備貨是什麼？完整了解備貨的內容與關鍵優勢 | 鼎新電腦

文：吳欣珊

備貨 備貨管理

在產品貨物交期確定後，從備料採購，訂單確認、生產計劃、製造到送入倉儲暫存，備貨完畢並在指定時間內執行運送至客戶指定區域或位置，才算完成訂單內容。該如何備貨到準確配送，是製造業在交期管理中最後一個重要環節。

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• 什麼是備貨？備貨與倉庫的關聯性？

• 備貨的工作內容

• 備貨的主要功用

• 備貨的方式

• 備貨的成功案例分析

• 備貨時使用智能倉儲的4大優勢

• 結論

什麼是備貨？備貨與倉庫的關聯性？

備貨是指準備貨物的過程，作為配送前的基礎工作，依據客戶需求採購料件到製造生成產品並提取貨物出貨的一系列作業流程。

包含具體採購或運送的商品類型、商品規格、商品數量等，備貨人員需要掌握相應的貨物存放相關知識，確保商品儲存時的品質狀態，控制監測商品庫存數量，確實管控，做到倉庫商品先進先出，不過量儲存產品，占用資金週轉，也能確保後續配送的物流作業能正常執行，排除重複配送所造成的成本與時間損失，並符合交貨週期的計算。

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備貨的工作內容

不論是採購送進倉庫的備貨或是作為配送前的準備環節，備貨含括兩個基本作業：聯繫與採購貨物及儲存貨物。

聯繫與採購貨物

其為備貨對外部聯繫作業的一系列計劃流程，與主要為進出貨作業，包含採購的物料入庫、其他物料入庫與最終的產品出庫等不同需求工作，主要有下列4點：

制定需求計劃

依據客戶配送需求，制定備貨需求計劃，包含需求貨物品種、數量、貨品規格、出貨時間等細節與時程規劃，同時連動多部門開始進行比如物料採購等需求作業，確保後續備貨計劃作業與實施情形相符，並作為後續建檔的備貨流程。

供應商選擇

對欲採購供應商的綜合條件如供應週期、報價等環節進行評估，選擇合適供應商。如供應商數量多，在品質條件相當、供應時程差距小的情況下，可適當請供應商們進行報價，維持供應商間良性競爭，也可降低採購成本。

發出採購訂單

確定供應商後須請採購部門發出採購訂單，依照所需數量簽定訂貨合約，如企業本身有常態貨品或物料，發現物料不足原先庫存水位也必須同步申請補充採購以備平日所需。

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商品入庫驗收

確認供應商送貨時程，對送達的貨品進行數量清點、品質的核對與驗收，確保依循企業原先訂單所需求規格內容，後續進行入庫作業使物料數量正確顯示於帳上，並持續進行後續生產流程作業。

儲存貨物

主要針對已入倉存放貨品，平時儲備物料、物品、完工產品的管理作業，進行清點與品質控管的各事項確認，重點有以下3點：

儲存數量

在一定條件下，企業根據營運狀況，確保配送業務能正常運作，所制定的合理庫存數量，其受到客戶需求量、配送週期、配送過程需求與配送客戶的管理條件等因素皆會影響產品製造速度與存放數量，一旦庫存數量過多，則有資金積壓問題。

儲存時間

儲存產品目的是為了即時滿足客戶訂貨需求，準時出貨，因此需確認產品的生產週期、生產數量與確保產品狀態管控，在不影響基礎備貨數量下，避免產品儲存因時間過長而導致產品品質生變。

儲存空間

倉庫儲存空間大小也會影響到產品存貨狀態，有規劃與合理配置的倉儲也便於管理與備貨，確保倉庫有安全空間的前提下，能讓備貨時程縮短，採取先進先出原則，避免提早生成貨物堆積過久造成品質問題，揀貨出貨快速，趕上客戶需求交期。

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備貨的主要功用

在倉儲的備貨作業在於推動企業生產商品後將貨品以正確數量，並準時配送至客戶方的重要作業，其對於企業的功用有下列2點：

配送的後續作業順利進行

備貨人員對於產品的認知，熟知供應商的供貨能力、成本、時間等訊息有一定程度了解，依照企業需求進行補充庫存，維持生產基本；即時依循客戶訂單調配現有貨物，使產品的配送業務順利，透過良好配送服務，獲得企業信譽，協助企業發展。

節省空間並減少配送成本

合理建構倉庫備貨數量與庫存結構，減少不必要庫存占用前提下，降低庫存成本，在提高貨物尋找的效率下，也同步降低產品配送成本。也由於調整了庫存結構，使企業有了擴大業務空間，加強企業適應市場變化，提升企業在市場的競爭能力。

備貨的方式

製造產業執行備貨，需考量不同面向需求進行準備，但為了提高效率．主要有兩種不同的備貨模式：MRP系統備貨與JIT拉式生產備貨

MRP系統備貨

MRP系統為物料需求計劃，針對物料的品種、數量、交期等方面資訊要求運用MRP系統進行管理，即便是少量多樣的物料需求也能鍵入相關資訊，將客戶的需求計劃、供應商的供貨資訊、自家工廠的配送計劃進行統整，同步一次生成採購計劃，如需求有變動，相關數據輸入系統，系統會自動運算重新編排採購計劃，運用MRP系統進行備貨，可簡化採購步驟，批量採購，管理運輸，減少庫存並降低配送成本，提升配送效率。

使用MRP進行備貨的步驟：

1.商品查詢：

透過商品或物料的快速分類查找，依照此次生產所需額度制定優先原則。

2.生成計劃並簡化採購：

依據客戶所需生成採購計劃，並涵蓋後續採購週期與生產週期搭配，按需採購同時確保充足的L/T時間與採購預算，避免突發增加額外採購費用，並在系統中制訂採購人員的採購範圍與權限，規定限額採購與許可權層級，同步建立供應商清單並進行品質認證。

3.控制庫存數量：

於系統設置每一種進貨的商品或原料，規劃最大儲存量與最高儲存期限，到達設定值時系統將發出警示提醒，確保庫存水位維持標準不過度儲存。

4.查詢採購單號與付款：

透過系統建立的採購單號、供應商號碼追蹤採購合約與訂單的實際執行狀況，並運用系統確認產品性能、產品數量、交貨日期與採購單內容、報價單與發票金額是否一致等各項資訊相符，後續執行付款。

JIT拉式生產備貨

為依據生產型態進行備貨的模式，JIT的理念體現在生產上為準時進或、準時生產、準時銷售；而在配送上則是準時進貨、準時配貨、準時運送。適時適量並準時進貨為JIT關鍵，進貨如太多或太早則增加庫存，提高成本；進貨太少或太晚，則影響生產與配送時間，影響企業效益與信譽，運用JIT方式備貨，一方面確保產品貨量的準確性與產品品質，另一方面也能確保確切與即時的運輸。

使用JIT進行備貨的流程：

1.執行看板管理：

看板於生產各站點作為傳遞訊息的資訊板，為生產指令、取貨指令、運輸指令，用來控制生產量與調節生產計劃的管理方法之一，由後方站點向前方站點取貨，避免站點中不必要的產品堆積，達到準時化生產，提高生產效益並活化庫存。

2.確認需求量執行訂貨：

採購人員透過JIT看板信號得到物料需求訊息後，運用供應鏈使用的外協看板與供應商溝通有關採購商品的供應訊息，即時確保採購需求並執行訂購。

3.確認進貨時間：

依據客戶需求的不同交貨時間，備貨人員需先制定供應商提前將需求物料送達倉庫的具體時間，並規劃後續生產計畫執行中的產品生產數量統整併保存，以符合客戶交期。

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備貨的成功案例分析

成立於2000年的聖威光電，設計與製造高速光電收發模組、光電元件與光機整合、光學次模組，以研發創新為基礎穩步成長，運用技術驅動企業各部門運營。因疫情爆發影響供應鏈，除了料件供應不穩，客戶端需求連帶定期稽核成常態，每站製程都有不良狀況下，為了滿足交期與產量，也產生產量過剩問題。

為了品質與訂單達交這兩大目標，在原先營運過程中發現2大癥結點：

1.備料掌握不佳

產品號依供應商進行拆分，一物多料導致庫存難以進行控管與歸納，延長整體備料作業時間，導致料件晚買或漏買，影響後續生產計劃。

2.存貨庫存不明

製程良率低但找無改善點，為了滿足出貨而導致半成品、成品堆積；若從品質控管來檢視，通測、環測、終測等不同階段的半成品與成品共用品號，無法歸納品質狀態外，生產加工指示無法明確指令、可出貨庫存數據無法確定，備貨狀況不佳。

在重新塑造備料備貨整體流程並制定管理模式引入系統後，有了以下改善：

1.備料提升物料清晰度

從三大痛點細究，提升備料能力以打造專屬存貨政策進行改善。以存貨政策分類，依需求調節最適安全庫存量與補貨點，與備料計畫執行，照存貨分類監控進貨時間供需調整交期，並依照交期追料；存貨政策分類以存貨水準制訂與監控，耗用量波動大之關鍵料搭配安全庫存做請購提醒；業務單位根據過去歷史銷售資料，並通知生管、物控進行算料備料，如此維持並提升庫存周轉天數，加強備料精準度。

2.加強品質控管提高可出貨庫存

以品質追溯規劃制定分析、改善矯正與預防對策，期望建構品質組織，標定追溯範疇，制訂檢驗項目及作業標準、生產品質異常管制等相關規範。

生產品質持續穩定後，可明確定義品質組織，並標定追溯範疇、制訂檢驗項目及作業標準與生產品質異常，管制規範可利用ERP與iSPC報表進行追蹤分析，例如品號批號追溯表、製程能力報表等，開立檢討會議時可查看廠商不良原因分析表進行討論。

藉由系統數據力，讓備料與品質管理精進，釋放積壓存貨，降低重工損耗，聖威訂單達交率提升28%，生產齊套從27%提升至76%，製程準時完工從27%提升至33%，讓整體備貨效率得到最有效提升。

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備貨時使用智能倉儲的4大優勢 

現今邁向智慧製造的時代，外在局勢不斷變化的情況下，許多製造業者都已主動建置了自動倉儲系統，但規劃不當的倉儲仍有不易找料形成耗時與呆滯庫存的狀況，如何有效率的做好倉儲管理是備貨時必需了解的要件，而智能倉儲除了延續自動化倉儲的要素，規劃現場倉儲庫位建置，更能串連ERP系統，即時更新採購、生產、產品備貨資訊，提升內部配送效率。以下是使用智能倉儲的4大優勢：

倉庫建置規劃節省空間

依據工廠需求與現場倉庫狀態計算場地大小評估執行模組化設置，節省倉庫空間並活用零碎空間，達到存儲物料的最大效益。

生產領料/完工入庫揀貨快速

自動化倉儲可執行物料自動存取，節省人工找料時間成本，同步執行料件入庫與出庫動作，不需手動紙本登錄，提升倉庫作業效率。

訂單出貨庫存清楚

條碼管理庫位並進行出貨單條碼化管理，執行先進先出，省下勞動力與尋找時間，備貨完畢系統自動執行扣帳，出庫對應系統庫存，使料帳一致。

倉庫盤點減少誤差

串聯ERP系統將庫位與物料直接整合，領用物料與備貨完畢出貨後即時扣帳，減少盤點作業誤差；工單BOM的料件庫存水位示警，協助即時採購，避免生產或備貨不及。

備貨的所有流程與作業主要體現在倉庫收發貨與倉庫內的物品管理，但在現今少量多樣化的訂單模式，除了採購週期變化快速外，也連帶增加倉庫的管理困難度，智能倉儲除了自動化外，從倉庫管理的根本解決作業現場問題，讓料帳一致，提升現場作業效率，縮短備貨時間，提高企業接單的韌性。

延伸閱讀：智能倉儲系統-倉庫升級智慧工廠大邁進！

結論

在執行備貨的過程中，作業內容都與倉庫息息相關，如何更好的控制庫存不採購過量導致倉庫堆積，引發後續的管理困難；不採購過少導致生產停滯，交期延誤，是備貨時需和採購與倉庫管理進行整體規劃協調，提高備貨效益，並在交期內將貨品交至客戶手中的根基。

延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業的重要性！

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內文資料來源

智能倉儲系統-倉庫升級智慧工廠大邁進！

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