e化導入指南-如何導入ERP系統？

文：

e化指南

導入方式的選擇

由於每家資訊廠商的ERP系統皆有其本身系統架構、修改、安裝等不同的複雜程度，加上企業本身需求條件的差異，因此並無一體適用的ERP導入方式，但是在企業導入ERP過程中『顧問諮詢』對於系統導入的成效是有相當關鍵性的影響，一般而言，顧問必須對於特定產業的企業營運模式及資訊科技、系統方面有相當程度的認知、了解，才能協助企業在導入ERP時尋求最適合企業運作的系統流程。 因此，若企業所選購的ERP軟體公司能提供顧問導入服務，對企業而言當然是較佳的選擇，然而無論是選擇資訊公司、企管顧問公司或是企業自行規劃的系統導入服務，大致可以區分為三種導入方式：

1.全面性導入

作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套 ERP系統來連接全部的事業部門或相關部門，藉由這樣大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進式導入

若以導入的風險為思考出發點，主要是選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，並節省全面導入的龐大花費。但是企業就必須付出等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性ERP系統的漫長時間成本。

3.快速的導入

企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

ERP的導入程序

上面，我們說明了三種不同的導入方式。不論企業選擇哪一種導入方式，其導入程序皆可以區分為專案計劃階段、教育訓練階段、作業流程擬定階段、正式上線階段等四個階段，可參考下圖ERP導入程序建置圖了解系統的導入過程與執行步驟。

1.專案計劃階段

企業內部必須組成導入該ERP系統的專案小組人員，因為ERP的導入牽涉企業內部所有部門的運作與協調，並非單單只是資訊部門的職責，其專案小組人員須對公司現有流程知之甚詳，以便對應用作業需求與系統流程作修改，同時與顧問師針對專案時程、組織架構、整體流程、各式表單使用時機等，透過分工專責的方式可以提高企業電腦化上線品質及工作效益。

2.教育訓練階段

為促使使用者能熟悉系統，以利後續系統正式上線，ERP廠商會針對專案小組成員或主要使用者提供不同課程之系統教育訓練，了解ERP的特質及效益等以作為日後企業ERP導入的種子教練，而企業內部也會完成ERP軟體安裝及測試，讓client端的使用者能隨時上線操作練習，另一方面如基本資料的收集、資料/料號編碼的原則、BOM表的架構、系統作業流程/欄位說明等等，也會在顧問師的指導、說明下陸續完成系統上線前的準備工作。

3.作業流程擬定階段

顧問師與專案小組針會對企業作業流程與系統流程作對應檢討差異性，並整理出需客製化修改的部分，作出需求分析報告，同時也會開始進行系統的各式基本資料建檔〈廠商、客戶、料件、產品結構等〉、內部資料模擬測試及子系統的模擬測試等，循序漸進的教導使用者及管理者熟悉、操作ERP系統。

4.正式上線階段

在系統正式上線時，顧問師須全程參與上線，以確保資料發生異常或錯誤時，在第一時間能即時處理完成，另外最後導入過程，必須將所有會議記錄及相關文件整理留存，例如新編製的編碼原則、標準工作流程作業書、ERP系統操作手冊等等，避免日後因為企業內部人員之異動，導致企業無人可以繼續維護該ERP系統，確保ERP系統可以順利在企業內部可以制度化的執行與運作。

結語

「找對的人、做對的事」可以讓ERP系統的導入達到事半功倍的效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業ERP系統能順利導入的關鍵， 然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。

以上的內容，應能讓您大致了解企業為何需要ERP系統，以及成功導入ERP系統的關鍵是什麼。然而，複雜的導入評估以及難以預期的導入風險卻也常常讓企業對e化導入為之卻步。其實，好的系統公司不僅能協助企業做好e化的評估以及導入；在導入過程中更能藉由其豐富的實務經驗協助企業完成營運流程的改善，進一步提高企業的競爭力。透過專業的顧問協助您做更有效的評估及導入規劃，就能讓您更快速完成企業的e化建置，提高競爭力。

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