PERT是什麼?PERT圖如何幫助進度的規劃與控制? | 鼎新電腦
文:吳欣珊
以往在專案執行中,PERT圖表是常見專案內項目管理工具,能清楚剖析整體專案流程走向,估算計畫執行時間,合理安排人力、物力、時間、資金等前置資源配置,以應對後續專案執行狀況。PERT圖常與甘特圖一起並列用於專案,一樣是流程規劃,但其組織與思考面向方式有所不同,而PERT圖可以怎麼幫助專案進度規劃與控制?
什麼是PERT?
PERT(Program Evaluation and Review Technique),又稱計畫評核術,針對不確定性較高的工作項目,以網路端點圖規劃整個專案,以排定期望的專案時程。在PERT圖內的項目皆由圖形節點構成網絡圖,節點內代表項目中任務,箭頭方向則標明任務順序,並標示出開始新任務前必須完成那些任務。
PERT圖主要目標為促進決策制定,並減少完成項目所需之時間與成本,分析完成項目所涉及的任務方法,尤其是完成每項任務所需的時間,並評估完成整個項目的所需最短時間,確定各項目間相互關係,辨識潛在可能有環節的部分,並藉由PERT圖比較不同行動方案在進間的狀況。
PERT的3個明確概念與PERT圖4個作用
在建構PERT圖前,有3個明確觀念是PERT圖生成前的關鍵。
事件:
表示主要項目結束的部分。
時間:
從一個項目或事件到另一個項目的過程所需時間。
關鍵路徑:
PERT圖中的項目連結方向與事件的發生流程。
各事件是專案執行的重點,時間則影響到專案的時長,關鍵路徑則連動影響到項目的行進動線與各項目間的相依關係,PERT圖的3個明確概念,將支撐PERT圖的4個作用:
PERT圖作用1:明確專案進度的總體方向
PERT圖表可顯示整體專案的走向,藉由圖示化,可明白其作業可能癥結點與關鍵節點並修正估算時間,也同時判斷關鍵路徑是否有偏向失誤或回至原先節點等錯誤路徑,確保專案執行方向正確。
PERT圖作用2:關鍵路徑的呈現
關鍵路徑是PERT圖表一大特點,可確認項目或事件的重點,以便優化項目內容,進行重點項目的資源調配與規劃,如管理者想縮短項目完成時間,須將考慮重點放在關鍵路徑,以確認整體專案進度在預計時間內執行完畢。
PERT圖作用3:資源安排
當資源有限需進行最大化安排時,可適當調動非關鍵路徑的資源並支援關鍵路徑上的項目或事件,以最有效的模式確保項目於預計時程完成進度。
PERT圖作用4:作為專案活動執行前的預測
PERT圖本身由於依賴時間、項目、關鍵路徑三者構築而成,而其所獲得的結果圖有很大程度取決於對項目內容與時間的預測,如能準確預測專案內項目內容先後順序與完成時間,則PERT圖能更有效縮短項目完成時間。
規劃PERT圖的5個工作步驟
但在PERT圖,除了上述必備的3個概念外,該如何執行並規劃圖表,確保專案內容無遺漏、各項目時間規劃在專案時程內、路徑走向無錯誤,則需各單位在執行專案前必須思考的內容,從確定項目到管理項目,以下的5個工作步驟,是建立PERT圖的關鍵:
建立PERT圖步驟1:確認專案方向
蒐集專案所需資訊,其前置作業類似專案管理規劃階段的步驟,含括時間、成本、品質、風險、合約、採購、人力調度等方面資訊,其資訊越完整,PERT圖的建立就能越準確,能為後續定義項目間的依存關係建立基礎。
建立PERT圖步驟2:定義項目之間的依存關係
每個項目的連結性與項目執行先後順序有關,也可依照專案執行的邏輯進行項目連結,完整規劃建立依存關係可讓PERT圖,更有助顯示項目的可視化形式與完成項目所需工作內容,對於複雜專案也能提前規劃時間軸,確保任務完成。
建立PERT圖步驟3:設定路徑連結專案內項目
依存關係建立後,透過連接專案內項目建立PERT圖,以箭頭表示項目執行方向,節點表示項目或事件節點,通常以圓形或方形顯示,畫出項目箭頭顯示完成項目的相互關聯性,PERT圖在此時有初步架構,讓管理者了解此專案的簡單結構。
建立PERT圖步驟4:預計專案所需時間與關鍵路徑
需估算與計算每項活動的完成時間,找出完成時間最長路徑,以預估整體專案的最短時程,其中有樂觀預估時間(完成項目耗費最短時間)、悲觀預估時間(完成項目耗費最長時間)與可能預估時間(完成項目的合理時長)三向預估時間進行推算,得到專案平均時間長。
建立PERT圖步驟5:管理專案內項目進度
PERT圖至此建立完成,依據專案進度狀態並搭配圖表管理項目,解決項目與關鍵路徑的癥結點,到項目完成,一旦專案內容發生變動,PERT圖也須即時更新,資源也須因應關鍵路徑的變動重新調配。
使用PERT圖的優勢與侷限
PERT圖用於專案管理上具備規劃時優勢,但也有PERT圖在使用前的限制條件,下列幾點是PERT圖運用於專案管理上的優勢與侷限:
PERT圖優勢
專案內項目層級清楚分明
由於明確定義工作分解結構與項目間的依存關係,加上關鍵路徑輔佐,除了辨識項目走向清楚專案執行流程外,並辨識項目的層級,在專案時間內可行的情況下重疊執行項目。
了解工作重點
透過PERT圖前置作業讓主管與參與人員熟悉工作流程,了解自己在專案內的位置與作用,明確其工作重點,增加計畫接受程度,才能在專案執行時有效進行並達到管控成效。
時間優化
作為專案管理的計畫優化方式之一,對於時間管理的預估相對要求準確,能在要求時間內提供大概率完成的機率,節省工作時間,並適時調度資源以降低資源消耗。
使用PERT圖的侷限
但PERT圖並不完全適用於所有的計畫與項目控管,在適用PERT圖前須滿足下列條件:
1.能在專案進行前,對專案內項目工作流程有準確描述
2.工作內容有條件劃分為相對獨立的執行方向
3.能事先較準確估計各項目所需時間與資源
專案規劃執行前如對內容不夠清楚,PERT圖作為專案管理工具的作用效果可能會打折,因此務必清楚自家的專案規劃,欲規劃的流程進度,與資源需求等條件,越了解專案內容,圖示化的優勢才能顯現並幫助團隊需求。
PERT圖與甘特圖的不同?
作為專案管理的工具,PERT圖經常與甘特圖被拿來比較,但其呈現方式,因應專案團隊需求所因應的功能也有不同,而以下是PERT圖與甘特圖的比對:
流程圖vs長條圖
兩者都是可視化圖表顯示,但PERT圖主要為流程圖,甘特圖則為長條圖的變形,其顯示重點也不相同:PERT圖的結構較不明顯,且依照專案流程走向不同而有不同圖形變化,甘特圖則以時間呈現作為主軸,了解項目在何時處理並完成的直觀圖示。
自訂性vs組織性
就組織性而言,甘特圖較PERT圖明顯,以結構化的方式組織工作項目;PERT圖則是有相對較高的自訂性,可以有簡單版面自訂空間,可較彈性滿足高階專案的變動需求。
專案前使用vs專案中執行任務
PERT圖大多數時候是以專案前的規劃作用,主力用來了解各項目間的依存性與專案進行方向,因此作為專案啟動期間的方向指南;甘特圖則可延續專案執行中的時間軸顯示並管控進度。但多數時候專案可以分開或同步使用PERT圖與甘特圖,製作綜合性計畫。
PERT圖運用在機械設備業的作用
PERT圖作為明確的流程圖示,可用於專案流程進度中對應關鍵路徑與節點的管控,作為針對計劃的執行進度的評估與查核技術,確保後續流程能順利進行。
但不同專案模式,其繪出的PERT圖也有不同形式。以機械設備業為例,以往在專案前置作業時,常態發生的問題是得依據每個專案重新繪製PERT圖,除了大量耗費時間跨單位溝通作業項目外,其項目之間的走向繪製、時間評估等也需花時間評量,從客戶委託設計到最終進入生產產品,中間也須依照進度追蹤關鍵任務,但項目眾多,往往也無法完整追蹤到所有執行任務,部分流程可能走向偏差,或甚至在節點卡關,來往耗費時間處理,也導致專案進度落後。
運用專案進度管理工具,可協助機械製造業順利管理多個專案與項目執行流程,以下3點是使用專案進度管理工具的優勢:
專案模板形式
專案進度管理工具本身可建立多種大小專案,同步進行管理,且能依據不同的專案種類建立模組更新、自建任務模板的不同專案內項目、項目的分類與怠工狀態等,透過每次專案運作優化,形成企業專案專屬模板,可於後續專案執行時一鍵導入,快速產出專案計劃。
▲建立不同時長與類型的專案模組,可協助快速建立新專案
▲設定建立專案內應有的項目類型,自動導入到專案內
▲可依據不同的項目類型設定怠工天數與任務預警,讓系統追蹤專案進度
▲已建立完但尚未開始的專案,也可直接另存專案模板,作為之後的新專案應用
任務關聯與連結性
系統在專案建立後即自動生成甘特圖及規劃PERT圖表,包含所有任務、關鍵路徑、關鍵任務等資訊,任務工作時間總長與開始結束時間等資訊也即時顯示,即便修正專案部分內容,PERT圖也能即時更新。
▲專案建立的同時依據輸入內容自動生成PERT圖
流程執行先後順序與任務路徑安排
專案開始執行,在項目路徑已定的情況下,系統會自動追蹤任務進度,專案計算模型協助統計關鍵路徑下的任務進度,追蹤預警提醒專案負責人並提供專案建議措施;非關鍵路徑異常,系統則提醒任務負責人於限定時間內處理,避免生成關鍵路徑節點,拖累專案進度。
▲系統使用任務卡形式自動卡控前後任務,優先警告關鍵路徑與關鍵任務處理
專案管理工具可協助自動生成圖表、智慧化路徑追蹤,同時警示未完成進度,專案變動資料鍵入系統也能同步更新相關資訊,系統自動追蹤高風險專案控管並執行進度風險分析,大數據運算後可提供建議,協助專案進度智慧化管理。
延伸閱讀:裝備製造雲 專案進度管理
結論
因應現在大環境變動不斷,專案內容也會依客戶需求或時事情勢而變動,該如何做好專案進度管理,是每間企業的PM與專案管理者都想了解的問題,不論是PERT圖或是甘特圖,都是為了專案流程管理預先執行的圖表規劃,活用專案管理工具進行專案流程規劃,協助專案順利執行,省下時間達到高效管理,是企業在執行專案時應須具備的思維,也是現在面臨訂單不斷變化狀態下,應該做好的準備。
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