上福全球科技使用滿意度提升，逐漸朝無紙化目標邁進

運用情境最廣泛的表單，提高同仁使用意願

文：林筠庭

上福全球科技

發布時間： 2018-10-29 14:01:00

▲希望未來越來越多流程上線後，EasyFlow GP不僅僅做為是簽核為主的系統，更能將系統所蒐集的資料活用，如同知識管理系統般，充分發揮其效益。─上福全球科技李俊瑩經理

　　上福全球科技是國內唯一具備碳粉匣及OPC感光鼓精密齒輪，研發設計能力的廠商，公司成立於西元1978年，主要業務為雷射印表機與影印機耗材製造，其自創品牌CW (cartridge web)印表機、碳粉匣、影印機等相關配件，在全球市場上都佔有一席之地。

　　自2001年以來，上福全球科技更入選於商業雜誌所評選的各類企業排名，包含天下雜誌2001年製造業1,000大企業競爭力排名中最佳資產報酬率公司排名第15名，以及遠見雜誌2001年科技精銳200強排名中營運績效最佳公司第7名。
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管理挑戰

紙本表單行之有年，使用者難以放棄舊有習慣。
跨部門簽核耗時
主管出差簽核容易延誤
各部門單據留存量多且不好管理

導入效益

只要能上網，隨時隨地皆能做好單據流程控管。
減少紙本及碳粉的用量，逐漸做到無紙化的管理目標。

導入系統的契機

　　隨著公司規模擴大、內部溝通往返的單據越來越多，文件控管的問題逐漸受到各部門重視，諸如跨部門簽核耗時、主管出差簽核延誤、各部門單據留存量多且不好管理，每當需抽樣調閱時還得四處翻找，耗工費時…。有鑑於此，上福全球科技決定導入Easy Flow電子表單簽核系統，Easy Flow支援跨瀏覽器需求，只要能上網，隨時隨地皆能做好單據流程控管，讓管理更即時、順暢。

讓同仁實際參與優化，系統導入認同更高

　　上福全球科技過去採用紙本表單做為溝通方式已行之多年，同仁的簽核方式已習慣拿著紙本穿梭於部門間。為加快系統上線速度，並提升同仁使用興趣，鼎新專案團隊設計不同的電子簽核流程樣版，方便上福全球快速複製簽核流程，再透過微幅調整符合營運所需。對使用者來說，每張新表單不需要花太多的時間重新學習，可以將心力放在如何優化簽核流程與表單上，例如各部門所需的溝通欄位。

　　由於同仁實際參與表單內容與流程優化，獲得更多的參與感與成就感，也就更願意配合公司系統導入。對資訊開發人員來說，透過不斷複製練習，開發手法更臻熟練，另一方面，由於使用者會主動提出表單優化的需求，讓開發人員不再只是埋頭苦幹卻苦無成就感。

　　鼎新顧問協同上福全球科技成長，定期輔導會面及例行課程外，公司專案負責的楊淑萍小姐也非常積極提供所蒐集的需求共同討論。藉由鼎新顧問團隊的技術支援與楊小姐的需求回饋，找出對上福全球科技最好的解決辦法。

運用情境最廣泛的表單，提高同仁使用意願

　　考量客戶服務品質與績效改善，上福全球科技將客訴單做為第一張上線的單據，它不僅運用情境最廣泛，且改版多次行之有年，並涉及全廠使用更能突顯電子表單的應用價值。上福全球科技李俊瑩經理指出：「透過日常表單的使用，讓使用者很快熟悉工具，設計各種情境來連結工具，才有機會去使用(系統)。」運用實際使用過此工具的同仁口耳相傳的方式其他部門的同仁，也願意了解EasyFlow GP這個電子簽核工具，這工具就會在公司內部發酵。

透由聯想訓練與高層支持，系統導入成功再加分

　　一開始對系統完全陌生的使用者，教育訓練時總會不斷提出相同的問題，「只有不厭其煩的解釋說明才行。」楊淑萍提到：「把語言轉換一下，像是將專有名詞改變成使用者熟悉的語言，例如用使用者熟悉的outlook來做比喻，讓使用者比較能交叉聯想。」透過模擬成較為熟悉的系統，降低使用者的排斥感，當突破第一層心防後，後面的推行也才能更順利。

　　高階主管的支持也是成功的一大要點，上福電腦室趙明宏高專說：「有時候會有些部門同仁比較無法跟上腳步，真的要謝謝李經理幫忙與其部門主管溝通。」如果有窒礙難行之處，與該部門主管溝通，了解真正的困難點，想出雙贏解法來加以突破，而非一昧的強硬施壓。唯有耐心地溝通了解，才會發現往往不是不願意配合而只是有某些層面考量的，轉個彎，蹲個點，事情總有共好的一刻。

使用滿意度提升，逐漸朝無紙化目標邁進

　　從原本9成5同仁反映都是抗拒使用系統，透過小班制教育說明；與高階主管溝通；資源合宜調度，一步步踏實往下扎根，直至目前約3成的同仁無感，未來更有望將使用系統的抗拒率降至更低。

　　開發速度上也有顯著的進步，短短半年期間就自製上線了25張單據，平均每週就有一條流程上線，在鼎新其他同產品使用客戶來說上線數相對較快速。

　　EasyFlow GP上線後，單據能夠匯整於一個地方，不再像以往散落各單位。用紙量大幅降低，不再需要像以往各單位皆需留存紙本，也不需將單據印出、或複印備份，相關備查資訊用附件的形式夾帶於系統中，相對碳粉紙張的成本也同樣降低了。

活用蒐集資料，達到知識管理效益

　　讓已使用系統者在工作上獲得改善，口碑自然會引起未使用單位的關注，不需公司去硬性規範人員使用，俗語說：『好事傳千里。』當使用者真心覺得好用時，會自然而然的宣傳，反而更有說服力，這時系統才能發揮完全的效用。
在內部將EasyFlow GP變成一個很習慣使用的系統後，上福全球科技李俊瑩經理指出：「希望未來越來越多流程上線後，EasyFlow GP不僅僅做為是簽核為主的系統，上福全球科技能將系統所蒐集的資料活用，如同知識管理系統般，充分發揮其效益。」