怎麼挑專案管理工具？專案管理工具如何幫助製造業？ | 鼎新電腦

文：吳欣珊

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市面上有許多應用於專案管理的工具或軟體，但功能大多類近，且現有的專案管理工具多以企業內部跨單位專案執行為主力，少有連帶製造現場的作業需求而生的專案進度管理工具，該如何應對公司現有需求挑選專案管理工具，是之後製造業在處理大大小小與設計部門的專案合作上需要思考的問題。

目錄(點擊可直達段落)

• 挑選專案管理工具的3要點須知

• 專案管理工具的常見功能

• 市面常見專案進度管理工具介紹

• 專案管理工具可以為製造業解決的3個問題

• 製造業的專案管理工具有什麼優勢？

• 結論

挑選專案管理工具的3要點須知

由於專案類型範疇可大可小，挑選專案軟體進行管理也須因應公司營運實際情況、企業文化、團隊習慣等多重因素而定，故在專案管理工具能協助公司內部的專案進度追蹤前，需要了解三個要點，對應公司狀況近再行挑選專案管理軟體：

預算大小與範疇規模

企業大小規模不一，大規模組織與小規模團隊所擁有的資源也有差距，在組織規模越龐大，架構體系繁雜，需求的軟體功能就越多，適合的是一套完整功能的專案管理工具；小企業團隊在前期預算有限的狀況下，則以最需要的進度管理功能為主，未來需要再行加購不同功能。

審核嚴謹與彈性變動

對於大企業來說，由於部門眾多，決策在專案內會持續增加，若須主管機關或客戶稽核，則須設下審核限制，有階級的專案權限分配與審核關卡需求的專案管理工具，是制式化管理流程的大企業所需要的；小型組織或新創團隊多數都以扁平組織運作，因此需要的是高度彈性需求，例如權限開放與編輯彈性等，確保專案執行中資訊流暢無礙，便於追蹤專案與子項目進度。

整合多種軟體與資訊流通

以往多數企業或製造業都使用EXCEL進行專案進度管理，含括甘特圖繪製、PERT圖顯示作業流程、任務進度條列，聯絡單位資料整理等不同作業需求，但多半都使用不同作業軟體執行，容易降低作業效率；在資料傳送到各單位後，也因後續資訊流通不同步而造成溝通落差，不即時的溝通也容易造成專案進度落後。大小企業的專案強度需求不一，如何挑選有效整合管理且即時的專案管理工具，是企業與製造產業都需思考的關鍵。

但要了解自家企業的特性、專案內容、實際目標，挑選適宜工具才能事半功倍。

延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標

專案管理工具的常見功能

由於專案管理工具是整合以往在專案執行中，所分散於不同軟體的工作內容，包含聯絡溝通、進度執行、作業紀錄等，這些功能整合後協助專案進度管理並完成目標，以下8項功能是現有專案管理工具所常見的服務項目：

跨裝置運用

現有的作業系統都能於多裝置中呈現，網頁、電腦或行動版應用程式都能顯示，不論是辦公作業或現場製造都能檢視，以便專案執行中能隨時機動處理，即時反應等。

檢視任務管理系統

各單位在協作專案使用時最大困擾是任務進度各自管控，任務進度資訊不流通，也會因此降低專案計劃進度，當各單位的執行進度集中管理並能隨時視察所有任務，確保進度沒有遺漏，也可省去多方溝通時間。

整合試算表格

不管在成本或是執行成效等數據呈現都需要試算表格執行，但多單位的數據該如何統整進行管理也是一大問題，在同一個軟體內建構表單並填寫，提升數據透明度，也方便由軟體整合計算，確保成本控制等數據狀況。

跨帳戶的工作行事曆

專案團隊由於成員眾多，在行事曆安排上以往都是以個人為單位自行建立，但行事曆流程作業不透明，需核對甘特圖一個個確認成員的安排進度為何，耗時且效率不高，以個人為單位整合在專案管理軟體的工作行事曆上，可有效檢核專案進度與個人進度狀況是否相符，以便進行檢討與計劃調整。

甘特圖表

在進度追蹤常見的圖表，不論是整體專案進度或子項目的進度規劃都以甘特圖表顯示作業狀態，但跨單位執行的子項目圖表為各單位獨立作業，資料往復確認也耗時耗力，藉由同一專案進度管理工具進行各甘特圖的建立，作業執行與修正都能一目瞭然。

 延伸閱讀：甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優劣完整介紹

Saas解決方案

這是現今許多軟體作業模式，訂閱制隨選隨用，且因系統建構於雲端，相對消耗公司財力與物力較少，以月為單位選購對應所需團隊規模的方案，是專案進度管理軟體彈性應用於各規模與各類型企業的重點。

多種工具偕同管理應用

在以往的專案開展時，須常態在多種工具如郵件、試算表、日曆、硬碟與即時通訊間不斷切換作業紀錄並確認，手續繁雜，資訊不夠即時也容易造成傳達錯誤，作業進度也會因此拖延。當所有工具整合在一個軟體內即可查看全部內容，方便所有專案人員進行檢核與管理，降低紀錄出錯頻率，提高專案進度效率。

雲端系統連結

提供足夠空間的雲端硬碟，即便專案範疇較大也能協助多種檔案儲存，也是現有許多公司選擇雲端伺服的原因：不佔實體伺服器空間，也同時省下技術維護成本。

由於專案管理本身需要多種工具的整合，才能有效處理專案後續進度的追蹤和執行，而專案管理工具應具備的，包含即時性、溝通性、多子母專案的連結性等，都是專案軟體工具需要能在同時間處理的重點項目。

延伸閱讀：滿足單一或多種專案的進度管理軟體

市面常見專案管理工具介紹

市面上有許多專案進度管理工具可供公司選擇，但規格與功能都有差異，也有各式專注部分功能如甘特圖或任務進度管理的專案管理工具，這邊主要介紹的專案管理工具為全球性，且推出多項方案運用於大小企業的Asana與wrike。

Asana

Asana最重要的特性是各式數據與子項目流程圖表化，介面設計能手動拖曳任務並創建內容，或導入現有CSV格式建立專案，除了便於管理專案任務與改變進度外，也可用於記錄不同文件並作為專案日誌使用，可隨時回朔查看舊任務。也提供工作負載視覺圖，讓專案負責人隨時調控分配工作量，平衡團隊工作量。自訂模式的自由度較高，也能進行視覺圖表顯示，適合運用於中小企業體，除了介面與功能可彈性調整，也同步提供不同企業體系與彈性收費的方案供選擇。

wrike

2006年成立，與Asana較為不同的是商業方案提供的功能，有提供大型企業所需的雙重驗證、密碼政策、存取權角色設定、管理員權限與稽核報告等階級式呈報，也可自訂訪客類型與准許功能等，適合用於組織多的大型公司，但相較Asana功能較繁雜，費用收取模式與專案管理軟體使用調整的彈性較低。

雖然功能規模龐大，但現有的專案進度管理工具多數應用及整合於公司管理階層，也就是作用在公司內部的專案管理，但現在少量多樣的接單製造形式，讓製造產業也需要使用專案管理工具進行專案進度追蹤，卻有現場運用此類工具卻仍舊無法處理的問題。

專案管理工具可以為製造業解決的3個問題

製造產業的專案管理，橫跨公司組織與製造生產現場兩個區域的協同作業，其溝通作業與協作流程比起一般專案管理有更多的進度變因，製造產業的專案管理工具，除了上述所介紹的服務項目外，還需另外增加與客戶端的協調溝通與製造現場的進度管理並統整，才能實際為製造產業帶來管理上的助益。

研發部門與製造現場的協商溝通與整合

製造業如需進行專案進度管理，多數都用於新產品開發作業管控，如設備開發這類與客戶需求高度連動的產品訂製生產，但以往都是研發部門與客戶協調後不斷修改設計，但後端製造部門等待確認耗時，或是相關修改指令來不及傳達，導致生產出非需求設備，造成成本損失。專案管理工具除了剛開始的任務排程進度管理外，重點在於客製化設計修正後的更新，藉由軟體同步且有效傳達到製造現場，讓資訊即時流通，隨時因應設計變動生產採購、製造流程與預算控制等作業。

掌握產線單一設備、整條產線的機台輸出狀態

製造業的專案由於最終目標仍為是否準時達交客戶訂單，製造時程的掌控，是專案進度工具幫助管理的首要重點，追蹤產線的產出狀況是最終產線能否穩定生產的關鍵。由於設備製造在生產作業中的零件使用量大，製造步驟眾多，透明化管控單一機台或整體製造作業流程，檢視生產環節，掌控整體進度，進行產線監控，警示作業異常點，反饋作業進度並給予處理建議。

確保專案檢視風險與專案進度異常的透明度

因製造業區分為研發設計與製造部門，專案管理工具的附加任務是提升專案進度的透明度，這會影響兩個部門之間的專案計劃協作順暢，確認設計作業的規格與製造需求擬定任務與目標，推動任務路徑確認執行時程，後續進行生產進度追蹤並監控異常數值，反饋製造問題點，讓研發部門根據問題改善作業流程，控制並降低專案風險。

製造業的專案管理工具有什麼優勢？

裝備製造雲-專案進度管理是鼎新專為機械設備製造商專屬的Saas訂閱軟體服務，作為製造業的專案管理工具，省去建置軟體的空間與維護成本，幫助製造業進行專案研發與產能的整合專案運作，使專案進度管理協助設備製造業省時省力且準確達交。下列4點是鼎新裝備製造雲-專案進度管理能為機械設備製造業提供的功能：

管控透明的智慧平台

專案進度管理的智慧平台系統智能化、自動化能協助各種任務智能派發與後續追蹤，進行異常情況管理，並輔助圖示及數據呈現整體專案作業情形，設備製造業的設備規格與專案等經驗彙整至平台，建立訂單可用知識資料庫，推算最佳專案路徑，實現專案進度透明化、智慧化。

專案流程自動預警與建議

設備客製化程度高，任務繁雜，且使用零件多，物料週期也長，專案管理工具協助釐清任務順序，即使遇上設變頻繁，即時更新於生產任務系統，協助物料與管理人員控管時程，追蹤進度，警示關鍵問題環節，找出作業癥結點。專案計算模型協助統計關鍵路徑下的任務進度，追蹤預警提醒專案負責人並提供專案建議措施；非關鍵路徑異常，系統則提醒任務負責人於限定時間內處理，避免生成關鍵路徑節點，拖累訂單交付週期。

掌控製造業客製化的三大效益

整體流程進度追蹤

提供經營層與管理層視角觀看整體專案進度狀態，即時掌控專案進度，追蹤出貨時程，控制生產狀態時的風險異常。

進度環節掌控

生產作業流程透明，掌握專案進度關鍵節點，即時發現線上作業異常，避免造成時間與物料損失，錯誤作業的損耗。

跨部門協作

跨部門即時溝通，發揮跨單位溝通同步率，不造成資訊傳遞障礙，提高訊息正確性與時效性。

PDCA循環的專案管理協助

藉由PDCA循環，提升專案作業執行力，依循專案計劃目標建立相關子路徑並執行作業，反饋專案進度，協助提升專案除錯能力．系統協助專案追蹤預警，並提供異常發生處理建議，透明化路徑使專案進度透明，可使用不同維度觀測整體專案綜和績效，優化專案檢討能力。

鼎新秉持著未來的數智化趨勢，藉由數據驅動企業跳躍性成長。電腦輔助決策協助企業營運，企業知識經驗累積導入，透過每次專案運作優化，形成企業專案專屬模板，可於後續開啟新專案時一鍵導入，快速產出專案計劃，讓專案進度管理協助製造產業建立溝通機制平台，使專案資訊即時傳達，協助企業未來數智經營。

延伸閱讀：多種工具整合的Saas專案進度管理

結論

科技持續進步，數位化未來是不論個人到企業都不斷進行的轉變，專案管理工具的應用也不只用於企業內部的專案執行流程，製造產業面臨少量多樣的訂單趨勢與協作生態圈體系成長下，使用專案管理工具協助跨部門運作、追蹤產品設變，達到客戶所需，推動企業成長力道，提升企業競爭力，數智未來將是未來企業的一大助力，也是未來企業的成長趨勢。

延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標

內文資料來源：

裝備製造雲-專案進度管理

該如何挑選專案管理工具？

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