專案管理的重要性？新趨勢如何幫製造業的專案管理更高效？ | 鼎新電腦
文：吳欣珊
具有一定規模的大型產業，其內部有大大小小的專案流程在同時執行，以利進行公司在各組織於不同面向的任務，專案管理因此應運而生。當組織需要發展新事物，或舊有事物的流程再造，例如新據點的分公司開拓、架設新網站、新設備架設建置重整等專案規劃等，針對上述任務，專案進度管理也有其存在的必要性。
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專案管理是什麼？
專案管理是負責人在有限資源條件下，運用系統性的觀點、方法與理論，對應各條列項目的工作進行有效管理，從專案的投資決策開始到專案結束的整體過程進行規劃、組織、分派任務、協調、控制等，以實現專案目標，其可運用在所有類型企業。
專案管理者不僅是執行者，身為專案從頭到尾都參與的人，過程中需進行時間、成本、品質、風險、合約、採購、人力調度等方面進行全方面管理，確保專案依循進度執行。因此專案管理可協助企業處理需跨領域合作的複雜問題，實現更佳的營運效率。但專案管理其重點在於完成專案目標，因此專案進度該如何掌控並管理是執行專案時的重點。
專案管理的3大指標
在專案管理上，雖然項目繁雜，但運用於專案管理的關鍵有範疇、時間與成本三個要素，這三者組構成平衡關係並相互關聯，作為專案成敗的關鍵指標，也是俗稱的專案管理三角形，只要對其一進行調整，另兩者都需變動。
專案管理指標1：專案範疇
指專案設定的範圍，牽涉到專案整體品質、作業細節複雜度、專案協作層面、產出品質、專案執行項目來界定整體專案範圍，形成規模，產生專案預期結果，過程中可能有其他因素導致範圍增加或減少，端看整體專案狀況而定。
專案管理指標2：專案時間
指專案預計執行的整體時間軸，其會跟著範疇與成本變動而變化，內容含括專案時間軸、投入專案實際工時、分配規劃時程、階段任務時程等進度掌控，確保整體作業時間管理。
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專案管理指標3：專案成本
涵蓋人力物力的有形或無形成本，包含資源的協助，用於專案的工具、設備或支援等，包含財務預算、團隊人數、設備設施、協助資源等，用於專案的預算管控也是專案管理的重要因素。
當範圍越廣泛，會增加專案完成困難度，同時影響時間拉長與成本增加的問題；專案範圍縮小，則可能時程縮短，成本提升；若縮減成本，專案範圍與時間都不變，則可能影響專案品質。專案負責人需要在各限制條件間取捨，關鍵是取得這三者之間的平衡，在限制中進行管理，完成專案。
專案進度管理的5階段
整體專案管理需依照流程順序進行，確保作業流程順暢，階段式運作讓專案管理進度便於掌控，確保專案在管控下逐步完成進度需求，實現專案目標。而實際專案進度管理的過程分為5階段執行：
專案管理階段1：專案成立提出企劃
這階段屬前置作業，確認專案所需的商業需求，並提出預計採用方法與實做方式，說服企業在計畫時間與預算內完成此專案，且針對專案管理團隊啟動會議，確保專案開始前的所有必要工作皆能執行完畢。初始提出企畫作業由專案經理負責完成，專案管理團隊的其他成員協作等。
專案管理階段2：專案規劃準備
這階段成立專案團隊並啟動專案，開始製作細節計劃書，含括專案範疇、工作內容、品質管控、計劃資源、時程計算、預算控制、風險評估等，確保專案執行前，所有產出與管理工作進行細節規劃，專案經理與團隊成員負責完成計畫書內容，其他合作單位則進行協助。
專案管理階段3：專案執行
企劃書規劃完畢，開啟執行管理分派驗收與產出交付等作業。執行主要確保專案經理在分派、檢討與驗收等專案作業內容，確實分配到各協作工作組別裡，而各組別確實接收並執行對應任務，且接受監督工作。
專案管理階段4：專案進度監控(開發測試)
專案執行途中，流程需進行現況控管、解決問題並管理溝通等文件處理與留存，確保整個專案進行過程中，開發測試等作業流程進度狀況與問題都能有效紀錄與追蹤、分析及檢討處理﹑後續有其他計劃進行也能依循紀錄確認，避免作業錯誤再度發生。
專案管理階段5：專案結案
專案執行後段，完成最後產出與驗收，進行核閱處理、行政作業、結案報告與會議開啟、並進行專案後檢討作業，主要確保專案最終產出能確實驗收，結案相關工作也能有效完成。
執行專案管理最重要的關鍵
專案管理是不論在企業組織內，或製造現場力執行生產時，都會出現的一種任務進行模式，但在推動專案管理時，經常會出現執行時的各種問題點，以下4點是執行專案管理時，最重要的關鍵：
關鍵1：迅速解決問題
主動發現問題，解決專案中遇到的各種狀況，管控整體專案進度如預期時間內執行，以利時間軸內完成專案。
關鍵2：跨部門及團隊溝通
專案的完成困難在於資源掌握在各部門手上，如何在時間內完成多部門之間的溝通協調，合力完成整個專案，是專案管理的極大挑戰。
關鍵3：同時處理複雜事務
專案沒有SOP，執行事項可能有時間上的重疊性，意味著可能有多種問題在專案執行的同一時間發生，如何在短時間內解決各種複雜問題，是專案的一大考驗。
關鍵4：具備時間觀念
時間是專案最重要的元素之一，如何進行專案的預判、控管各單位的協作時間，以符合專案進程，讓專案如期在表定時間內完成。
以現有的專案管理基礎下，許多企業內組織會選擇使用專案管理工具協助掌控專案，市面上也有需多協助專案管理的工具能協同控管執行方向，依據不同的產業，對專案管理工具的條件需求也不相同，因此如何研究符合自身企業的專案管理工具，也是管理者在執行專案時需要審慎思考的部分。
為什麼製造產業更加需要專案管理？
製造業的專案進度管理，因應現今的專案型製造模式，除了原先專案規劃設定的產能目標外，對於客戶所需的產品規格、設計開發需求、採購請購零件製造、組裝測試、驗收包裝等流程作業需要更嚴謹的規劃與管控。與一般的專案管理比較之下，對於時間的調配接續、各單位的時程配合度、製造料件的交期等都需要更加精準的時程掌控能力，以確保整體專案進度能持依循計劃進行。
新產品開發的管理
鑒於現在少量多樣的市場需求，在新產品的設計開發除了依據客戶需求協商洽談、提出專案規劃、確認所需規格，在多部門溝通作業後才能進行設計開發，內部作業除了硬體規格確認與程式軟體設計的作業協商，後續追蹤生產零件採購與製造，最終的規格檢核與出貨都需要專案進度管理執行生產前後的作業流程管控，確保少量多樣的生產製造能依據專案時程完成。
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量產計畫的實施
生產製造在時程上需要更精準的時間掌控能力才能準時達交訂單，運用專案進度管理執行量產計劃，確保物料到貨時程能接續生產計劃執行作業，讓生產流程不間斷，也能在訂單達交時程規劃產能預估並實踐，針對計劃內容與製造現場狀況隨時調整，以符合實際量產需求。
產品開發的軟硬體管控協作
在製造現場，運作開發除了零件配置，軟體開發也須同步上線，專案進度管理能檢視作業協作時程是否於預期計劃內實行製造、組裝、測試與驗收系統等設備運作流程，由於軟硬體於產品開發作業流程中，合作協調是專案能否成功極其重要的環節，使用專案視察時程，進度管理確保偕同作業內容執行狀況，確保整體作業都能於預期進度內完成。
未來AI幫助製造業執行專案管理的3種模式
在製造業的專案管理中，不同階段裡AI會呈現不同作用，從監控、預測到提供自動化支援，推動製造專案的進度可控性，提升整體及運作管理效率，以下是AI幫助製造業執行專案管理的3種模式：
1.提前分析規劃：
根據歷史數據，AI可以分析、並預測未來專案會面臨到的可能風險、延誤狀況和成本損失，幫助團隊提前辨識可能問題，制定更加準確的專案計劃；經由 AI的計算能力，自動優化專案排程，考慮各種資源的搭配及協調，以最大程度地提升資源利用，省下專案執行時的溝通時間。
2.實時監控和回報：
藉由感測器技術和物聯網的結合，AI可以整合兩者執行監控整體製造過程，讓管理團隊能夠即時了解生產狀態，以利專案進度管理；AI也能生成即時報告，提供有關進度、資源使用狀況、風險等方面的數據，確保進度如專案規劃執行，發現並解決潛在問題，根據實際生產狀況，適度調整專案計劃。
3.自動化支援：
AI智能可以自動辨識專案內項目，依據時程自動排定應執行順序，並提供建議的解決方案供專案團隊參考，這種自動化模式可以幫助專案執行時減少失誤等時間延誤問題，提高產線生產效率。
近年來從後端的資料分析AI走到前台的生成式AI，人工智慧科技的快速發展有目共睹，未來的AI助理在製造業內可以做到在產線端全方位的支援，藉由在中控平台內的資料及數據統整，從專案計劃和排程，到即時監控和決策支援，解放產線中既有的繁瑣工作流程，減少人為失誤及降低人力成本，都能為製造業提供更高效、靈活可靠的專案管理解決方案，推動專案執行效率，讓製造產業面臨客製常態化、多種複雜專案的時代，也能快速掌握專案進度，讓專案管理不再困難。
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運用中控平台幫助製造業專案管理的3個優勢
如上所言，客訂需求的高度變化、軟硬體的同步開發等變因，都讓許多製造業者在這波大環境變化中逐漸跟不上腳步，被動執行的結果易發生效率不彰，更多成本支出等問題，因此具有整合管理的中控平台，加上AI協助製造業的專案管理，是未來輔助員工在製造現場工作的利器。而運用中控平台輔助的專案管理有以下3個優勢：
軟體平台內建置專屬企業的知識
企業專屬的經營管理、制度、工法、工業機理、原先的算法模型等知識餵養AI平台大腦，歸納成專屬於企業的經驗模板，學習並深化，未來新專案開啟時，系統可即刻建立多種專案模板，快速成形關鍵路徑，加速專案規劃效率。專案中的例行會議紀錄、問題檢討等改善對策也可經由平台集結，作為下個專案推動的依據參考。
追蹤實時變化數據，有效梳理待辦環節
當軟體平台結合AI智能大腦，運作外部相關數據，結合算法模型進行AI訓練，做出相關預測、模擬與決策，輔助企業判斷未來專案執行模式，同時結合內部企業的專屬知識封裝內容，依據廠內的數據變化進行運算及整合，梳理現有專案的待辦事項，推動專案能符合實際變化狀況進行管理。
依據實際變化，推送專案各項任務需求
規劃路徑與判斷關鍵任務的同時，即時蒐集數據，排出專案裡並推送到各執行單位的任務卡，推動專案各種任務的銜接能力，當依客戶需求進行設變，相關數據即時更新，重新推送需求圖面、專用料等相關資訊給各單位變更執行，推動製機準確度及物料安全庫存動態監控，加速設變進程，降低設變不及的時間和金錢成本。
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製造業運用專案管理的成功案例
東毓油壓佔國內油封製造廠95%市場佔有率，以油封的油壓機械設計生產與製造，於全球擁有極高市佔率與及品牌知名度，自創『Tung Yu』品牌產品行銷全球六十餘國，躍升亞洲最大的客製化油壓機械供應商。
每月在手專案超過100個，每個專案中可能有70、80個任務，為了提升產銷會議開會效率，生管花費半天時間彙總整體專案情形，但仍有進步空間。以提升專案管理效率的前提下，東毓梳理目前專案管理出現的兩個狀況：
1.重工導致時間浪費
在手專案的任務進度資訊散落各單位，包含設計開發、電控、資材、產品組裝，藉由使用管制表管控訂單的階段進度是否如期，確認每月出貨訂單金額能達成目標，各部門需在各單位Excel上更新進度，造成重工維護等時間損耗。
2.專案進度無法快速掌控
以往各單位週一部門會議前後花費1天時間確認並維護進度到各單位Excel表上，PM再匯總資料到總表；生管需花費半天確認現場專案進度狀態並更新總表現況；PM每週五產銷會議前，需花費半天時間匯總各專案進度，才能掌握實際專案執行狀況。
藉由導入專案進度管理系統後，改善了時間瓶頸：
1.平台查看各單位任務狀況並執行任務提醒
設計、電控單位可直接透過工作項回覆進度，不需填寫Excel並透過SFT報工，資材、廠務單位只要落實日常進貨單建立、組裝進度的SFT回報，即可即時更新各任務進度，且可直接讓PM與部門主管掌握細項，也可以時時提醒任務執行人，需要優先執行哪些任務，降低人員疏漏而逾期且影響後置任務的狀況
2.專案狀況垂直透明，便於掌握進度
專案進度透明規劃，搭配各單位內部控管需求，將各大階段計畫繼續往下展開，各單位主管透過專案進度明細表可直接內部確認執行進度，透過各單位人員進度回報與ERP資料更新連動，不需格外更新到管制總表。
透過專案進度控管平台，搭配現場進度與工時回報，建構完整資訊分享平台，讓內部能快速掌握所有訂單狀況與溝通處置。東毓訂單達交狀況提升5%，專案如期率提升10%，專案落後天數由20天減少到10天，加速訂單機台出貨速度，機台繳庫數增加11%，支持現場空間利用率提升，產能增值。
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總結
不論是企業內部或製造現場，專案規劃執行已是每家公司在執行新品開發或組織內部不同程度的偕同任務時，行之有年的模式，但如何整合多部門溝通，運用專案管理工具追蹤流程，合作讓專案達成目標需求，則是專案負責人需要思考，也是企業在各種專案運作上可以提供協助的地方，更是未來企業可以成長開拓新戰場的關鍵。
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