风险意识及项目的采购工作

　　摘要：风险管理方法论； ， ·风险管理角色与职责； ·风险管理时间和频度； ·风险管理预算； ·风险类别； ·风险分析方法； ·干系人风险承受度； ·风险汇报和记录格式； ·风险跟踪。发包规划就是把项目对外购产品或服务的要求形成采购文件，为询价或招投标做准备，并确定潜在供应商。

　　谁忽略风险计划，风险就发找谁

　　 我们发现，有一半以上的项目并不做风险分析工作，有一些项目想做风险分析但不知从何下手，还有一些项目只是在可行性阶段做风险评估，却没有参透风险管理应该贯穿项目整个实施过程的道理。鉴于风险管理在项目实站中是如此重要，本书单列了一章专题讲述，在此，仅就风险计划的几个要素提醒大家重视，以免被风险找上门来打了个措手不及。

　　 风险管理计划，用来描述如何安排与实施电子商务项目风险管理活动。风险管理计划的内容包括：

　　 ●风险管理方法论；

　　 ●风险管理角色与职责；

　　 ●风险管理时间和频度；

　　 ●风险管理预算；

　　 ●风险类别；

　　 ●风险分析方法；

　　 ●干系人风险承受度；

　　 ●风险汇报和记录格式；

　　 ●风险跟踪。

　　 制订项目风险管理计划，首先应该确定采用何种方法、工具以及数据来源，然后要明确风险管理活动的领导者、协助者的角色与职责，并确定执行风险管理活动的时点和频度。

　　 风险管理需要耗费资源，所需费用应纳入项目预算。

　　 风险类别是对风险潜在原因和外在表现的分类。先分类，再识别，而后再分析，是比较明智和高效的风险管理步骤。可以通过考察WBS本身的各项要素，同时采用WBS的分解思路，对风险进行识别和分解，从而形成风险分解结构。

　　 风险分析方法包括风险概率和影响矩阵、不确定性分析等。每一位项目利害相关者看待风险的角度和态度是不一样的，在风险管理活动中要关注他们的风险态度及对风险计划和风险防范工作的影响。

　　 在风险管理的沟通方面，要经常使用风险登记册；在日常的风险跟踪、监控过程中，必须建立风险日志。

　　 自制或外购，如何取舍

　　 如何规划项目采购工作

　　 再来看看如何规划项目的采购工作。项目采购管理过程的计划工作包含两方面的内容：采购规划和发包规划。采购规划就是确定是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少以及何时采购，并进而形成项目采购管理计划和合同工作说明书。发包规划就是把项目对外购产品或服务的要求形成采购文件，为询价或招投标做准备，并确定潜在供应商。

　　 采购规划首先要解决的一个问题是，究竟是从组织外部购买、租赁项目所需产品或服务，还是自己制作这些产品或提供这些服务?如果决定外购，则应进一步考虑采购内容、数量以及执行采购的时间。项目范围说明书、工作流分解结构以及项目进度计划，可以帮助我们作出这方面的决策。

　　 采购规划工作的主要成果是，拿出采购管理计划和合同工作说明书。发包规划主要解决的问题是，对所需采购的产品或服务给出技术、功能、数量、质量等方面的描述，形成招投标文件，发现潜在供应商并列出清单。采购管理还要考虑风险因素，特别是合同方面的风险。因此，懂得不同类型合同的优劣、计算方法及适用场合，是项目经理需要掌握的一项实用技巧。

　　 《项目管理知识体系指南》中，把发包文件的准备及合同类型的选择当做“规划”工作来做，但实际上一旦作出外购的决策，发包及其合同管理便已经属于“执行”和“控制”方面工作了，因此我们把“发包”管理放在项目执行过程中进行详细解说。

　　 自制、租赁或外购决策

　　 项目采购规划过程中的一项首要任务，就是确定是自制还是外购的分析，该项工作的出发点和依据是：组织的长远规划、项目的当前需要、投人成本和经济效益比较。

　　 对于外部资源，究竟是外购、租赁还是自制?利用图3—14的分析工具，有助于我们作出适当的采购管理决策。

　　 具体来说，我们还要通过计算才能真正作出判断。下面的实例，告诉我们一个恰当的项目采购决策是如何作出的：

     案例研讨

　　 施工设备的自制与采购决策

　　 某工程的子项目工期60天，需要一套施工设备，可通过以下几种手段获取：

　　 ●购买：需10万元，由供应商负责送货和安装。

　　 ●租赁：租费1300元／天，运送及安装费2000元。

　　 ● 自制：加工设备及模具费4．5万元，材料费1．5万元，需要人工120人天，人工费400元／天。

　　 情况A，请决策：应该购买、租赁还是自制?

　　 情况B，如有两个相同子项目先后需要使用该设备，又该如何?

　　 分析：

　　 情况A：购买成本：100000，租赁成本：1300X60+2000：80000， 自制成本；45 000+15 000+120X400：108 000，所以应租赁。

　　 情况B：购买成本：100 000，租赁成本：1300X60X2+2000：158 000，自制成本108 000，所以应购买。

　　从采购计划到合同工作说明书

　　采购规划主要进行自制或外购分析，采购管理计划则是描述如何管理从采购文件开始到合同执行结束的整个采购过程。采购管理计划的内容

　　·自制或外购决策；

　　·项目团队和公司采购部门的关系和工作侧重点；

　　·标准的采购文件，拟采用的合同类型；

　　·影响采购的制约因素和假设条件；

　　·采购与进度、资源需求、绩效报告等方面的协调；

　　·订货的提前期；

　　·确定履约保函或保险合同，以降低项目风险：

　　·确定合同工作说明书的格式和形式；

　　·提供给卖方的维护合同工作分解结构的指导说明；

　　·确定经过资格预审的优选卖方；

　　·如果公司决定自己独立估算，确定估算责任者；

　　·用于合同管理和卖方评估的采购衡量指标。

　　 合同工作说明书是针对将由卖方按合同要求提供的产品、服务或成果的解释性说明。合同工作说明书的一种常用模板如下图所示：