千加科技以BI打造零時差供需溝通平台，全面提升組織彈性與服務績效

文：唐可欣

千加科技

發布時間： 2023-09-01 11:28:00

千加科技簡介

千加科技創立於2001年，專注於半導體、記憶體、封測、液晶面板、發光二極體及太陽能等相關零組件與耗材經營，擁有20多年海內外各知名大廠代理及銷售之豐富經驗，結合優秀的技術服務團隊與原廠支援，提供客戶兼具「品質」、「效率」與「合理價格」的產品與服務。

疫情與戰爭改變產業供應鏈生態，上下游恆大，代理商面臨各種存銷挑戰

近年來外在因素變動頻繁，造成原物料短缺、貨運塞港、人力不足、物價飆漲，使得原廠不得不以接單生產模式轉為預先生產，除了拉長交貨時程，甚至要求代理商事先提出年度預估計畫，不但加重下游存貨與資金壓力、壓縮貿易利潤，更讓任何急單或訂單變更成為供應鏈上的不定時炸彈。

「不只上游給壓力，客戶也會擔心斷料或漲價，所以每次下單的量都會很大，我們必須同時跟客戶和原廠來回溝通、達成共識。」千加產品眾多，以往要追查未出貨訂單相關資訊，如採購交期是否有異動、訂單交期是否有異動...等，都得靠人工逐一查找、標記，再提醒窗口追蹤改善，容易忙中有錯而造成遺漏，所以數據即時性與正確性就成為自動化的主要目標。

千加科技孫偉嵐總經理接受訪問時表示，主動掌握數據變動，是防錯的重要關鍵：「因為代理商品多樣化，與部分供應商採用年度議價，價格雖不至於起伏過大，但最大的挑戰在於交期，造成遲交的因素很多，我們除了靠BI評鑑供應商的價格與供貨能力外，同時也利用BI緊盯訂單遲交率，並設定標準、依序改善，像現在業助打訂單，因為有達標數字的壓力，同仁就會特別再三確認預交日這個欄位，降低溝通誤差引發的訂單變更。」

「千加採購的需求大部分來自接單式採購，多變的交期則是最困擾的一件事，交期一變更，若前端業務沒有掌握好，就會影響我們對客戶的承諾。」財務行政部許經理認為：「由於這方面ERP較難完整呈現，所以各部門之前都得靠Excel作為溝通橋樑、每天花很多時間維護報表內容，業務必須找到對應的採購變更單、交期變更等紀錄、參考任何可能影響準交的因素，才能判斷最後的交期，如果數字來不及更新，那就可能會耽誤到次日才回覆，有BI這個溝通平台後，整合了採購、資材與銷售的資訊完整資訊，就不怕找不到檔案或出現任何數字誤差了。」

縮短手動更新的時間落差，BI供需平台以敏捷反應創造更多業績

千加代理品項絕大多數為日本進口，資材統整業務回報客戶需求及庫存資訊，但過往所有資訊都要經由電話逐一溝通詢問，造成資訊不及時，資材部資深同仁Michael說：「這方面BI幫了很大的忙，現在業務可以自己登入系統，查詢任何品號的最新狀況，還能整合採購單、連未入庫的資訊一併提供，我自己除了節省一天一到兩小時的報表整理時間，又因為少一層手動維護的作業，順勢也降低了錯誤發生的機會。」大幅提升數據準確性及溝通效率，也不會延遲下單或來不及出貨，現在資材可以隨時掌握即時庫存與出貨進度，判斷最適採購時機，以達成供需最佳化。

千加業務為達成業績目標，透過BI掌握客戶商品銷售趨勢變化及銷售底價變動，一有落差會積極與客戶聯繫，主動掌握客戶需求，提升溝通效率。另外業務單位為了使庫存更加活絡，會主動關注「安庫警訊」，例如已逾半年未銷售品項，隨時提醒業務的注意，有效預防庫存積壓。

業務部詹副理說：「透過BI掌握了即時的銷售資訊，BI能更清楚地釐清與分析客戶產品歷史銷售狀況及銷售底價歷程變化，由於我們銷售商品多樣化，不用系統根本沒辦法查詢某些時間區段的表現，現在要追蹤過往的報價、出貨狀況就變得非常方便，與客戶做年度議價時也更有依據。」除了掌握業務單位的報價成功率、客戶商品銷售實績外，業務單位也將以往人工目標管理經由BI呈現目標營業額達成分析，使老闆與業務同仁可以看到一致的數據進行檢討改善。

「過去看呆滯料，常受限於資訊籠統不準確，現在透過BI存銷比分析，則能更快找到癥結，掌控每家客戶的寄銷倉，當客戶領用量太高時，即自動對應補貨，每個月再檢討存銷比的趨勢，若領用量不如預期，則探詢客戶是否稼動率變低？或有其他原因造成？雖然是落後指標，但對於庫存管理也有很大的幫助。」財務行政部許經理表示：「現在BI可以直接依時間維度篩選排列，未來只要資材部門提供資料，就能檢討業務是否因為錯誤判斷備料而造成呆滯料，輕鬆凸顯每位同仁執行銷貨流程的績效。」此外也可利用部門別、客戶別、產品別等多維度來分析庫齡，能有效評估安庫與採購策略是否適切，BI的預警功能更能主動提醒異常，不易因人為疏失造成企業財損。

更彈性、快速地反映現況，供企業高層做出更有利的決策

「快速正確的決策」可讓企業緊抓住稍縱即逝的商機，是創造高營收的關鍵因素，過去千加每個月會請業助統計各種商機報表，但是人工整理非常耗時，現在經由BI讓業務主管可以掌握業務接洽中的商機數是否足夠、重點推進短期內有機會簽約的案件、業務手邊的案子是否循序漸進的經營、眾多未結商機中，挖掘推進停滯的案件。

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圖說：業務主管可以快速掌握當月每種商機的新增、接單的筆數，是否有足夠的新商機經營，針對戰敗及久未成交商機進行檢討，全盤掌握所有影響成敗的關鍵。

建立預警機制，主動通知異常，降低營運風險，杜絕任何可能造成的損失

導入BI前，若發生缺貨或逾期等缺失，通常要等到事情發生之後才有機會檢討，被動管理難免造成損失，千加因此設定「訂單逾期未出貨」、「客戶未收款預警」、「即期品預警」、「商品安庫預警」、「存銷比異常預警」、「採購延遲交貨異常預警」等預警報表，當數字異常或未達標的時候，主動通知相關人員處理，及時扭轉頹勢或避免損失擴大。資材部資深同仁Michael表示「像是即期品管理，導入BI前，只能依賴盤點時順便清查，很難剛好在過期前發現，現在有了即期品預警報表，一鍵產出過期與即將過期的品項明細，可及時通知業務施行後續對應計畫，將損失降至最低。」此外BI在報表中呈現每個批號剩餘的有效天數，讓業務更清晰掌握每批即期品出貨的輕重緩急。

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圖說：上圖為千加即期品預警報表，每月由資材提供業務相關資訊，檢討已過期或有效期低於90天的品項，

並研議後續處理方式。

圖說：上圖為訂單逾期未出貨明細，優先關注需要儘速出貨的品項，BI預警報表能在各方面協助企業降低風險，並用最省力省時的方式進行重點管理。

配合查驗方需求資訊，COA質量管制表隨選隨製

千加客戶要求隨貨附上COA品質檢驗報告，因應不同客戶需要留存的報告格式不同，因此要產出多種不同格式的檢驗報告，非常曠日費時。資材部彭主任說：「管制表常常得符合客戶臨時的需求，指定品號、時間跟樣式，不同產品檢驗項目也不一樣，以前只有當站人員知道某些限定的內容，現在則能利用BI直接拉取需要的檢驗項目與時間區段，甚至客戶提出懷疑某批號使用上有瑕疵，可以調出同時段同批號產品的Beta走勢，驗證是否有環節出錯。」

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圖說：以BI快速生成COA質量管制表，可對照不同品號、批號與時間區段的檢驗結果。

設定共同目標，觀察改進歷程，規劃更順暢有效的內部流程

財務行政部許經理表示當初會想要導BI，是想好好利用這10年來累積的ERP數據，挖掘更多管理決策時可依循的方案：「後來BI在資材整合這塊展現了很好的成績，也因為資訊通透以後，我們越來越清楚怎麼做事會更有效益，同時也優化已導入的ERP流程。」而且「除了速度變快，也強化了分析的深度與廣度，像是以前業務申請交通費、交際費，主管可能看一下就簽了，現在用BI自動派送報表，部門主管可全面掌握上月整體到個人費用發生的項目，看是否有異常變化的發生，更合理地管控費用支出。」

由於千加內部注重工作效率，以往過去各部門需要透過人工整理KPI，透過鼎新顧問規劃，改由BI完成相關各項績效指標分析、快速凸顯需要改善的重點，對跨部門協作的流程與時效有很大助益。財務行政部許經理說：「用會計報表舉個例子，千加對於財務單據的精確度要求非常高，自從以BI量化統計、設定改善目標後，傳票與結帳收款單的準確率與即時率都達到百分百，也因為數字透明、正確、好查詢，目前已經做到週二同仁申請的費用，星期四就能支付給同仁。」另一個大幅成長的是「單據一次成功送簽率」，透過指標監控及檢討，大幅降低人為登打疏失，BI上線僅僅四個月，該指標由65%提升到90%，節省非常多業務審核退單重送的時間。

千加科技孫偉嵐總經理認為，套裝軟體都有其先天限制，每家客戶需求不同、管理重點也不同，BI在這方面就比較靈活，能依照每個人想要的視角擷取分析維度，自己決定要呈現出現欄位資訊，協助使用者更快得到需要的內容，節省比對與整合時間、同時降低人為失誤：「我可以利用時間、客戶、部門、業務員、產品線等不同維度，觀察營收變化，也能經由BI驗證業績獎金的正確度、提升獎金核算與發放效率，最重要的是，讓公司每個流程都緊緊相扣、管理不脫節。」

鼎新電腦BI顧問廖詠如在訪問時提出，千加科技以「決策訊息透明化」為專案目標，顧問協助規劃千加目標管理、代理品牌營銷管理及存貨管理機制，提升各部門管理的頻度與速度，並按實際表現進行檢討改善，一再顯示出這個「零時差」的溝通平台，讓組織的方向與反應緊密連結，不斷優化流程與提升價值，短期內已大大提升內、外各種營運數字，效果立竿見影。

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