寶璣整合系統資訊流 提高管理效益

邁向自有品牌，拓展市場

文：陳維菁

寶璣系統

發布時間： 2018-11-01 18:12:00

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

       寶璣系統公司主要從事電子級氣體相關設備、儀器、材料的銷售，與維護除係各類氣體相關的純化器設備、不純物分析儀器、管、閥件等相關應用產品之代理商及售後的技術服務中心，所代理產品項目均為歐、美等先進國家製造，這些製造商規模多為在各屬地國之上市公司，並在全球均為強勢品牌產品。並以AccuDEVICE為自有品牌，我們希望寶璣不只是代理商，能夠提供更多更貼近顧客需求的產品或是輔助裝置的開發設計。

　　成立後最重要的發展方向，以設計更貼近顧客需求的氣體工業相關設備的研發、設計、整合與製造。寶璣團隊成員希望寶璣不只是僅提供銷售和售後服務的代理商，我們盼望藉代理事業的經驗，提供更多更貼近顧客需求的產品以及輔助裝置的開發設計的寶貴價值，以巨匠工藝成就最挑戰的需求。

深入了解客戶需求，對症下藥

　　ERP：由於舊系統為買賣業模式，只能計算產品的材料成本，皆無Bom、製造費用、人工成本等概念；且因寶璣系統有部份工程產業的特性，導致財務在計算成本上，更加困難，無法完整計算出實際的成本結構。

　　EF：考量到寶璣系統據點分布於新竹、台中等據點以及主管時常進行海外出差，會有跨時間、空間區域聯繫及單據審核決策相關問題衍生，例如:傳真成本提升、表單追蹤不易、表單掉單、簽核時效過長之人工成本過高等問題產生。

　　HRM：現行寶璣系統舊有系統雖然支援HRM但從未使用過，加上因為產業特性，工程師長時間於外點服務，公司無法有效且即時收集工程師的工作時數進行績效考核等管理議題。

　　CRM：寶璣系統曾經不斷試用免費CRM系統或是自行撰寫系統等方式進行專案問題分析、紀錄，但是每換一套系統，以前的資料無法保存或是轉移。

期望異質系統整合，並提供整合一體性服務

　　企業在營運過程中，對於資訊系統的依賴不間斷，在這瞬息萬變產業裡，資訊的正確性是相當重要的，然而要輸入大量資料又需確保資料正確，是相當耗時又費工。

　　每單一系統雖然都可以順暢獨立運作，但是彼此之間卻無法進行資料交換與查詢，這樣一來造成重工作業降低效率。寶璣系統最終透過鼎新客戶的介紹，決定直接導入鼎新系統，將公司內部程式進行全面性整合，並希望本次轉換系統的機會，將流程重新進行梳理。期望透過Easy flow 系統縮減無形成本；透過HRM系統協助人資收集工程師的有效工時，進行績效考核；透過CRM進行顧客關係管理，有效紀錄專案，進行經驗累積。最終，期望透過ERP精算成本，期待系統落實後， 能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。

鼎新的專業，寶璣系統的用心

　　在系統導入期間，每一輔導程序，每一個步驟都是成功重要關鍵。因此顧問在每一個輔導過程中，都會規範各相關單位所須完成之作業，並請負責人追蹤且落實相關進度。

　　專案管理是力求每個專案與產品的流程，都必須能與其他流程相連結，助力彼此間協調的一種整合式任務，成功的專案管理包括主動管理這些互動關係，來確保整個專案能如期完成。因此，從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統教育訓練、標準流程討論擬定、上機模擬到期初開帳上線，一連串的工作時程必須有效掌控，如何確保人員在整個專案進行中落實各項作業，是成功導入系統的關鍵。

　　顧問於系統導入與專案PM進行有效溝通，達成共識。PM於導入過程中，以身做則，親自與KEY MAN、KEY USER 一同學習，了解公司內部現況，並藉由部門與部門的溝通，發現現有SOP的缺失，適時向顧問反應，協同顧問討論問題，改善現行流程，而寶璣系統配合鼎新提供的服務資源，落實內部教育訓練計畫，也大幅節省專案導入成本，如此密切的配合，達成系統使用品質良好、降低導入成本、專案準時上線三大目標。

ERP導正人員流程觀念，真實反映成本結構

　　導入ERP系統後，透過生產單位正確的開立工單，記錄領料，記錄工時到工單結案到成本結算，歷經半年的系統導入以及三個月的成本結算，逐步地排除所有問題，到逐月的結轉出合理真實的成本數字，如今，寶璣系統不僅帳結時間縮短為5天之內，成本計算更為透徹與精準，堪稱使用系統後最大的收穫！

EasyFlow落實管理制度，縮減無形成本

　　寶璣系統因為導入鼎新Easy flow 系統，將95%以上的紙本表單設計上線簽核，節省了很多紙張上的支出；以及很多因為傳遞文件所需要的繁複流程與時間。更值得一提的是主管可以隨時隨地透過電子裝置上線簽核表單，不需受到任何區域以及時差的限制。

CRM完整紀錄維修資訊，回饋業務精準報價

CRM系統詳實的記錄了各個專案工時成本以及維修紀錄；在與客戶的討論與執行報價作業上，提供了更加清楚與具有價值的數字，回饋與業務同仁及維修部門主管

。

跨部門跨功能的全面整合，提高公司整體效益

　　寶璣系統逐漸擴大公司規模，公司內部流程整合為不可或缺的議題，藉由此次ERP與ERPII的全面性整合，讓公司逐步檢視內部流程的問題，逐一改善，不僅節省資料重複輸入的時間浪費，更提高公司整體營運的效率與效益，未來鼎新也會給予寶璣系統支援與協助，並期望鼎新能夠成為寶璣系統在資訊策略上的好伙伴，共創卓越非凡的成就。

▲寶璣系統團隊與鼎新電腦團隊。

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