盛昌科技建構標準作業流程 管理與溝通更順暢

文：呂向澤

盛昌科技

發布時間： 2018-06-15 18:57:00

企業流程管理

如何改變同仁過去仰賴紙本、電話跟催的作業習慣，是盛昌系統導入時最大的挑戰，感謝鼎新團隊的協助，讓公司流程標準化，透過系統一步步達到精實管理，落實管理在地化。 ─盛昌科技 林献義副總

　　盛昌科技位於越南平陽省，是台灣龍昌科技的子公司，以結合高科技和環保為宗旨，擁有先進的設備技術，提供快速交貨與最好的OEM服務。盛昌科技致力開發各類高容量和高穩定性的密封鉛酸蓄電池產品，如：汽機車傳統式電池、機車免保養式電池、電子免保養式電池、電動車電池、閥控密封式鉛酸電池..等，各類產品皆通過多國認證，客戶分佈世界各地。龍昌科技與盛昌科技以領先的研發技術和質量控制，提供高品質的產品滿足客戶，並成為此領域的領導者。

》更多盛昌科技資訊，請參考：http://www.lcb.tw/company_1.html

管理挑戰

• 部門搭配常有重工、資料不一致等問題。

• 追蹤生產狀況常需透由電話多次跟催。

• 成本無參考依據，業務估報價困難。

應用效益

• 標準化作業流程，資訊產出即時且透通。

• 降低重工與錯誤率，提升工作效率。

• 資訊回饋更為即時，加速問題解決的時效性

• 1天之內計算出各類成本，協助業務估報價。

• 資料透明化與一致性，也達到辦公室無紙化的目標。

• 落實內稽內控，提早為上市櫃做好準備。

降低重工與錯誤發生，提升工作效率

　　未導入鼎新Workflow ERP之前，僅倉管部門在使用舊系統管理庫存，其它部門，如業務、採購、財務、生產等並未有效規範標準作業流程，導致部門搭配常有重工、資料不一致等問題。在服務支援方面，礙於舊系統供應商無法提供在地化系統語言介面，與越文客戶服務，遇到問題也只能愛莫能助。

　　藉由導入鼎新Workflow ERP的過程，盛昌科技訂定標準作業流程，透由系統把控各部門作業環節，不但使部門搭配更加密切，也解決協作重工的問題，資料不一致等問題也獲得改善。此外，鼎新電腦為協助在地化服務，當使用過程發現問題，也能直接撥打越南客服專線獲得解答。

系統導入所面臨的管理挑戰

1.主管與同仁對系統導入的知認不同

　　導入Workflow ERP的過程，雖然台籍主管清楚系統導入的目的與預期成效，但實際操作的一線同仁卻無法100%達到主管的要求，因此彼此認知差異成了Workflow ERP導入的阻力，為解決觀念落差，盛昌科技除了定期開會要求各部門落實資料建立外，導入初期還會安排IT窗口每日至各部門了解同仁使用系統的情形，並時時叮寧操作時要留意哪些事項，透過不斷的溝通與叮嚀才讓主管與同仁的目標一致，進而達成上線。

2. 同仁系統化程度不足

　　系統導入前只有部分人員有接觸過ERP系統，大多數同仁仍仰賴紙本或EXCEL記錄，因此操作上較為生疏，鼎新除了安排到府輔導與教育訓練外，盛昌科技也會安排訓練來提升人員的熟練度。

資訊產出更即時，主管決策更效率

1.制度標準作業流程，讓內部溝通更順暢

　　導入Workflow ERP之前，同仁只專注自己部門內的事，對於跨部協助、資訊銜接交互流通並不了解，導致訊息的傳遞並不暢通，透過本次系統導入，各部門主管與同仁更加清楚公司營運流程，彼此搭配更為順暢，也解決過去紙本溝通不即時不正確的問題。

2.資訊回饋更為即時，加速問題解決的時效性

　　過去使用舊系統若遇到跨部協作，必需依各部門需求重新建立資料、調整報表，除了增加工作量也容易發生資料輸入錯誤的問題。導入鼎新Workflow ERP後，系統整合各部門資料，讓資料建立不在重工，有效降低錯誤發生的機會，還能滿足各部門所需的報表格式，大幅提升工作效率。

　　由於，資訊產出更即時正確，主管在追蹤生產狀況時無需再透由電話多次跟催，只需登入系統便可查詢出目前訂單生產狀況，若發生問題便能立即提出解決對策，加快決策效率！

3.成本管理獲得控管，提供前線報價依據

　　在導入鼎新Workflow ERP前，缺乏產品資料，只能以期末庫存反推銷貨成本，業務報價也只能以使用材料的重量來估算成本，在無其他可參考的依據下，成本無法有效計算。鼎新Workflow ERP依據財務同仁實際生產、領用、人工、製費等資料，在1天之內計算出各產品成本，提供業務同仁在報價時有明確的依據。

主管支持與同仁配合是專案成功的關鍵因素

Workflow ERP系統導入的過程中有以下關鍵成功因素：

1.管理者的認同與全力支持

　　管理者的支持、決心與同仁的配合，是系統導入成功的關鍵！盛昌科技 林献義 副總經理於誓師大會明確指示公司全體同仁必需全力配合系統導入；在導入過程龍昌科技 張世杰 董事長也多次表明導入鼎新Workflow ERP的決心。此外，系統導入並非單一部門的事，需部門間協同作業，當專案任務與日常工作或部門間的任務指派發生衝突，管理者需即時調整公司資源給予指導或支援。

　　另一方面，系統導入也是作業流程的優化，同仁對於改變作業習慣難免產生抗拒，上級主管便需居中裁決或提供溝通協助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

2.鼎新顧問和盛昌科技的密切配合

　　盛昌科技林秀姬小姐、羅秋莊小姐為本專案重要推手，每當導入過程發現無法有效落實時，都會隨時來電告知，鼎新顧問團隊也會在最短時間內一起參與討論，提出適合盛昌科技需求的解決方式。除了流程討論與訓練之外，更重要的還是督促同仁執行狀況，在雙方密切配合下才能即時提供協助，讓系統順利上線。

訂定標準作業流程為上市櫃做好準備

　　盛昌科技已從進銷存、生產段整合到應收應付總帳的使用，期望未來能藉由系統導入重新建立各部門間正面且有效的聯繫管道，期待系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。導入鼎新Workflow ERP不但提升盛昌同仁的e化素質，落實資料透明化與一致性，也達到辦公室無紙化的目標，更提早為日後上市櫃做準備。

　　導入鼎新WorkflowERP，讓資料透明、一致性，跨部門溝通也更為順暢，期望未來系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。

▲左起鼎捷越南呂向澤顧問、盛昌科技林献義副總、台灣龍昌林秀姬小姐、盛昌科技邱婉婷小姐

更多案例