新奥集团：工作流软件提速业务发展 赢市场先机

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2013-11-08 15:01:00

进销存管理

新奥集团股份有限公司（简称“新奥集团”）创建于 1989 年，通过全体员工的共同努力，已发展成为以清洁能源开发利用为主要事业领域的综合性企业集团，主要产业为能源分销、能源装备、能源化工、生物化工等，初步构建了 集下游能源分销、中游装备集成到上游开采加工一体化的能源产业链。 新奥坚持“以人为本、事求卓越、和谐共生”的核心价值观，致力于创造高品质的产品与服务，努力成为客户信赖、社会尊重、较有价值并具国际影响力的能源企业集团。

新奥从燃气业务起步，经过持续的战略升级与产业拓展，构建了能源分销、智能能源、太阳能源、能源化工等相关多元产业。截至2012年12月，集团拥有员工3万人，总资产超过600亿元人民币，100多家全资、控股公司分布于国内20余省份及亚洲、欧洲、美洲、大洋洲等地区。

复杂管理 亟需标准化流程体系支撑

随着集团业务的进一步扩张，新奥集团内部出现的协作沟通矛盾凸显，在集团统一管理下，需要通过统一标准的系统实现集团内部及时与合资公司之间的沟通和统一管理，需要把复杂繁琐的财务报销和费用申请从原始的手工作业升级为电子化管理，实现流程简洁和高效，同时，公司内部行政办公流程也亟待实现电子化审批，提高工作效率；ERP业务单据流程与内部流程实现整合，提高公司整体运作效率。

而如何兼顾个性且不失原则的进行流程设置，保障企业经营管理的有序，则成为新奥集团亟待突破的发展瓶颈。为了解决集团业务流程运转问题，应对集团发展所面临的挑战，新奥集团经过慎重考虑，上马了鼎捷数智的工作流软件。

电子化协作工作平台 凸显信息化效益

新奥集团工作流软件，从较传统的电子邮件和内部网站开始建设，成长至今，已经成为整个集团电子化的协作工作平台。以业务管控为核心，运行着数百项业务应用，成为公司的核心系统之一。工作流软件的成功实施，提升了新奥集团内部的讯息沟通效率，突破了因人员出差而无法处理事务的限制，大幅提高了流程运转效率，让新奥集团迈入了无纸化办公时代。

费用预算管控

鼎捷工作流软件与新奥集团财务系统的整合集成，让新奥集团实现了从预算编制审批、预算调整审批、费用动支申请、费用报销审批、费用凭证自动生成、费用预算数据查询统计以及指标分析等的从事前、事中以及事后的全面闭环管控，极大增强了集团财务部门的管控范围和管控能力，实现了财务的精细化管控，与此同时，流程运转周期从10天缩短至3.8天，亦极大提升了全体员工的工作效率。

采购付款管理

鼎捷实施团队从企业采购管控整理管控出发，对新奥集团包括供应商主数据、合同审批、采购订单、采购付款以及资金系统在内的各种管控进行统筹规划，同时，为全面防范财务风险，设置了多项管控点：如采购付款与供应商资质管控，合格供应商才可以付款；采购付款与合同管控，合同金额内且条款范围内进行控制；采购付款与订单、收货、发票、应付暂进行关联，符合条件者才可进行审批环节； SAP管控-供应商信息及资质、合同主信息、采购订单、收货、应付账款信息管理等，这一系列的动作，有力支持了新奥集团对采购的过程监控以及采购集中管控制度的落地。

接驳收款管理

由于新奥集团承接城市燃气管道的接驳业务，涉及到客户管理、合同管理、订单管理、项目管理、验收管理、回款管理、优惠条件审批等诸多业务，为防范风险，增强资金回流，鼎捷把协同管理平台与SAP相关业务模块进行整合，进行相关事中管控。如接驳收款与客户资质管控，合格客户才可签订合同；接驳收款与合同管控，集团对合同条款范围内进行风险控制；接驳收款与销售订单回款、各层级优惠程度进行关联，符合条件者才可任务下达； SAP管控-客户信息及资质、销售订单、回款、项目进度信息管理。鼎捷这些相关功能模块上线后，有力支撑新奥集团快速发展的同时，又帮助其较大程度的减少了项目风险。

共享中心任务分发

为有效支持新奥集团内财务共享管控，鼎捷协助其成立共享服务中心的同时，又结合SAP、工作流系统、资金系统特点进行深度整合，力争为新奥集团提供共享服务的财务制度和任务管理模式，并在工作流软件中得以实现并有效运转。其中内容有：流程财务环节工作量进行汇总，统一进行任务分配；财务任务根据业务类型进行统一分配，员工学习多种业务情况；对员工任务进行跟踪，工作量、工作效率进行统计，财务服务做出承诺；OA公共任务池管理-任务汇总分发、业务组管理、员工管理、员工状态统计。较之前分散式管理，工作流软件的统一管控，让新奥集团节约了70%以上的人力成本，新奥集团财务服务中心的人员做到了任务清晰、执行效率透明、实现了工作业绩考核自动化统计。

票据管理

通过工作流获取财务回款信息，进而与发票进行一一对应，通过管理票据入库、领取、开具、丢失、置换、缴销等过程，通过与SAP集成获取回款信息，根据开具发票形成对应报表等，鼎捷工作流软件对新奥集团的票据生命周期进行了全面管理，从而有效记录集团财务票据的同时，有防范了过程风险。

正如新奥集团CIO所言：“自2005年与鼎捷数智合作开始，近十年的历程中，新奥集团的信息化管理水平有了质的飞跃。通过建设纽带型系统，鼎捷助力新奥集团，把内部的不同应用系统、不同的业务部门、上百家分支机构连通起来，让庞大的集团化企业机器更加透明、高效的运转。”而作为新奥集团信息化道路上的重要合作伙伴，鼎捷将继续携其在制造业信息化领域的深厚经验积累，一路伴随新奥集团书写管理新篇章。

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