昱宸生化(恩霖實業)庫存準確率90%、帳務效率UP

擺脫「made in Excel」 改善重工問題

文：黃思予

昱宸生化(恩霖實業)

發布時間： 2018-10-29 15:08:00

企業流程管理

        近期食安問題嚴重，產品追溯問題不僅受到食品業界關注，對於生技行業而言亦同重要。恩霖透過「批號管理」紀錄每樣產品及原物料的有效期限，並透過報表快速查詢庫存效期，得知超過有效期限的產品及原物料；此外，也擺脫過去「made in Excel」的困擾，將進銷存串聯到財務管理，明顯改善人員重工問題…

以創立自有品牌為目標 掌握內外需市場

　　恩霖實業有限公司(以下簡稱恩霖實業)是一家食品添加物、食品香料、健康食品素材的專業公司，專業經營高倍數食品香料、噴霧型香料粉、各式特色風味果汁粉、品質改良劑、調味料、甜味劑、酸味季、咖啡粉、保健食品原料、中草植物類萃取、抑菌劑、外用香精、精油..等食品添加物、食品香料、健康食品素材。

　　恩霖實業集合了食品、保健食品、特殊營養食品等領域的專業人員，累積20餘年的銷售經驗。為了擴大服務客戶需求，於2014年設立食品添加物調配場廠，其服務從原料使用建議、產品配方設計、食品法規諮詢外，尚能提供客戶更多樣化、客製化的產品。

　　除了秉持對產品的了解，更督促內部求新求知，確實了解客戶需求與國內外市場的脈動。秉持著專業、務實的經營理念與客戶共同成長，研發部賴經理表示：未來將努力爭取國外特殊原料、功能性、添加物、保健食品代理銷售，並且創立自有品牌。

管理挑戰

• 紙本記錄、人工盤點，無法追溯原物料及成品保存期限，導致延後出貨。

• 訂單採購、銷貨進貨利用Excel流水帳紀錄，不但重工且無法即時產生報表。

• 客戶/廠商帳款無法掌握，傳票甚至仍用人工紙本記錄，財報產出困難。

• 人為紀錄存貨、手寫記帳錯誤率高，帳務處理效率低落。

導入效益

• 「批號管理」紀錄每樣產品及原物料的有效期限。快速查詢庫存效期。

• 系統取代Excel，以進銷存串聯到財務管理，報表產出快速，減少盤點時間。

• 透過應收帳款對帳單縮短與客戶帳款核對時程；自動分錄產生會計傳票。

• 每個如期結算上月成本，搭配報表核對，庫存準確率已達90%左右。

從made in Excel到系統管理

　　當天訪談對象為研發部賴經理以及會計部詹小姐，他們提到公司剛起步時由於業務量不大，基於成本考量，都是透過Excel檔進行管理。訂單、銷貨、採購、進貨…通通利用Excel流水帳紀錄，格式需由人員先行編定。

        會計部詹小姐說：「每次報價要開一個Excel檔，銷貨時又開啟一個Excel檔，然後報價明細又要開啟另一個Excel，一直在做重工的工作。」查詢時，則需從好幾個Excel檔中找；且製表格式無法即時產生報表，必須透過額外時間製作跟整理，常常因人員疏忽不小心把檔案刪除，而無法產生主管要的報表。會計帳雖有會計系統使用，但由於僅紀錄應收應付方面，無法與進銷存進行串聯；傳票部分甚至還是使用人工紙本記錄，財報產出有困難。

　　因應業務版圖擴大，總經理希望透過系統管控進銷存，並串聯到財務管理。以系統取代Excel，方便人員查詢歷史資料，讓報表產出更加快速，減少人員查詢時間。

資訊透明化、流程串接到位

　　近期食安問題嚴重，產品追溯問題不僅受到食品業界關注，對於生技行業而言亦同重要。談及原物料及成品的保存期限，先前不僅須透由Excel管理、由倉管人員紙本記錄，並且需要定期進行盤點更新紀錄，故往往出貨時才會發現已超過有效期限導致延後出貨。為解決產品追溯問題，此次導入透過「批號管理」紀錄每樣產品及原物料的有效期限。

        由於接單後就可自行查看紀錄，不需等到倉管人員回報，各單位就可透過報表快速查詢庫存效期或已超過有效期限的產品及原物料。 人員先前尚未接觸過系統，故起初對USER來說除了複雜還是複雜。第一個念頭就是要建立的資料無限多，慢慢的產生一種抗拒感及無力感。輔導過程中透過E-learning學習，以及顧問的說明、建置順序規畫，加上主管內部進度追蹤，讓資料建置這一關慢慢完備。

　　透過每次輔導做流程梳理、跨單位溝通，將整體流程前後串聯及通知方式擬定出來。除了流程擬定之外，同時在每次會議中請人員依照訂定流程上機模擬，加深對於系統操作的印象。針對通知所使用的憑證，預覽確認內容呈現並做自訂憑證進行格式及內容呈現調整，後續可以有效率的由系統產出。會計部詹小姐表示：「以前都需額外做主管要求想要看到的報表，現在只要有即時打單產出報表方便許多」。

庫存準確率90%、帳務處理效率UP

　　會計部詹小姐：「以前會計傳票都是手寫，現在已經都由系統自動產生，減少許多手寫次數。」從即時打單，應收\應付部分從以前整理發票及Excel對帳改變由系統進行產生對帳單外，傳票可以由系統產出。透過落實打單提高單據正確性、帳務處理效率提升，每月20日前能如期結算上個月的實際成本。搭配每月抽盤與庫存明細表核對，庫存準確率已達90%左右。

　　系統上線後，人員可以依照自行需求找尋固定檢核報表(訂單出貨明細表、預計進貨明細表、應收帳款對帳單…)達到管理需求並且提升工作效率。

更多案例