入工作，但因有問題時顧問即快速回覆，讓我覺得很放心。顧問從前端仔細聆聽我們的需求、了解公司管理及作業程序，到提供回饋或協助建置，讓我們縮短蠻多時程。此外，導入後也常打電話詢問上線狀況、讓我不會因沒經驗而出錯，真的很認真負責。」許經理為了與顧問密切配合，也會盡量隨時紀錄、重整問題，待見到顧問後立即詢問、解決問題，再實際操作。

　　因HR使用人員相對單純、時間好控管，奇鼎導入過程不僅未增加客製需求，顧問時數也未超時，除確實趕上進度，還與顧問建立亦師亦友的良好關係。許經理笑著說：「我們真的覺得是奇蹟！」許經理大讚鼎新電腦游雅君顧問，也透露起先對HR系統的期待只希望能方便計算薪資，用了之後才發現原來能做的事比想像中多更多！

重視人才培育 邁向電子簽核

　　HR的工作，不只有考勤、薪資及人員培訓三大區塊。許經理說明，後續HR系統的主要工作，將會繼續建置先前教育訓練及考核的資料，確實掌握職能缺口、進行補強及人才調派。如新人報到後，就可設定該職務需要哪些訓練及能力，一年後可快速交叉分析，有哪些人未達其職位應有能力，成為明年度安排教育訓練的參考依據。「另一方面，我們希望能增加年資評等的限制，讓同一人在同職位至少2至3年，除非特殊表現，期間不做薪資調整或升等。」許經理解釋欲卡控的目的，在於提高員工穩定度、能深入執行並了解該職能，但是否能以系統管控則仍在研究中。

　　許經理指出，預計接下來將開發請假、出差表單，並全面導入電子表單，需要先了解各處需求、再做篩選跟匯整，最後安排整體教育訓練計畫，最後並實際執行開課流程等，完成門檻更高。不過，來自同仁的正向回饋，及鼎新顧問的用心協助，讓她對之後導入很有信心。從接待人員的親切活潑，到許經理的專業認真；奇鼎團隊的高配合度，融洽的輔導氣氛，在在呈現奇鼎科技的正向力量、及令人放鬆的大家庭氛圍！

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