甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優劣完整介紹 | 鼎新電腦

文：吳欣珊

甘特圖 專案管理 專案進度管理

企業在執行專案類、時程圖表等時間跨度較長的流程事項時，經常運用EXCEL繪製甘特圖來執行相關圖表化並追蹤執行進度，而甘特圖的誕生也一定程度協助了專案規劃時的易讀性，甘特圖的作用，優勢與劣勢也對企業帶來影響。

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• 什麼是甘特圖？

• 甘特圖的組成與製作5步驟

• 甘特圖的3個主要用途

• 甘特圖的優勢與劣勢

• 甘特圖教學！製作甘特圖的2個做法

• 專案進度管理工具如何活用甘特圖？分析4大優勢！

• 活用甘特圖的成功案例

• 結論

什麼是甘特圖？

甘特圖，Henry Laurence Gantt在1910年開發，為條狀圖的橫移時間軸展現圖表，顯示專案、進度及其他與時間相關系統，隨時間進展的圖表。在專案管理中，甘特圖能顯示專案的起頭到結束，端點連結的關係，可透過甘特圖監控當前任務進度，也可監控子母任務的各自進度。其可應用範圍為專案規劃管理，過程控制，機場規劃、個人計劃、通信科技等大小領域，都是甘特圖能執行的範圍。

甘特圖的組成與製作5步驟

甘特圖裡的每個長條即代表一個任務，長條順序與長度代表何時開始的及所需時間的執行內容，而甘特圖通常涵蓋以下項目：每個任務日期、持續時間、任務內容、執行者、完成時間點或檢核點，通常甘特圖的還可顯示每個任務的連結，幫助管理者了解專案整體與執行狀況。

而以下5個步驟，是甘特圖無論使用何種軟體製作，都要執行的部分：

甘特圖繪製步驟1：定義時間區域

每個專案都會設定開始時間與結束時間，在甘特圖上應如實呈現，如有新增專案內任務，則依序時間設定，但某些時候依照客戶需求而生的專案可能有時間外任務，這些項目則需要新增日期，以便於甘特圖上辨識。

甘特圖繪製步驟2：新增任務

在時間軸較長的專案裡，有明確時間的項目才能有效新增至甘特圖裡並進行可視化，並具體呈現時程規劃狀態，協助團隊與執行者清楚專案流程並開始實行項目。

甘特圖繪製步驟3：項目連接性

專案裡有各種大大小小的任務，但在大型專案裡，部分項目有執行先後順序性，為了讓專案執行團隊達到資訊順利，使專案進展順利，甘特圖可協助辨識每個項目之間的接續性，讓執行者清楚任務先後順序並執行。

甘特圖繪製步驟4：完成點檢查

完成點並非指整個專案完成，可能是專案內的其中項目執行完成的驗收，另依照不同產業，驗收方式也有多種形式，如會議、項目開始時、專案階段結束、階段完成點等不同形式的驗收方法。

甘特圖繪製步驟5：計畫變更修正

專案內容由於隨時變動，甘特圖依據專案內容新增刪減與時程變動，並隨時因應調整，讓甘特圖呈現輔助專案計劃順利推動。

甘特圖的3個主要用途

甘特圖不論是企業內部的專案執行，或是製造業的生產進度，甘特圖能協助管理者對於進度層面的營運，不論是專案內部管理各種大小任務拆分，或確認每個任務的接續性輔助整體專案進行，協助監控進度狀態，依據需求調整專案計劃內容。而以下3點是甘特圖的主要用途：

規劃專案活動

大型專案活動需要多單位進行協作與協調，但瑣事眾多也容易發生管理者無法追縱所有項目的狀況，甘特圖的主要能力是將項目簡單化並圖示化顯示，以便管理者追蹤整體專案的大小事項與流程進度，並推動後續執行狀況。

延伸閱讀：如何加強專案管理？了解管理關鍵3大指標

規劃產品生產時間軸

生管在確認訂單的整體生產狀態與流程進度時，依照客戶需求的交期將結束時間訂定外，如何照生產數量與採購確認材料交期、與產線確認設備狀態與人員配置等生產流程作業，其整體時間軸也須使用甘特圖進行圖表化，以便生管進行管理。

與客戶溝通說明的時間圖表

甘特圖作為時間軸圖表的選項，可清楚與客戶說明實際交付訂單與完成項目的時間軸，也可依照客戶所需的時間長度設定期望時間點，且也能讓客戶了解交付項目的範圍，完成每個項目所需時長，客戶也可清楚了解交付與整體實際作業時間，PERT圖也適用於顯示流程作業圖表，但於時間上較無法明確顯示。

 延伸閱讀：PERT是什麼？PERT圖如何幫助進度的規劃與控制？

甘特圖的優勢與劣勢

在執行專案時，時間追蹤與眾多事項管理圖示呈現，讓甘特圖在專案執行中有極高的重要性，但即使使用不同的軟體建立甘特圖，也有其不便性，有時也容易造成其他作業問題，下方列出甘特圖所擁有的優勢與劣勢。

使用甘特圖優勢：

專案時間軸整體圖示

為甘特圖的最大優勢為專案的圖表化且直覺呈現，可清楚顯示專案內各個項目的起始與完成時間，讓管理者便於概覽專案全況，同時監督專案內項目運作進度正常。

階段項目執行狀態

如上點所述，在各項目圖表化的情況下，管理者能藉由圖表了解每個項目的起始完成時間、項目連結性、項目節點銜接狀態等，前項項目的作業狀況如何影響到下一接續項目，並判斷問題做出決策。

依循專案狀態決定資源分配

由於專案多為團隊執行，每個執行項目各有不同執行者，運用甘特圖的可視化，確認依序繪製的甘特圖內項目狀態，使否過度集中在某個成員或集中在某時間點執行，造成團隊的不平均或負荷，以便均勻分配項目與規劃排程。

使用甘特圖劣勢：

耗時

制定甘特圖本身非常耗費時間，尤其使用EXCEL進行作業時，雖然現在有許多範本可供參考，但仍不夠直觀，且需花費時間調整設置才能符合現有團隊的專案需求。

用於專案規劃階段

甘特圖在規劃專案執行狀態的效果最為明顯，但專案開始執行後，圖表仍可顯示時間，但管理者可能需要運用不同管理工具進行聯絡、彙整等事項，運用工具繁雜，執行專案時須不斷切換其他管理工具，也造成專案執行的不便性。

圖表不便備註

甘特圖雖然能直觀簡化專案的執行時間軸，但專案內有許多瑣碎事項需紀錄，若在甘特圖上備註協作者與項目內容等資訊，容易顯得甘特圖雜亂不好辨識，須紀錄在其他管理工具裡，也因為不同平台介面，專案資訊整合相對複雜。

甘特圖教學！製作甘特圖的2個做法

由於甘特圖作為時間圖示表具有相當的直覺性，因此在專案管理內常態用來檢視時段內事件、區間與時段內應完成事項，下方列舉2項運用不同工具來執行製作甘特圖及步驟。

運用EXCEL製作甘特圖

EXCEL為最常態運用的工具，也是較多數被各企業體用來繪製甘特圖的工具。其步驟也不致繁雜，但相對大多部分的甘特圖選項都需逐項調，以下是運用EXCEL製作甘特圖的作法：

1.在EXCEL裡輸入項目名稱、開始時間、結束時間、持續時長與日期標示等訊息。

2.選擇時間範圍，格式畫設置並填充單一顏色，呈現甘特條狀圖示。

3.條形圖上下移動至所需的時間軸範圍檢視。

4.增加標題等其他待說明資訊並標示。

運用甘特圖軟體製作甘特圖

現在市面上已出現了許多能快速生成甘特圖的專用軟體，如Microsoft Project、TeamGantt、GanttPRO等不同軟體，其甘特圖繪製法類似EXCEL，但相對沒有EXCEL的做法瑣碎，以下是運用軟體製作甘特圖的作法：

1.打開甘特圖軟體並創建新項目。

2.輸入項目的開始時間、結束時間、持續時間等資訊

3.藉由內建的甘特圖圖示看到項目的開始與結束日期

4.在甘特圖內添加個時間項目，並設置開始與結束日期

5.依據需求在項目內增加子項目或目標等屬性

6.設好時間的條形圖可上下移動，排列適合的時間軸位置

7.增加圖例說明或標題等其他資訊。

現有甘特圖已有許多範本可針對不同屬性的企業或公司運用，但以現今的專案趨勢而言，僅有甘特圖無法滿足整體專案進行中的各式需求，因此如何運用合適的專案管理軟體，並同步涵蓋甘特圖的功能，讓整體專案能適時用運用合適的軟體功能，才能確保專案運作有效管理進行。

專案進度管理工具如何活用甘特圖？分析4大優勢！

製造業的專案管理比一般專案更加複雜，以機械設備業為例，從初始與客戶討論的設計規劃，到後續採購料件進行生產，專案執行時由於時間跨度大，執行項目變動因素多，因此使用專案管理軟體協助生成甘特圖等各式圖表了解專案執行狀態，並藉由軟體進度追蹤提醒作業，協助企業便於進行各項專案的管理執行，下面點是專案進度管理工具協助管理專案的4個優勢：

自動提醒任務時程進度

專案成立後，管理者最為頭痛的追蹤現場狀態是否完全遵照專案流程執行，在多項目執行的狀況下，難免顧此失彼，系統在登入之時即會提示待處理項目，點擊進去即顯示逾時、須完成任務與可提前處理任務等事項，協助管理者清楚現在專案執行狀態並核對現場生產營運。

▲點擊待辦項目，可顯示目前逾期任務與可提前處理任務

自動生成甘特圖與其他圖表追蹤分析

專案執行中會運用各式圖表檢核專案狀態，但也經常耗時在製作甘特圖等圖表，資料如無法及時紀錄，閱讀上容易造成理解誤差。專案進度管理工具的優勢是當資料確切輸入時，系統即可錄入資料，可生成多種圖表提供管理者檢核現有專案進度，是否落後或有其他專案狀況，即時做出決策。

▲系統自動建立專案甘特圖，游標點擊項目會自動帶入相關資訊與甘特圖位置

▲也可生成與專案相關圖表，自行更動不同維度顯示想看的圖表內容

追蹤工作流程執行狀態

在專案管理中，由於子項目下可能有多項細節須處理，甘特圖雖可以看到專案時間進展，但子項目細節內容無法在甘特圖上顯示，專案進度管理工具有電腦版與手機版，協助現場人員運用手機APP及時回報資訊，也可另外在任務詳情部分顯示現有子項目內的預計時間、工期、完工程度等進度細節，協助管理者即使在多樣專案與多樣子項目的執行狀態下，了解專案現有進度走向並付諸執行。

▲專案內各子項目的分層結構顯示，讓管理者清楚各階段執行狀況，也可切換甘特圖

任務節點對接提示

專案內任務需要各單位分散執行，最擔心的是任務卡關，或任務的需求未送達單位造成時間損耗，專案管理工具可協助路徑任務的異常狀況通知，並提供處理建議，於正確適當時間主動通知任務執行者，協助專案成員了解現有任務進度；前置任務延遲也主動提醒後置任務，同步資訊對接。

▲任務卡提示前置與後方任務，協助釐清任務對接情形

甘特圖是作為專案管理中的重要規劃工具之一，但一個專案要能完整執行，不僅僅使用甘特圖，團隊運用一個完整整合專案內大小事項，並能預警提醒的工具，進行所有事項紀錄、數據圖表產出、進度追蹤事宜，透過裝置查看任務進度與即時回報，是未來在專案內容不斷變動情況下的重點運用工具，協助企業執行並管理各種專案進度。

延伸閱讀：活用甘特圖的專案進度管理！

活用甘特圖的成功案例

甘特圖作為管理時間的圖示表，重要性不言而喻，不同的專案都能運用甘特圖進行處理，如何運用更好的管理工具執行專案，除了協助甘特圖的生成，並將所有聯絡、紀錄、行程資訊等重要專案執行內容統整在同個軟體內，免去切換工具的困擾，確保專案如期執行並完成，是專案管理者在執行時最重視的部分。 

國內首家通過ISO 9001認證的碎石機械製造廠，台灣碎石機具領域最具代表性的品牌啟銘機械，研發多種碎石機具，業務範圍涵蓋整廠碎石設備諮詢的規劃、設計、安裝、售後服務及操作訓練，以外銷多國的市場經驗與擁有多項獨步全球的結構設計改良，取得國內外23項專利。

但這樣大規模的機械設備業，在專案進度管理上卻因為以下問題導致無法準時交付訂單

1.路徑不清晰   

由於專長為砂石廠整廠規畫輸出，整廠專案與子專案任務眾多，原先專案使用甘特圖追蹤進度，但無法明確看出其中任務進度的負責人，也無法藉由甘特圖確定目前任務對整體專案影響程度。

2.任務追蹤不即時

任務眾多無法時刻追蹤，彙整狀態不明確，狀況更新不即時，上述三件事項在甘特圖上也無法顯示情況下，造成停等衍生客戶承諾交期無法如期，且客製化特性無法複製原有專案模式，幾乎從頭進行。

使用製造業的專案進度管理工具進行管理後，突破了以往接單時的困境

1.關鍵路徑規劃

系統自動生成甘特圖等相關圖表並自動追蹤分析，找出關鍵路徑，並自動串聯母子專案進度，確保各項子專案狀態都有各自的負責人進行管控，協助PM快速掌握整體專案狀態。

2.專案進度預警

所有進度流程透過系統判斷，自動偵測異常狀態並推送任務與建議執行方式，讓負責人能快速決策，確保專案流程不中斷，降低停等損失。

啟銘在導入專案管理工具後，於專案進度的掌握大幅提升，整體專案如期率增幅25%，提升訂單如期出貨，任務進度準時率增幅54%。接單目標從2.6億到3.2億，每年出貨機台從100台上升到130台。專案進度管理的效益提升，讓啟銘對接單準時出貨更有信心。

延伸閱讀：啟銘機械3大關鍵提升專案進度管理 扭轉有單出不了的窘境

結論

在現有的專案執行上，甘特圖已經是專案作業中的必要圖表，但現今局勢變動下，即便專案成立也有隨時變動的風險，如何讓資訊即時流通，高效省時省力的執行並管理各種專案，不論是一般企業或製造業者都需了解的重點，也是讓企業競爭能力更上一層樓的關鍵。

內文資料來源

維基百科-甘特圖

甘特圖入門知識：繪制專案的完整指南

裝備製造雲/專案進度管理

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