案例：Cuatrecasas利用知识管理系统实现盈利

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

1．Cuatrecasas利用广泛的知识管理系统实现盈利
    Cuatrecasas是西班牙较大的独立法律事务所之一，专长于公司法的所有领域，包括公司、财务、诉讼、税收、劳工。公司建于1917年，现在拥有600个律师和17个办公室，主要分布在西班牙和葡萄牙的城市、纽约、巴西、布鲁塞尔和圣保罗。Cuatrecasas的客户大多是西班牙各行业中较大的企业，该公司特别活跃于西班牙的外国投资和服务于西班牙公司的国外扩展。
    Cuatrecasas极度需要改进协作、信息交换、在其远派的雇员之间重复使用知识财产。每个办公室都有各自的文件系统，律师和专家除了电子邮件外没有共同的媒介可供查询、存取、共享公司收集的知识财产。甚至电子邮件也不能被有效地利用，这是因为版本控制问题。很少有因特网发布的文件和其他内容公布于公内部的内联网上，因为可用的工具是太难用了。现存的基础设施阻碍了Cuatrecasas有效地创建律师可以获得较佳实践的信息的在线社区。
    2002年5月，Cuatrecasas选择了Hummingbird企业网站和知识管理解决方案。Hummingbird提供了一种广泛的能力，可以在相对短的时间内实现，并允许继续顾客化。Cuatrecasas于2002年3月开始了带有一个用户选择组的试点项目。公司的电子商务信息系统团队从2002年4月一6月定义了用户界面和信息的标准分类法。2003年1月，近1 000名Cuatrecasas雇员和10个全球办公室被培训使用这个系统。
    Cuatrecasas应用Hummingbird创建了一个标准的中央文件供应链管理和协作工作的平台，并可用一个单一的网络一基的桌面接口共享信息。雇员们可以从所有全球办公室中(尤其是律师和行政助理)很容易且快速地找到共享信息，重复使用较佳实践，而与他们的工作地点无关。这个信息系统减少了以前用于文件管理的10％的时间。
    该公司可以发布近乎过去3倍的内容，而且还比过去快三四倍。以同样的速度发布同样数量和同样质量的内容，将需要一个全时的专职的信息系统人员，因此，Cuatrecasas以其新的发布能力每年节省了5万美元。
    单一的知识管理平台的标准化降低了基础设施成本。现在的Cuatrecasas办公室能够重复使用那些过去支持分立的文件系统的文件服务器。这些文件服务器将被部署在有望在今后3年开放的新的办公室中。这样，Cuatrecasas也能节省信息系统人员成本。在Hummingbird实施以前，信息系统人员消耗几乎他们时间的10％去维护分立的文件系统和办公室基础设施。一个标准化的系统节省了信息系统人员花在所有分立的系统上的时间。
    Cuatrecasas接着实施了客户外联网，允许它的客户电子化地存取和检索与他们案子相关的文件，而不用联络他们律师的行政职员。当这个外联网应用得到扩展时，公司预计客户支持的成本将会降低。·
    新的知识管理系统为Cuatrecasas带来哪些利益?Nucleus Research被指定去量化3年来系统提供的利益和Cuatrecasas对OA软件、硬件、顾问、人员、培训和其他消耗的投资。对初始的Hummingbird软件许可和年牌照维护费大约为总成本的42％，第一年的顾问费占总成本的1／5，信息系统人员在初始系统实施上的花费占成本的15％，硬件成本只占7％，其余的成本就是培训。直接和间接的利益远远超过零售系统的成本，产生了一个税后现金流，每年近乎700000美元。
    Cuatrecasas可以通过部署现有软件和Hummingbird软件的发布能力来替代信息系统人员需求的方式，从而降低基础设施的成本。还可由提高用户和信息系统人员的生产率来得到一定的节约。用户不需要像过去那样花费那么多的时间去查找和共享文件。信息系统人员也不再需要维护那么多不同的系统。Nuclues没有给出公司希望的在将来它的客户外联网广泛铺开后所能达到的行政费用节省目标。
    Nuclues运用了各种资金预算模型来分析Cuatrecasas对知识管理系统的投资回报。它发现经过一个3年的周期，新PLM系统所产生的年投资回报宰(R01)为84％，实现初始投资的完全回收仅需1．2年。
问题
    (1)为什么知识管理系统对Cuatrecasas这样的法律事务所非常有用?
    (2)Hummingbird系统在解决该公司的问题时存在什么问题?
    (3)Hummingbird系统如何为该公司提供价值?