三晃打通數位神經 支撐多角化經營

文：林嘉祺

三晃股份有限公司

發布時間： 2018-08-17 09:31:00

企業流程管理

以「純樸、和諧、關懷、創新」理念 朝多角化經營邁進

　　三晃股份有限公司自1974年創立以來，從事各種人造合成皮革原資材之生產，供給PVC&PU人造皮革。產品採用自行研發技術外，品質也繼續走向高級化，用途多樣化，隨時提供業界最理想的材料。秉持著「純樸、和諧、關懷、創新」之理念，對內落實品質，生產製程自動化，建立良好的管理及福利制度。

　　三晃創立迄今，不斷地配合業界，提供製造各種油墨、表面處理劑、塗料及PU樹脂，誠以「品質至上」為經營奮鬥的目標，而廣為合成皮革業界所採用。三晃股份將再以近二十年來蓄積的高度技術，繼續研究開發，配合現代化的生產設備；並以多角經營的方式，希冀能在特殊化學品及生物科技上有所進展，進而走向一個更廣闊的經營空間。

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工不到就事不成，e化必然水到渠成

　　三晃成立至今已四十年，成立初期，內部曾自行開發電子表單，民國100年面臨年序問題，系統早期採用末兩位代表年份，為了避免民國100年，年序變成00造成系統產生辨識錯誤，因此於民國97年導入鼎新TIPTOP解決此問題。此外鼎新TIPTOP也具備完善架構，並整合各單位所使用獨立系統，有效改善目前內部資訊斷層缺口。

　　公司規模日漸擴增，經營管理也隨之複雜，然而複雜管理不能單憑『人、制度、紙張記錄』進行管理，『人』會異動、『制度』難以落實、『紙張記錄』不易統計。種種因素難以達到經營管理的目標，也讓企業在發展上會有所限制。民國102年三晃股份陳炳鈞顧問，為求在公司龐大組織規模中，為讓人員皆能落實公司制度，並達到資訊的透通，決意推動三晃數位神經系統。畢竟，透過良好的工具才能克竟全功，因此比較坊間軟體後，除認為鼎新EasyFlow能整合TIPTOP簽核流程外，亦能自行設計表單、提供簡易開發畫面加速開發時效，並進行跨部門無縫接軌簽核流程、即時監控及追蹤主管簽核狀況、快速反應即時訊息，達到資訊透明化，於是採用鼎新EasyFlow系統。

　　導入後，短期內也自行導入諸多表單，陳炳鈞顧問稱讚：「鼎新EasyFlow是很人性化又好用的開發系統，顧問不但致力協助三晃資訊及稽核單位導入，專案團隊也很用心，往後三晃建立數位神經系統將更有信心」。

擬定開發計畫 運作程序計劃性增長

　　藉由EasyFlow導入，三晃得重新擬定最適當的作業程序，規範公司制度，並磨練員工的執行力、凝聚組織向心力，改善以自我為中心之思考模式。導入初期，陳炳鈞顧問規劃一系列的開發計畫(如下圖一)。為與現行組織契合，內容參考三晃導入ISO9000系統作法，並採擷外部化工廠、人工皮革與牛皮廠等績優廠商e化模式，學習典範創新管理流程，加快導入時程，減少自行模索時間。

　　三晃ISO9000雖推動一、二十年，仍無法落實ISO擬定的程序，因此藉由導入EasyFlow建構運作程序。產品及服務的品質是企業的生命，未來將著重推動『品質保證系統』，進行進料檢驗、供應商管理與評比、製程檢驗、出貨檢驗、新材料進料檢驗、新產品及量產之信賴性試驗及建構客訴處理表單。

▲圖一、開發計劃

無紙化表單 廠間訊息傳遞無障礙

　　人員操作方面，資訊室-黃奕航課長表示因專案導入手法每人認知不同，各做各的磨合許久；表單密切使用者往往在過程中才參與，故需求無法確認，資訊室需反覆設計表單，增加工作負荷。如何避免這些問題發生，引領各單位上線使用？黃課長進一步指出：「首先請各單位於開會時充分溝通，知悉預計上線表單之開發目的，透過表單流程擬定權責。待各單位確認後執行開發，開發後指派相關單位試行表單，最終由資訊部進行員工教育訓練。」透過開會討論表單形式及流程，解決資訊單位反覆開發的重工問題，並透由教育訓練讓使用者熟悉，降低抗拒感。

　　此次導入EasyFlow擴增了許多網路設備，供其他據點使用。原先使用紙本表單，需透過郵件或廠間遞送的方式，造成表單延遲問題嚴重，甚至影響客戶訂單生產。因此於太平廠、大里廠建置網路，使資訊充份揭露，訊息傳遞無障礙。

表單充分應用 提升管理價值

　　現今三晃以鼎新TIPTOP系統為主要核心，並藉由EasyFlow系統建立公司標準流程，包含請購單、採購單、採購變更單。從登打TIPTOP系統單據至透過EasyFlow系統簽核，需經跨單位簽核、單量多，現在經由線上操作，減少紙張列印成本，解決訊息斷層、跨據點無法即時簽核等問題。

　　三晃除了整合TIPTOP和EasyFlow外，透過鼎新顧問分享相關產業開發表單後，建議三晃開發表單及後續的追蹤管理。至今，已開發的線上單據如下表一，並統計電子表單使用狀況：

▲表一、表單使用狀況表

三晃導入數位神經系統原因及效益如下：

1.人員借用單

三晃雖有推行部門利潤中心制，但盈虧計算不是很正確，其主要原因是部門間借用作業員僅以口頭告之，無記錄出勤人數，影響『直接人工』的分攤。自『人員借用單』(如下圖二)導入後，就解決上述問題。借用者可至系統查詢與列印報表及借用人員的上班時間，檢視是否衝突及超時；此外可預先規劃，防止派錯人情形發生，財務亦可依"查詢報表"計算加班費用。

▲圖二、人員借用單

2.教育訓練評估表

企業經營乃由一系列具關聯性之活動所組成，如研發、銷售、採購、生產、品管、財務等，而這些活動皆必須由「人」來執行。如何善用人力資源，讓員工學習新知識及新技術，並以此達成人才培育之目標，實為經營之重要課題。

未使用此表單前，相關教育訓練辦理，都以口頭或mail 通知，無法追蹤員工教育訓練狀況。導入後，人事可透過『教育訓練評估表』、『員工外訓申請表』查詢員工教育訓練狀況；外訓後，亦可追蹤『研習心得報告』填寫狀況，員工的學習成果就能有效記錄及與同仁分享。(相關表單如下圖三)

▲圖三、教育訓練系統相關表單

3.人力資源電子表單

建立人才庫，讓員工於『人力資源表單』 (如下圖四)上描述個人優勢、弱點及改善計劃，並檢討自已目前工作狀況及未來努力方向。各單位主管非常重視所屬員工填寫狀況，依據平日之觀察，邀請下屬檢討所經辦的業務，提出滿意事項及需改進之處，適時溝通檢討。

4.函文、公文收發單；簽呈及內部聯絡單

能掌握公文處理時效及押件狀況，將資訊傳遞至相關單位，提升函文運行效率，因流程、進度透明化，也避免人員因不敢呈報而消毀文件。此外還有簽呈單，用於下屬對上級主管申請或報告，請示主管批准之事項；內部聯絡函則用於上級單位對下屬單位之公告、通知或平行單位業務往來聯繫。(相關表單如下圖五)

5.工程發包申請單

明確落實ISO[設備及工程發包]管理程序，設計該表單(如下圖六)讓工程發包資訊充份揭露。各單位如有新購設備安裝、改良設備或工程修繕等需求，於填寫表單並簽核至總經理同意後方可委外執行。工程超過5萬，需提供二家以上廠商報價單；若新建廠房，則需另提建廠計劃，並附上工程進度表、機械設備預算、土建工程預算、成本分設、平面設計圖、人員配置等資料。

6.工程發包監督驗收單

預知廠商進場施工日期與時間，讓廠務及研發大樓稽核團隊能透過該表單(如下圖七)得到即時資訊，適時派人監督動火、吊掛、缺氧等危險作業，避免火災或職災發生。警衛可透過管理程式查詢當日發包廠商，並提供「承攬作業紀律承諾書」，確認該發包廠商可入廠作業。

7.請假單、銷假單

為節省人事重覆輸入請假單，從EasyFlow系統登打後，自動將資料回寫至TIPTOP系統。請假單平均一個月約500張、銷假單約10張，e化後明顯減化人事輸入請假單所耗費時間及紙張成本。三晃人資-張楚妹也表示：「現在不需要再透過人工輸入資料至人事系統，轉由電子表單系統直接回寫解決資料輸入重工問題，大大改善人資效率，提升整體時效性與便利性。」資訊室-黃奕航課長也表示：「透過EasyFlow管理程式查詢，讓警衛可透過請假單-公出類別查詢今日公出人員，落實門禁管制問題。」

擬訂IT系統藍圖 服務品質再提昇

　　三晃導入EasyFlow系統後，更有效控管作業流程，並確保每個組織的運作環結都得到監控與稽核，經營者能清楚了解整體企業的營運狀況。未來計劃著重推動『品質保證系統』，並持續推動e化，研發新產品、穩健成本分析、績效管理、供應商管理、產品資料管理；並與電子表單、ERP系統有效整合，如此方能面對國際市場的激烈競爭，因應瞬息萬變的世界潮流，不斷精進。

▲感謝三晃股份有限公司專案負責團隊 顧問 陳炳鈞(下排左一)、人事張楚妹(下排左二) 、 
資訊室課長黃奕航(上排左二)、企劃部經理王一龍(上排左三)、 資訊室資訊鄭其芳(上排左四)接受鼎新專訪 
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經理(上排左一)、EF顧問林嘉祺(下排左三)

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