湧德電子強化流程再造 實現TPS精實管理

文：李正文

發布時間： 2018-08-17 10:18:00

企業流程管理 人力資源

湧德跨足兩岸服務 滿足客製化需求

　　湧德電子股份有限公司（以下簡稱為湧德電子）成立於2005年3月18日，為全球前二大之專業網路整合連接器製造商，擁有堅強的研發團隊、獨特的製程及自動化生產設備、精密的測試儀器與專業的銷售服務。湧德電子目前設總公司於台灣並做為統籌行銷中心，廣東、四川擁有二座專業製造廠，提供最專業的服務與支援。客戶群遍及台灣電腦及網通組裝代工大廠，更擴及歐、美、日、韓等全球知名電子產品品牌大廠，為了順應科技產業的快速發展以及日益激增的市場需求，湧德對於推動產品研發與強化員工專業素質更是不遺餘力，以求滿足客戶客製化需求之宗旨。

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導入成效顯著 大幅降低營運成本

　　湧德原先僅有導入Workflow ERP系統，以往單據必須印出紙本，由助理進行一連串的跑單及流程簽核後，接著再透過傳真傳遞與發送。因為使用者必須等候紙本送達後再做簽核，往返耗時及簽核時效長，營運成本及費用支出增加，故湧德電子資訊張烘綜經理表示：「湧德需要電子化。」同時湧德一直以來都是使用鼎新電腦的產品，因為方便性及使用性與未來在導入TIPTOP ERP系統整合接縫落差較小，再加上EasyFlow GP電子簽核系統提供較彈性且開放的平台，故著手進行EasyFlow GP系統的導入及表單開發。

　　在使用者未實際操作過EasyFlow GP系統前提下，使用者對於系統所帶來的效益及效率無法感同身受。導入初期，湧德電子先上線資訊相關的電子表單，後續待使用者實際操作及應用發現，助理不需要再花費多餘的時間影印紙本及跑單，以助理每天工時8小時計算，過去平均每日就要花費552分鐘送單簽核(跑單時間統計如下表一)；因電子簽核流程彈性，現在不需要再重複簽核單據，需要的審核層級也大幅減少10個；同時表單電子化的機制，使用者的任何單據都會如實的呈現在系統上，也不會因紙本傳遞而有遺失及漏簽的風險，甚至可以在系統流程定義時間內簽核完畢。看到導入的效益與成果，湧德各廠及各單位陸續提出人事、總務、研發…等表單e化需求。截至目前為止，湧德電子台灣及大陸廠所上線的表單已有47張（3張ERP、44張OA相關單據），後續還有300多張表單等待建置。

湧德電子改善流程的量化數據：

• 單據簽核量降低50%

• 助理跑單頻次降低50%

• 單據審核層級減少10個

• 單據漏簽及丟失筆數減低為0

• 按時簽單達成率為100%

▲表一：2013年表單未上線前之統計資料

雙方夥伴互相扶持 成功整合異質系統

　　湧德在導入EasyFlow GP過程中也有面臨到異質系統整合問題，雖然大陸提供的軟件也是透過JAVA程式撰寫，但未有如像EasyFlow GP系統開放式的平台進行串接。過去大陸當地的HR人事薪資軟件同樣也有提供流程設計，但設計上比較生硬，也因為使用過程中流程人員或主管派送錯誤，在使用者無法進行簽核且系統不提供修改機制下，造成薪資無法結算等重大問題。湧德電子IT人員嘗試與使用者溝通，希望在半年內將現有HR系統轉換，避免讓問題題持續擴大。在鼎新顧問團隊與湧德電子IT互相配合及努力下，最後轉換時間還比預計時程提早了二個月，並成功上線。

　　過去當HR軟件發生錯誤時，IT人員一天需要耗費3至4個小時修復，大為耗時。自從EasyFlow GP人事表單上線後，以請假、加班單來說，光是單日線上數量就可達到2、300筆，實為一個可觀的數字；不僅增加單據正確性，派單及主管審單即時，也大量減少紙材、成本的消耗，對於IT人員來說更是節省不少時間。湧德電子資訊張烘綜經理表示：「當初選擇使用鼎新的軟體，就是欣賞EasyFlow GP系統彈性的流程設計、圖形化介面，可依不同流程或需求派送給簽核人員。」

表單流程化 省時且節費

　　湧德電子工廠對於人員進出有非常嚴格的管制，以往是透過人工方式，由需求單位提出簽核後再交至保安單位，這一連串的行為可能會有流程及時間上的落差，同時又必須留存紙本資料；在導入人員來訪單電子表單後，原本每日簽單平均需要369分鐘，現僅46分鐘；每週紙本申請單簽核數量由平均273張，減至45張電子表單（湧德IT人員設計單張表單可申請多筆或多人來訪）；簽核的人力成本由四人降低至僅需要三人簽核即可；原本每年需要耗費的紙張成本為560人民幣，現費用已減少至58.5人民幣；以往需要專門設置櫥櫃來存放人員來訪申請單，自從表單e化後就不需要再另行保管單據。

　　另外湧德電子自行開發出廠放行申請電子表單，原使用紙本需要成本192人民幣，現在已不需要再額外花費；每日簽單平均時間為24小時減少至8小時；簽核人員由四人降低至二人。湧德TPS推廣小組人員表示：「自從使用EasyFlow GP系統，申請單稽核變得非常方便，隨點即看，不需要另外花費時間尋找單據，避免浪費人力。」 

　　善用EasyFlow GP介面操作易學易用的優勢，設計人員為方便保全人員操作系統，規劃僅需要透過EasyFlow GP上的一個按鈕，即可完成人員來訪及出廠放行申請單。這樣的流程彈性化及友善介面，讓湧德電子所有員工都能體會，對於使用者也擁有絕對優勢。

▲出廠放行及人員入訪申請單之導入前後對比效益

建立完善制度、落實TPS管理

　　湧德內部勤於推廣及推動TOYOTA豐田汽車精實管理模式（Toyota Production System，TPS），強調效率化流程改造及自動化流程導入，嚴謹落實每月、每半年工作檢討計畫。除了檢討員工在工作上的缺失之外，同時各廠各部門皆會快速的提出有效解決方案，讓問題在短時間內獲得有效處理。 推行電子表單上線即為TPS落實的最佳體現，湧德電子IT在開發表單後會先讓公司全體員工進行表單及流程測試，其因為自己有TPS推廣小組，會自動跟催上線前之使用者測試狀況，並統一回報給IT，以利IT做修正及調整；若有人員未依公告測試將會被TPS推廣小組記錄下來並查核。湧德全體員工非常重視EasyFlow GP表單上線，故幾乎都會同心協力地完成測試，各位主管更是不例外。表單及流程的測試時間平均為三個工作天，若測試驗證無誤，IT人員將發佈隔日上線公告，紙本則直接撤除不再使用，未來申請資料將以線上電子表單為主。

　　在湧德電子高度的支持與認同下，資訊張烘綜經理已先完成了特定表單e化任務；後續更多等待e化的表單，張烘綜經理抱持樂觀及自信的態度面對。未來將會全面導入TIPTOP ERP系統並與EasyFlow GP系統整合串接，鼎新EasyFlow GP團隊也將提供一系列協助，讓湧德電子的電子化作業更臻完整及精進，實現效率化作業流程的TPS目標。

▲感謝《湧德電子股份有限公司》
接受成功案例採訪 由左至右：湧德電子 IT人員田芷瑜、湧德電子 資訊張烘綜經理、 鼎新電腦 施雅心顧問、鼎新電腦 李正文服務工程師

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