项目沟通中辅助软件的使用

　　摘要：10．7 使用软件辅助项目沟通 许多组织正在寻找更有价值的管理软件来辅助单个项目和多个项目之间的信息沟通。为了更有效和集成化地沟通，企业项目管理软件提供工作组(workgroup)功能，允许在不同地方的项目组成员协同工作和共享项目信息。

　　10．7 使用软件辅助项目沟通

　　 许多组织正在寻找更有价值的管理软件来辅助单个项目和多个项目之间的信息沟通。项目管理软件可以提供不同的信息视角来满足各种沟通需求。例如，高层管理者也许只需要看不同颜色标识的所有项目的健康状况的概要信息。中层管理者想看所管辖范围内所有项目的里程碑的状态。项目组成员经常需要看所有的项目文档内容。经常，项目群的较大的沟通问题之一就是及时地向所有人或经选择的干系人提供较近的项目计划、甘特图、技术规范、会议信息和变更请求等。许多项目管理软件允许用户插入超级链接到其他与项目相关的文件中。在微软Proiect 2003中，你可以在甘特图中列出的一个任务或里程碑事件中插入超级链接到另外一个包含相关信息的文件中。例如，有一个里程碑标识项目章程已经签字，你可以在甘特图中插入一个超级链接到包含项目章程的Word文件，或是链接相应的任务或里程碑到包括员工管理计划或成本估算的Excel表格，或展示一些重要信息的PowerPiont文件中。微软Project 2003文件和所有相关的超级链接文件可以放置在局域网服务器或Web服务器上，让所有项目干系人能方便地访问重要的项目信息。附录A中有更多关于使用微软Project 2003的相关信息辅助项目沟通管理；在附录D中有关于使用项目模板的信息。

　　 尽管组织例行公事地使用许多类型的硬件和软件来改善沟通，但他们仍需要利用更先进的新技术并调整现有零售系统来满足客户和项目团队的特殊沟通需求。除了不同的客户和项目需求外，他们还必须标识客户的变更期望和总工作量。例如，一些电视节目利用通信技术让观众通过网络或通过电话等为喜欢的歌手投票、发送电子贺卡或者登录到网站获取信息。许多人，特别是年轻人每天使用即时消息与朋友沟通。一些业务和技术专家也发现即时消息是一个非常有用的工具，可以快速地与同事、顾客、供应商以及其他人进行沟通。博客(blogs)是易于发表的Web日志，允许用户写文章，响应其他人的评论，创建链接，上传照片和张贴评论等。博客在过去一年中已经成为流行的一种沟通技术。如果电视节目及非专业技术人员可应用先进的技术沟通手段，为什么项目干系人不能应用呢？

　　 雇员们正在做出改变以满足变更的期望和沟通需求，今天，根据Gartner公司统计研究表明，超过37％的人们在家里通过使用与工作单位连接的计算机终端远距离二仁作。在一些IT项目中，项目经理发现允许团队成员在家中工作会比平时工作效率高得多。当一些或所有的项目组成员必须远程工作时，项目经理没法选择工作方式。正如第9章项目人力资源管理所述，研究表明提供一个安静的工作环境和专门的工作空间可以提高编程效率。大多数在家工作的人员具有很好的装备，舒适的、比公司办公室更少分心和更大空间的家庭办公室。由于避免了交通阻塞和有了更灵活的工作进度，工作人员获得了额外福利。然而，确保工作是明确界定的和远程通信环境，才能允许工作人员远程高效地工作。

　　对在哪里？

　　Friito-Lay公司在过去几十年中已经采用了多种沟通技术。它的销售队伍在20世纪80年代中期应用计算机处理业务。现在Frito-Lay利用新技术管理它的软件开发项目。“我们做自己的开发，许多公司开发人员全部或部分时间在家工作，还有一些在不同的州’，FritoLay在美国亚利桑那州的Tucson的软件工程系统主管AnthonyKing说。Frito-Lay公司的应用本广泛了，而VPN又太慢了，所以没法完成所需功能。2001年，公司安装了在加州的SanntaBarbara的：Expercity公司的GoToMyPC产品+它应用Web技术使开发人员在远程环境中开发更快，具有跟踪用户上线时间的功能。这项功能可以使审计人员知道King是如何监控远超工柞人员的。

　　每天人们应用新的沟通技术把世界各地的人员聚在一起支持项目，尤其是当他们可以帮助所喜爱的项目时。在2003年，当服务人员被通知到波斯湾工作时，人们应用技术以创新竹方式来展现对他们的支持。‘NBC“Toay Show”调查一位服务人员的妻子，她建立了一个叫‘‘Hugs to Kuwait”的Web网站与自己的丈夫沟通并且帮助了本地的家庭成员。她的行为使许多人对她的工作感兴趣，使世界各地的人们互相支持。Girl SCOUt军队以小组形式给士兵送支持信，就像扶持GirlScout饼干一样。

　　目前好多产品可以有效地协助个体及组织进行沟通。在21世纪初，人们开发和改进了许多的产品，以提供快速、便捷、连贯和较新的项目信息。网络播放现在是一种提供视频、图像、声音和参与现场反馈的通用工具。大多数有工作的成年人或大学生拥有移动电话，今天用移动电话接收发送照片和文本消息非常普通。很多高中学生或大学生利用短信与朋友计划社会活动或偶尔讨论学术问题。

　　 上述技术可以增强项目沟通。为了更有效和集成化地沟通，企业项目管理软件提供工作组(workgroup)功能，允许在不同地方的项目组成员协同工作和共享项目信息。工作组功能允许通过电子邮件、内网、无线设备或Web方式等交换信息。例如，你可应用Porject 2003提醒项目组成员注意新的或变更的任务分配，项目成员返回状态信息和通知其他工作组成员注意进度表或其他项目参数的变更。

　　 微软的企业项目管理(EPM)解决方案和类似产品也提供以下工具以增强通信：

　　 ·组合管理：通过提供集中统一的视角观察项目群和项目，用户可以改进和设定组织活动的优先级。该项功能可以利用较小的成本产生较大的价值，并保持活动一致的战略目标。

　　 ·资源管理：较大化人力资源常是项目成本较小化的关键。该项功能可以使用户较大化资源应用于整个组织中，帮助有效地计划和管理工作量。

　　 ·项目协同：共享项目信息经常是偶然的努力结果。项目协同能使组织直接一致地共享知识以改善沟通、决策决定、消除冗余和利用较好的经验进行项目管理。

　　 沟通是项目管理成功的重要因素。尽管技术对沟通过程有帮助作用，是沟通过程里较容易处理的方面，但不是沟通过程里较重要的方面。较重要的应是提高组织的沟通能力。沟通能力的提高通常要求组织的文化发生变化，这需要花许多时间、艰苦的工作和耐心。特别是IT专业人员常常需要特别的培训来提高沟通技能。项目经理在沟通过程中的主要角色是推动者，项目经理必须培训所有的干系人——管理人员、项目团队成员和客户，认识到良好的项目沟通的重要性。确保项目有一个沟通管理计划来帮助实现良好的沟通。

　　案例结局

　　 ChristineBraun与PeterGumpert和项目经理们一起为所有的海底光纤通信系统项目编制了沟通计划。Peter精于主持有效的会议，所以每个人都注重会议的具体目标。Peter强调保持自己、项目经理和其他主要干系人知道所有项目的状态的重要性。他强调项目经理对项目负责，他不会告诉他们如何去做。他只需要精确而连贯的信息来帮助协调所有的项目，使每个人工作起来更容易。有些项目经理不肯做额外的工作，即用不同的格式提供更多的项目信息。这时，Peter会与他们开诚布公地详细讨论这个问题，然后授权每个项目经理使用额外的人员帮助制定和遵循所有的项目沟通标准。

　　 Christine利用她很强的技术和沟通能力建立了一个网站，内容包括重要项目文档、讲稿和模板的范例，其他人可以下载这些范例用于自己的项目中。在确定了需要更远距离的沟通之后，Christine和其他人员调查了可行的较新的软硬件产品。Peter批准了资金估算用于Christine领导的新项目，购买了几款手提设备和能通过网络进行访问的企业项目管理软件。任何项目干系人都能使用这些手提设备中的任意一种，并获得如何使用它和Web新软件的一对一培训，甚至Peter也学会了如何使用其中的一种，在所有的商务旅行中都随身携带。