零壹科技 - 持續精進內部流程 提高人事薪資管理效率

表單流程電子化 提高時效性

文：方辛榕

零壹科技

發布時間： 2018-09-11 18:49:00

企業流程管理 表單電子化

　　零壹科技自1980年成立以來，全心投入網路設備銷售、研發與通路拓展。零壹提供印表及網路伺服器、儲存設備，另有網路管理、視訊監控等軟、硬體解決方案。2000年於OTC掛牌上櫃；2002年轉上市(股票代號:3029)，名列天下雜誌台灣500大服務業之一，並獲選為50大最佳資訊設備銷售與服務企業。以『專業服務．邁向卓越』為使命，朝向加值服務之路大步前進，創造與客戶共生互利的價值為宗旨，成為解決方案與服務的領導者。(更多關於零壹科技www.zerone.com.tw)

循序漸進 實現資訊化藍圖

　　零壹科技正逐步實現資訊系統規劃藍圖，於2011年8月全新導入TIPTOP ERP系統、電子表單EasyFlow GP、BI商業智慧。2013年為順應並解決二代健保議題，於TIPTOP ERP系統上線兩年後，經過謹慎評估後，決定選用鼎新HRS系統解決方案。

　　資訊處長周良一表示：「HRS系統提供建置ESS(員工自助管理表單)，成為零壹選購鼎新HRS系統的主要原因之一。」導入HRS系統前，雖已導入TIPTOP、EasyFlow GP系統，然而電子簽核流程管理系統初期僅有請購單上線，簽核流程主要在於商品採購，簽核層級、使用率與普及率並不高；再者，大多數員工對電子表單不甚熟悉，故大致流程仍維持紙本作業，實為可惜。 

然而出勤單據與員工績效考核息息相關，鼎新的HRS系統可搭配ESS員工自助系統，由每位員工自行登打出勤單據，可藉此大幅增加同仁接觸電子表單之機會；又因出勤單據內容相對單純，利於同仁加速熟悉了解操作流程。零壹科技希望藉由導入HRS系統，讓同仁熟悉電子表單操作模式後，提高對EasyFlow GP系統的接受度，以求更快速的達成流程無紙化目標，這不僅僅是從系統層面考量，更能徹底將表單、流程電子化，也是公司商業流程制度的一大變革。

跨部門協力合作，系統成功上線

　　在零壹科技優良的企業文化引領下，自2013年9月選用HRS系統，三個月後即正式上線。資訊處與人事、財務、主管之間能作充分溝通，並且獲得各單位主管支持，化解系統導入過程中遇到的阻礙與衝突。此外，人資部為了降低員工學習過程中遭遇的瓶頸，完善公司專屬的HR訓練手冊與人事規章SOP，舉辦多場次的教育訓練說明會，幫助同仁迅速熟悉系統流程。再者，資訊處透過公司嚴密的AD網路權限，微調系統讓員工可以更便於閱讀電子薪資條；上線後即取代了傳統紙本薪資單列印與發放，為綠色環保略盡一份心力。

表單流程電子化 提高時效性

　　與資訊處長周良一、財務處長金可玫、資訊專案經理洪素真與人事專員簡芬萍訪談的過程中，分享HRS系統上線前後對零壹科技的實質效益(整理如下表)。

評估項目 上線前 上線後 系統導入後效益
補充保費計算 需透過EXCEL計算，且作業複雜 應用HRS計算

  • 透由系統計算，省時省力且資料正確性高。
請假單的簽核流程 主管紙本簽核後，再轉交人資存檔處理 請假單電子化

  • 人資專員節省大半天審核與處理假單的時間。

  • 員工不需擔心漏單的情形，例如助理是否已經送單或主管是否審核等。

  • 可自行於登入系統查詢請假記錄(已休/未休)。

  • 既使主管出差，仍可隨時隨地登入系統進行表單簽核。
公出單 需紙本登記或eMail 通報 整合刷卡機，並發送公出單電子表單

  • 便於同仁確實登打公出單(每月約550張)

  • 提高公出記錄的正確性，同時解決人資統計作業耗時費力。

  • 即時追蹤表單處理狀況。
出勤記錄 自行以EXCEL記錄與製作報表 整合刷卡與HRS

  • 過去人資每日需經由人工方式匯出整理出勤資料；每週製作主管所需的報表。系統導入後即可透由系統處理產出所需報表，相關作業大幅縮短工時。
資料庫軟體 使用不知名的資料庫軟體 SQL資料庫

  • 系統每日自動備份2次，資料能夠確實留存。

  • 現已更換微軟SQL資料庫，解決以往資料庫老舊，致無法維護的困擾。
電子薪資條 人工紙本製作套表列印，再由主管發給員工 透過HRS系統程式自動發送

  • 減少行政作業處理時間、透過eMail瞬間大量發送完畢

  • 確保每位同仁能收到薪資條準確性與安全性(加密金鑰)。
勞健保 使用舊制系統 HRS系統

  • 資料正確性提高。

  • 達到稽核的功用，可立即發現勞保局與公司呈報資料落差
薪資轉帳 使用網路銀行，轉帳戶需逐筆登打 HRS系統匯出符合銀行格式EDI轉帳資料批次上傳

  • 薪資轉帳作業全不費力，快速準確無誤


　　人資專員簡芬萍表示：「整合假卡與出勤記錄後，主管於審核假單時能立即掌握員工出缺勤紀錄。」以往員工請假必須於一週後核對人資報表才能確認，現在可於簽核時即時了解員工出缺勤狀況。零壹科技採彈性上班制，因工程與業務外出頻繁，過去公司允許員工事後補單；系統上線後，員工請假或公出必須事先申請，如遇特殊狀況，事後補上假單最晚不超過一天，以利正確統計出缺勤。於此，計算薪資的金處長與負責考勤的簡小姐於薪資核對能達一致，節省許多資料收集與審核時間，同時確保薪資統計正確性。

持續調整內部流程，擴大系統應用範疇

　　目前員工僅利用ESS電子表單發單，日後主管可以透由查詢功能即時得知相關訊息。在HRS系統應用方面，目前報表已滿足零壹科技需求，由於系統上線後帶來成效顯著，希望建置更多人資相關報表來提高人事管理效率。經營管理與資訊化應用需與時俱進，透過資訊系統運用的成效，提供零壹科技管理經營者更即時、正確的資訊，以制定最佳決策，進而獲得管理財。

 
▲感謝零壹科技接受採訪(左起：鼎新HR顧諮部經理：伊邵美玉 鼎新專案顧問：楊宏凱
零壹資訊處長：周良一 零壹財務處長：金可玫 零壹人資專員：簡芬萍 鼎新HR顧問：方辛榕 鼎新HR專案經理：楊順凱)

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