資訊化管理流程，迅速掌控現況

文：王鵬龍

東周化學

發布時間： 2018-10-16 16:37:00

　　東周化學為國內專業生產UV木器塗料之第一家廠家，從1988年即生產UV木器塗料，在單項應用於木器類，已是目前全世界最大的生產廠家及供應廠家，年銷售量為4500公噸，產品主要售往日本、印尼、泰國、馬來西亞、越南、香港及中國大陸各地。

　　於1999年分別成立中國中山金甲、昆山東周及越南東周公司。並陸續設立行銷網包括：臺灣（三峽、台中），中國中山（福州、昆明、成都、重慶），中國昆山（瀋陽、北京、杭州）對於各地客戶，直接且迅速提供產品及技術諮詢服務。並在2007年11月成立印尼矽瑞公司, 致力於專業UV油墨事業，成功銷售歐美國家，直到目前，東周化學工業股份有限公司已經有27家子公司分佈於海外地區。

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管理的挑戰：內部資訊無法有效整合

無法及時掌握現況

各部門各自管控資料，當業務部需瞭解目前庫存量時，每次需打電話詢問倉管人員，造成不少困擾。生管不容易得知工單的原料已領數量及產品已生產數量。當需整理報表給主管也要花一些時間收集手工帳，費時費力。

無法有效稽核控管

Excel 在電腦上是不可少的工具，但是在流程管控上還是達不到稽核控管的目的，例如：訂單與銷貨單的串聯，銷貨單與應收帳款的對應，若想修改其中一個單據的資料時也不易找出來修改。

同一品號多種包裝，不易統計及換算

以客戶需求提供不同的包裝方式，所以會有一個品號多種包裝的狀況，銷貨單價是以KG銷貨，但在管理需要呈現兩種單位，庫存數量（KG）及包裝數量（桶）或其它計算單位，導致不易統計及換算。

導入系統時的困擾與應因

舊系統的習慣性

各部門已習慣舊系統及手工作業，在未落實標準化作業時，各部門依習慣輸入資料，雖然操作簡單但資料卻不易與其他部門接軌，常因銜接錯誤而花更多時間於資料校正上，進而導致主管無法明確知道庫存量、訂單及銷貨量、應收、應付帳款…等資訊，錯失決策先機。

學習心態，使得E化推廣較為困難

輔導期間大部份派駐越南的顧問所面臨的共同問題，是人員的學習心態，大多數員工會認為學習一項新系統，便是多做一份工作，因此在系統的導入期，必需要能獲得公司高層的支持，才能使公司更朝向資訊化管理的目標邁進。

輔導期間，使用者常提出系統不符合，無法使用

導入系統期間常會有使用者反應系統不合乎使用，此時顧問必需能判斷該問題是否合理且非個人習慣所產成的疑慮，若為個人使用習慣，則需細心教導使用者說明流程操作之目的，如為系統本身需客制化，則由顧問師對內部提出改善建議，使系統更加完備。顧問也會以多年輔導的經驗提供最適用的解決方案，以滿足使用者所提出的需求，以利上線使用更加流暢。

導入後的效益呈現

提供資訊明確

使用者可用越文畫面建立日常異動資料，管理者可用中文畫面查看統計分析資料，使資訊的產出更具即時性和整合性，其只需輸入一次，並且避免了多次輸入發生錯誤的風險，使管理階層對資訊的取得、閱讀和分析上都相當便利，以利作出立即的判斷。

提高資料的透明化

相關部門可以容易查看上游及下游的資訊，主管可以隨時查得到管理報表。系統也提供權限管理功能，增加管理上的便利，避免影響到資訊安全。

改善內部流程

在導入Workflow ERP系統過程，流程討論及確認是不可缺少，從討論過程中找出管理上不足之處，提高內稽內控管理，讓公司在整體管理上進入更優化更完整。

無形中增加利潤

準確的管理庫存量，減少庫存呆滯，費用也會跟著減少。另一方面，生產用料合理及訂單如期交貨，大大提升客戶對東周的信心。

E化導入的關鍵成功因素

經營層的決心

系統之所以能夠順利上線，主要是得到越南東周王炳和總經理對電腦化專案推動的堅定與支持，不斷的與使用者溝通並宣誓導入的決定，更立下上線目標，讓使用者有所依循，齊心齊力朝公司目標邁進。

管理層的細心

王仁誠專員是這系統的主要專案窗口，不斷的收集內部的問題，提供給鼎捷服務團隊，讓問題逐漸的減少，順利推行整個專案。

使用層的用心

操作人員在輔導過程也很用功的學習，主動提問問題及自我訓練，以致能更快的學會並運用系統。

不斷精進，才能創造更高的數位價值

　　從這些因素，對E系統導入成功的幫助是毋庸置疑的。其次，越南鼎捷提供充分與即時的顧問及技術支援，顧問師以積極負責的態度充分主導專案進度，提供高品質的輔導服務，在發生問題時均能有效率地解決，在整個Workflow ERP團隊的努力下才有今日的E化成果。然而企業要具備競爭力， E化管理是一項止境的重要課題，唯有不斷的精進、改善，才能超越同業，創造更高數位價值。

▲感謝《越南東周塗料有限公司》接受採訪
由左至右：六位ERP小組成員、王炳和總經理、曾長海廠長、鼎新顧問洪之文、王鵬龍