德亞樹脂創造無紙化環境 加速資訊傳遞

流程記錄是溝通最佳橋樑

文：黃子豪

德亞樹脂股份有限公司

發布時間： 2018-08-22 13:58:00

內稽內控 進貨銷貨管理 ERP 表單電子化

誠信至上品質領先－德亞樹脂

　　德亞樹脂股份有限公司，主要是生產合成樹脂與特殊塗料方面，產品應用範圍有紡織業、橡膠業、膠帶業、皮革業、塗裝業、帷幕牆業...等，在市場競爭上，把握在誠信至上品質領先之公司文化，特別將傳統化工製品精細化多功能化，賦予較高附加價值，提供下游業者良好品質，可以安心使用的產品，自然就有競爭力，在一片低價大量生產的市場中，闖出一片天地。

　　公司一直以穩健保守來經營，除了自己有設立貿易公司在中國外，東南亞市場都是經由多年日本關係夥伴的經銷商在各地扎根，將來主要目標會放在泰國，為打開東協市場的初步建立一條出路。

會成功的人，是學習他人的經驗

　　舊DOS系統是由單一人員維護，系統優化時也有盲點，針對單一需求部門進行系統調整，只能解決單點問題卻造成全面性影嚮，且軟、硬體搭配也是一大難題。為了改善公司的多據點管理工作，期望新系統e化可建置多公司管理制度，讓同仁在同一環境下作業，即時連線有效管理中國昆山公司的庫存。

　　德亞在評選ERP系統時，對於精細化工業行業，就是有非常多的製品與複雜的交錯製令，所以這也慎選ERP關鍵項目之一，也期望能夠幫助我們完成許多以前無e化管理的許多步驟，譬如：批號與倉庫管理和出貨...等。

　　鼎新擁有豐富的導入經驗及大量成功案例客戶。成功案例客戶之一茂康公司已經使用多年，非常大方分享導入經驗給德亞樹脂同仁，再透過鼎新系統規劃的說明及功能呈現，將過往問題一一排除，最後德亞樹脂決定選擇鼎新，成為軟體應用最佳伙伴。

▲德亞樹脂導入團隊由左至右。許貴川部長、溫秀雲次長、林有志副總經理、蕭秀玲組長

提出問題，往往比解決一個問題更重要

　　導入ERP過程中，最重要的關鍵因素是人，人員的配合是上線的成敗關鍵，在此還是特別要感謝德亞樹脂各單位主要負責人，盡心盡力全力以赴支持ERP系統的建置與徹底執行，只要缺少任何一個部門的支持，都會使系統難以順利上線。觀察同仁們平時工作負荷，調整增加人力，都是必要的工作，特別是在舊系統、新系統同時併行時，是比以往未導入前增加一倍的工作量，需透過人力調配協調，分擔同仁們壓力來解決無法上線致命的缺口。

　　以德亞公司此次ERP導入的專案，也感謝副總支持協助，充分授權給同仁，並積極關心與與會協調，才能順利完成系統上線。德亞目前各部負責執行ERP的同仁，平均年資都在20年的中間幹部，對於公司工廠內部營運流程，都是瞭若指掌，然而學習鼎新的ERP系統是一項挑戰，初期的線上學習，許多同仁們工作與家事二頭燒，皆需利用下班時間學習新系統，是相當辛苦，也藉由鼎新提供大班課課程服務，透過講師與學員的互動式教學，讓上線操作更加順暢。

　　更重要的是真心感謝24小時不打烊的鼎新ERP戴士真顧問，能夠順利成功上線，戴顧問功勞苦勞都是功不可沒。顧問直接輔導，其實對於初次接觸ERP系統的德亞樹脂是非常重要的，顧問專業讓同仁大家認同，發揮顧問在行業專業知識，帶領德亞樹脂伙伴，將德亞目前面臨的流程瓶頸，透過即有系統功能逐一突破，顧問不單單只有ERP單純的技術觀念，『熱心』、『耐心』、『高EQ』都是溝通上最重要素，再次肯定與感謝戴顧問的辛苦付出。

德亞ｅ化過程中，最大困難有幾點：

1. 要求新舊系統同時併行，人員工作負荷太大。

2. 現場生產與物流人員難以接受新的作業模式。

3. 同仁對於新系統功能較不熟悉，因此有所抱怨。

4. 僅以部門方便行事，而自行調整流程。

德亞e化過程，解決方式如下：

1. 讓同仁了解系統上線是不可逆，且上系統目的是讓營運更加順暢。

2. 提供正確觀念，並說明系統帶來的效益。

3. 透過鼎新顧問輔導及大班課程的輔助，確保人員對於系統熟悉度。

4. 以會議行事，進行需求討論及觀念宣導。

為求精準，行事需嚴謹

　　德亞樹脂為求精準，導入鼎新完整內稽內控ERP系統，過程中，同仁輸入單據時，系統管控相當嚴謹，因此數據出現問題時有跡可循，可即時進行資料調，讓後續財務數據更加精準。無論是品號編碼、庫別編制，為了讓同仁們能快速簡易辦識，並將品號與庫房進行對應，讓現場人員可明確辦識，以免入錯庫。

　　以往在舊系統只有一個大倉庫觀念，為方便人員辦識，在新系統導入時將庫別區分至78個庫別，以至於填寫單據過程中，造成第一線人員輸入不便，經由顧問建議後，調成為16庫別。原料效期對於德亞是相當重要，也在此次導入運用鼎新系統提供批號管理納入管控，有效管理原料效期，減少產品不良率發生，提升產品良率。

流程記錄是溝通最佳橋樑

　　德亞ERP系統上線，許多重覆輸入與手工傳票工作都e化，電腦也是可以多機使用和遠端連線，在EasyFlow電子簽核上，雖然只有請採購，但也代替了以前的手寫傳真等方式，減少錯誤與失誤率。此次導入請、採購單是德亞樹脂單據量最多，常在流程追蹤及回覆過程中，成造人與人責任歸屬問題，副總提到未導入電子表單前，常常單據遺失，或延誤簽核以至於人員會推責，藉由系統流程，可得知單據進度，『凡走過必留下痕跡』可即時記錄簽核時效及回覆意見。

　　在數十年前即自行開發專屬系統, 舊系統上提供了非常完整且詳細的各式報表，因此也習慣於隨時取得即時營收, 財務及生產等資料，為了確保ERP上線後也能隨時取得營收狀況並維持原有的閱讀方式，選擇利用BI 快速製表的特性, 將常用的營收報表移植到BI 上。但只取得上線後的營收資料，並無法看出整體的營運狀況，尤其當營運的歷史資訊都能由舊系統取得時，更希望BI 的報表能確實且完整的呈現營收趨勢。

　　然而歷史資料與現行ERP 的資料存在著品號編碼的落差, 要將兩個不同系統的資料放在同一個天秤作比較，著實得下一番功夫才行。經由林副總的大力協助，歷史資料順利載入BI 系統，使高階主管們都能看到近年的營收數字及各期的比較, 不因更換系統而產生資訊落差。有了營業部的成功經驗後, 各部門所需的報表也陸續在BI 系統上開發，因而使BI 系統的效用極大化。

與時俱進  擴大資訊化應用範疇

　　在嚴刻的競爭環境中，企業爭相採用最新資訊應用管理於提高產品品質、加快效率、降低成本、增加滿意度。IT應用儼然成為企業在競速時代生存並脫穎而出的必要條件。面對科技日新月異的瞬間躍進管理模式，鼎新團隊能與德亞樹脂的伙伴一同努力，邁向全面e化，將目前管理能夠籍由BI系統應用功能，呈現更有效的管理報表，讓管理者能即時了解狀況解決問題，應用EasyFlow流程引擎來達到資訊e化，讓整體e化管理更加便利性、敏捷性與可靠性，也期許鼎新團隊能持續精進產品及服務，並持續維繫與德亞樹脂合作模式，為德亞樹脂資訊化的投資發揮效用、體現價值，進而讓德亞在資訊化應用的路上更進一步。

▲感謝德亞樹脂專案團隊及專案負責人林有志副總（左一）接受鼎新專訪。
鼎新電腦PM經理周桂霞(右一)、顧問陳純錦(右二)、顧問戴士真(左二)

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