艾肯娛樂精進內部管理流程 提升資訊應用價值

創新改革的實踐者

文：陳冠任

艾肯娛樂

發布時間： 2018-06-14 14:30:00

財務會計管理 雲端行動應用

公司簡介

　　艾肯娛樂(icantw)成立於2013年10月，業務範圍涵蓋網頁遊戲、手機遊戲(Web Game、 Mobile Game)代理及營運推廣，同年代理遊族網絡網頁遊戲大作『女神聯盟』。

　　透過代理韓國、中國的遊戲，並延伸營運至台、港、澳地區，讓各地區玩家皆能享受良好的遊戲與品質。

　　而艾肯娛樂除了善用資源：結合了各金流與網路平台，讓產品效益最大化之外，也與媒體維持相當良好的關係，培養了許多高忠誠度的玩家，讓艾肯娛樂在遊戲業界知名度不斷的上升。

創新改革、精進管理

　　艾肯娛樂上市不久，是一間新成立的公司。在企業內部管理流程仍處於一個摸索、正在進步的階段。艾肯娛樂為了拋棄過去紙本作業傳遞的費時、費力以及查詢不易的痛處，選擇導入鼎新EasyFlow.net系統正是為了精進企業內部作業以及管理效益。

　　在總經理以及營運長的支持下，艾肯娛樂財務經理：呂秀婉經理著手這一次的企業電子化推動工作，讓EasyFlow.net於2016年1月正式上線。

刀不磨要生鏽，人不學要落後

　　由於艾肯娛樂在遊戲產業屬於營運商的角色，連結遊戲廠商與消費者之間的關係。因此，不只是外部的資訊，在企業內部也有相當驚人的資訊量在進行傳遞。過去企業內部採用紙本送簽的方式來傳遞訊息，然而日積月累的資訊量始終成為了負擔，除了使用者難以查詢、追蹤，管理人員為了統計、繪製報表也花費了不少心力與時間在資料整理上；過去亦發生過紙本遺失狀況，讓管理者決心導入系統來改善企業現況。

　　過去艾肯娛樂在傳遞表單簽核時候，總是遇到：找不到主管、不知道專案經費申請是否核准，導致錯失良機、企業流程控管不佳、事件責任追朔不易。在財務部人員統整這些資料報表，也花費相當多時間，甚至透過加班來完成財務報表彙整。

把握得住時間就是金錢，而抓不住就是流水

　　在財務經理的支持下，透過EasyFlow.net自製表單功能來製作多項事務型表單；第一階段上線的表單共有7張：請款單/請採購單/預支單/零用金申請單/出差旅費報支單/用印申請單/商品申請單。

　　透過系統的流程設定，讓使用者只要上網填寫內容並送出，表單就會依照管理者制定的規則來解析流程，並且傳簽到指定的主管手上；不必擔心找不到簽核人員或是落入表單無從追蹤的窘境。然而簽核人員就算在因公出差在外，也可以使用MCloud來進行簽核，幫助企業內部作業順利進行；大幅提升作業效率，使專案可以順利進行。

1. 友善的介面
   以使用者為導向的介面設計，讓第一線使用者可以一目了然；對於需要填寫的欄位達到資料控管目的。

2. 加速部門訊息傳遞
   標準化的流程設定，讓跨部門、跨單位的表單也可以快速傳簽；訊息溝通更便利。

3. 向電子化靠攏
   把日常行政/作業一步一步推向電子化方向，讓艾肯娛樂達到真正資訊化，成為更Smart的企業。

　　系統拋送過的作業資料，都會忠實地記錄在系統裡。後續財務人員透過管理程式，即可輕鬆地收集紀錄並彙整出報表或圖表，提供決策者分析並決策公司下一階段目標與策略。

　　財務部呂經理在導入過程也分享自己的想法，希望在請/採購單上做專案預算的控管，在後續每月或每年進行專案結算時候，可以輕易的匯出該專案的預算以及實際花費，提供行銷單位作為依據，決定下一期的行銷策略與方法。而透過用印申請單管理，也可以管理大大小小的合約文件，達到文件管理的效果。

　　這些小小的習慣與動作，大幅減少了時間成本，提升了企業行政效率，讓企業內部各專案可以順利進行，進而帶來收益；也逐步落實電子化管理所帶來的成效。 透過EasyFlow.net企業流程管理系統，將企業知識與成功模式，完整的傳承下去，邁向永續經營。

從無開始 步步累積

　　艾肯娛樂與鼎新的合作，讓鼎新的服務團隊能夠參與一間初創企業的成長，陳冠任顧問在進行專案輔導的過程中，感受到財務經理呂秀婉的認真努力，積極的帶領全公司一起參與這一次的資訊化行動；也因為呂經理的用心，交付並完成顧問所指派的作業與建議，才得以讓EasyFlow.net系統發揮極大的功用。

　　第一階段的系統上線輔導雖已告一段落，但是真正的系統應用價值才正要開始發酵。相信後續艾肯娛樂可以妥善利用鼎新系統，讓管理者可以依據系統資訊進行內部流程檢討或進行最佳決策；洞悉企業管理瓶頸，調整內部作業流程，朝更深度使用方向進；未來將繼續朝向企業資訊化邁進，達到一個真正的電子化企業環境。

▲感謝艾肯娛樂 呂秀婉 經理(中)接受鼎新專訪 
左為鼎新電腦EasyFlow.NET黃子豪 經理，右為鼎新電腦EasyFlow.NET陳冠任 顧問

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