隐藏在ERP背后的成本

　　摘要：我们对于ERP系统教育训练的认知，应该不是在学习一套系统的界面问题，反而是一种重新认识的工作流程、方法。资料转换的成本　　所谓资料的转换就是如客户资料、供应商资料、产品设计资料库等，如何由旧系统转换为ERP系统结构资料库。

　　 隐藏在ERP背后的成本

　　 为了能够全盘掌握企业营业状况与资源有效利用，并整合各部门讯息，获得即时资讯以为管理决策之用，企业资源规划系统（ERP，Enterprise Resource Planning）可说是及时管理的较佳工具，通过ERP可以进行跨企业、跨区域与跨制度的管理，有效整合企业价值链，让企业在所处的生态环境中可以方便有效地利用全球化的资源，同时通过互联网进行电子商务，整合供应链管理，以即时方式反应，满足顾客的需求。

　　ERP产生的综效

　　企业在导入ERP系统后，大抵来说可以达到以下三项效果：

　　一、财务资讯整合化

　　身为经营者，应了解企业整体的营运绩效，但是在系统未整合前，可能各单位会有不同资料的呈现，令人无法了解真正的现象，况且不同产业的财务内容会有不同的解读，通过ERP系统的整合，可以产生一致性的财务标准。

　　二、制造程序标准化

　　生产工作流程应有跨单位、跨部门的运作，每一作业、工程站有其特定品质与规格的要求，然而工作需求应靠流程之间的相互配合才能完成，通过e-ERP系统的整合，可以使制造程序达到一致性、标准化的水准。

　　三、人力资源透明化

　　企业运作的职能包括生产管理与作业、行销业务、人力资源、研究发展以及财务管理，每项职能都有其特定的职务与专业人才，要使企业职能运作顺畅，让各职能的专职能够为全员知悉，则是运作顺畅的重要关键，经过ERP系统的整合，可达人力资源透明化。

　　建立成功须时间和财力

　　ERP系统的内容，基本上包括物业管理、物业需求计划、渠道需求计划、生产现场管理、产品管理、生产需求计划、采购、销售订单输入、销售报告、成本控制、顾客服务管理、经营报表分析、会计、固定资产管理、应收帐款、应付帐款、薪资及人力资源管理等。由于ERP系统涵盖范围广泛，企业如何导入ERP系统，不只是在有形硬件设备的投资，在人力或物力衔接都是要耗用相当庞大的资源，其中所隐藏的成本是值得注意的。

　　国内的企业大部分都是中小企业，中小企业的资源远较大型企业匮乏，一个小型ERP系统可促成中小企业利用资讯科技，达到资源充分整合的管理境界，但导入过程如何掌握成功关键因素，注意隐藏在ERP背后的相关成本，或是企业实施ERP时须加以深思的问题。

　　隐藏在ERP其中的成本考虑

　　企业建立ERP系统的做法，可分为购买现有套装软件进行换装的工作，或是由企业独立自行开发出来，无论采用何种方法，前提是导入ERP系统时，应考虑下列的成本可能会使企业的投资成本暴增：

　　一、训练成本

　　教育训练成本是导入ERP系统时较不确定的项目，有些公司认为教育训练只是配合系统的运作，因而低估其相关的费用，例如当系统出现状况时，如何让相关人员迅速解决问题，教育训练的工作就显示出其重要性。因此我们对于ERP系统教育训练的认知，应该不是在学习一套系统的界面问题，反而是一种重新认识的工作流程、方法。

　　二、整合与测试成本

　　ERP系统的建立，基本上是为企业量身订制，无法完全模仿复制其他企业的系统，因此，其中牵涉到ERP模组与企业其他软件结合联线的问题，此方面问题常是一开始规划时就被忽略的成本，当企业额外要增加应用系统的功能，例如，与物流系统的联系、赋税相关应用或是与条码系统的连接，除非ERP系统规划中，已内涵在客制化的架构中，否则后续系统的整合、测试与维护都将使系统成本增加不少。

　　三、资料转换的成本

　　所谓资料的转换就是如客户资料、供应商资料、产品设计资料库等，如何由旧系统转换为ERP系统结构资料库。有些旧系统部分资料库对企业的运作可能完全没有贡献，甚至占据不少要使用的空间，但资管人员有时却不愿意面对这种事实，因此，在建立ERP进行切换主从架构时，除了要考虑资料转换的成本，对于资料运用也必须考虑能够切割的问题，以符合流程改造的需求。

　　四、资料分析成本

　　企业亦可以籍由对现阶段流程的分析，对组织内流程进行重新的评估工作，将不必要的流程予以去除或简化，同时检查与这些工作流程相关的资讯科技，尝试与ERP系统连结。资料分析结构愈清楚，ERP建立轮廓会更明确，但相对投入的时间也就相对更多，如何在资料分析投入时间、成本考量与ERP需求取得平衡，是资料分析成本必须思考的主要因素。

　　五、人员轮替产生成本

　　不可违言，从事ERP建立人员的能力比一般从业人员要高，但由于系统每年不断在更新，企业所面对的经营环境也一直在变化，较坏的情况就是当系统必须重新再来，IT人员可能也必须全部更换，虽然现在ERP市场不如早期热，但人力资源部门必须面对IT人员的待价而沽，相对所投入的薪金成本会是早期雇用的好几倍，有了这方面的心理准备，才不会对ERP成本的增加有所不解。

　　六、顾问成本

　　ERP系统的建构过程中，或多或少要与外部顾问合作，但是当企业委托计划与实际有所差距，或是增加相关服务的项目，顾问费用就很难加以掌握，为了避免顾问费用漫天开价，对于事先顾问的性质，双方必须讲清楚说明白，顾问内容应该包含训练内部种子人员，并且要有合格认证的门槛，使顾问工作内部化，顾问成本的范围才能有所掌握。

　　七、导入团队永无休止的工作

　　大部分企业在导入ERP系统的工作，都是采取所谓矩阵式管理方式，各企业职能部门相关人员采取支援性质，当初期建立工作完成后，人员即回到原有部门，但实际状况是系统建立后，不可能再回到原有的部门，因为他们的角色一路走来，已经变成ERP系统的专家，对销售或生产流程可能比业务部门、生产部门更为熟悉，由于角色的重要性，使得系统建立后不断在改善系统问题，较后的结果可能是忽略原有企业职能，工作品质低，甚至必须增加人员配额。

　　八、漫长的投资回报率

　　传统软件开发专案较容易被误导，在于认为只要导入系统就能马上获利快速回收，但这样的期望可能不适用于ERP的经验中，除非通过系统长期的运作，并能专注于企业流程的改善，才能获得真正的价值，而专案团队亦是要投入心血才能得到应有的回报。

　　九、ERP折旧成本

　　ERP系统的设置也有可能导致运作面的荒废，依照美国Deloitte顾问公司对于财星五百大中的六十四家企业进行问卷调查，四分之一的厂商承认在设置ERP过程中，经营绩效不降反升，但实际的百分比可能更高，真正的原因在于每个人做事的方法与未实施前的做法有一段差距，当企业从业人员尚未熟悉新的工作方式，企业的灾难可能随即而来。高层主管在ERP系统建立的初期，更应专注于系统的运作，减少灾难发生的几率。

　　ERP系统是企业e化工作的基础工程，也可以说是一种再造工程的解决方案，因此，进行ERP系统导入时，企业若能事前进行成本因素的评价工作，对后续系统的完整性和系统上线控管都有莫大的帮助，ERP就能奏出新整合协奏曲。