项目的组织架构和角色配备

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷软件 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

　　如何获取和安排项目人力资源
　　如何规划项目人力资源
　　项目人力资源规划，是指确定和分派项目的角色、职责及其职权并加以记录归档，确定请示汇报关系，制定人员配备的一种管理计划。
　　项目人力资源规划的方法和工具包括：
　　●组织架构图；
　　●岗位描述；
　　●人际交往和非正式沟通；
　　●组织行为学。
　　项目组织架构图以图形方式展示项目团队成员及其沟通、汇报关系。一个1000人的抗震救灾团队的项目组织图可能很复杂，一个20人的营销项目的组织图则可以相对简单。但是，倘若一个项目开始就没有组织架构图，这种做法肯定是不值得提倡的。
　　有了项目组织架构图，还需要岗位描述。岗位描述主要包括完成项目或者项目任务所需要的角色、能力及其相应职责，没有职权的职责是没有意义的，所以，在岗位描述中还应该明确列出该角色所拥有的权力。
　　要完成上述人力资源规划工作，就要掌握人际关系处理技巧，了解公司政治对各种人员配备方案的影响。我们提倡积极的沟通，包括开工会议、行业会议、午餐会、个别交谈等，在这方面，有时候非正式沟通甚至比正式沟通可能给我们带来更多有用的信息。
　　学习组织理论，懂一点组织行为学甚至心理学的知识，是项目经理的基本素质之一。它除了可以提高项目人力资源计划的有效性，还能大大改善项目经理管人的能力。有关领导力、影响力、激励和沟通等方面的技能，都属于这方面的修炼，请参见后续章节中的专项讲解。
　　人员配备管理计划
　　与项目组织架构和角色规划相配合，人员配备管理计划用来描述在何时、以何种方式满足项目人力资源需求的文档，用来指导团队成员招募和团队建设活动。人员配备管理计划的内容包括：
　　·项目班子搭建；
　　·人员安排时间表；
　　·表彰和奖励办法；
　　·培训需求；
　　·项目成员遣散安排；
　　·法规遵循和安全考虑。
　　在项目班子搭建过程中，项目经理至少应考虑下述问题：人员来自组织内部还是外部？同地统一办公还是远距离分散办公？组织的人力资源部门能为项目提供多大程度的支持？
　　招募活动何时进行、成员的到位时间以及用工时间安排等，都要有一个时间表。资源直方图是一种常用工具，它反映了个人或团队在项目期间每周或每月的工作小时数。
　　天下没有不散的宴席，每个B2B项目同样都有明确的开始和结束日期，尽早确定项目成员的遣散方法和时间点，对项目和团队成员都有益。在较佳时间点将已完成任务的人员撤离项目，可以节省项目支出、降低项目成本；让员工平稳过渡到新的项目中去，可以提高员工士气。
　　因参加项目前期工作或因其他原因被分配到项目团队的成员，如果不具备所要求的能力，则要安排培训。培训包括技能提升和对项目有益的资质证书的获取。
　　制定明确的奖励标准、完善有效的奖励机制并确保奖励的兑现，可以加强我们所期望的工作行为和项目结果。对于一些政策法规、政府条例、工会合同或所在组织既定的人力资源政策，必须要求项目成员严格遵循。为保护员工安全，针对安全隐患所采取的相关防范措施，也要在人员配备管理计划中列明。
　　组织架构和角色配备
　　层次分明、讲究效率的组织架构
　　项目组织架构有多种，无论哪一种，关键是要做到层次分明、责任明确。规划项目组织结构的工具如下：
　　 ·常规组织结构图：为实现共同目标而一同工作的集体之间，以及人与人之间关系的直观图示方法，通常用自上而下的方式展示职位和职位间的关系。
　　 ·组织分解结构(OBS)：将工作包与相关部门或单位分层次、有条理地联系起来的一种项目组织安排图形。
　　 ·资源分解结构(RBS)：按照资源种类和形式而划分的资源层级结构。采用不同形式的组织结构图，有助于项目人员管理和资源调配。
　　 ·常规组织结构图是一种较传统、较常用的项目组织结构示意图。通常以项目经理为核心，按WBS的工作流分解结构体系来分解各个层面的职责范围。
　　 ·组织分解结构的分解方法与WBS类似。二者的区别在于，前者不是按照项目可交付成果的分解而组织的，而是按照组织内现有的部门、单位和团队而组织的，把项目活动和工作分列在现有各部门下。这样，相关部门只需找到自己在其中的位置，就可洞悉承担的所有职责。
　　 ·资源分解结构包括人力资源和物力资源，揭示了每个资源的需求种类、数量及其使用情况。例如，一艘船舶的各个不同区域都要用到焊工和焊接设备，工人或设备在WBS和组织分解结构中四分五散，但资源分解结构则把它们汇总在一起，可以让相关人员对这些资源的分配和使用情况一目了然。资源分解结构有助于项目成本的监控，并能与企业的会计系统协调一致。
　　图3—12和图3—13是一个汽车控制产品研发项目的常规组织结构图和组织分解结构图示例。

　　职责分明、权力相当的角色配备
　　在完成组织架构的同时，我们要从以下几个方面来考虑和安排项目角色，确定项目人员的责任和权力。
　　 ·角色：项目角色是指项目某部分工作的责任者的岗位称谓或标识。如：土建工程师、项目法律顾问、商务分析师、测试协调人等。
　　 ·职权：项目职权是指一个人具有使用项目资源、做出决策和批准的权力，如：人员调配、实施方法选择、质量验收、合同审批等。
　　 ·职责：项目职责是指为完成项目，要求项目团队成员实施的工作。如：需求分析、配方研制、路基夯实等。
　　 ·能力：项目能力是指项目成员完成项目活动所需的技能和能力。如：三年房地产经验、从事过汽车底盘设计、擅长ERP协同软件等。
　　当项目成员的职权与职责水平相一致时，其工作较有成效，产出较大。
　　通常，无权不授责，无责不授权。如果项目成员的能力与职责不匹配，应提前采取措施，比如对其进行培训，或另外招募合格人员，较不济的是变更项目范围。下表是海湾高速公路项目的“项目监理”岗位角色和职责描述。

　　难道沟通也要规划
　　项目沟通就是项目干系人之间的信息交流、谈话开会等。有人不理解：难道我说说话，也要制订计划?没错，项目管理就是要求大家在沟通之前先制订计划。中国有一句古话说得好：祸从口出。如果对项目干系人想要什么信息都不知道，应该给什么信息或不该给什么信息也不知道，想到什么说什么，估计这个项目多半会搞砸。也许这个沟通管理计划是概括性的、非正式的，但是，绝对不能少。沟通管理计划是整体项目管理计划的一部分，用来说明沟通需求、干系人对项目的期望、以何种方式交换信息、沟通在何时何处进行、由何人负责进行等。
　　沟通管理计划的内容包括：
　　 ·项目利害关系者(干系人)的沟通要求；
　　 ·待发布信息的内容、格式、详尽程度；
　　 ·信息接收的个人或组织；
　　 ·传达信息的方式，如备忘录、电子邮件和新闻发布等；
　　 ·沟通频率，如每周沟通等；
　　 ·下层无法解决的问题的上报时间和管理线路；
　　 ·沟通管理计划本身随项目进展的更新与细化方法；
　　 ·与信息交流相关的术语表。
　　项目沟通规划工作的第一步，是对项目干系人的沟通需求加以分析，然后在沟通计划中，明确需要获得项目信息的对象组织和个人、沟通信息的内容、发布信息的目的、发布信息的频繁程度、发布信息的起始与终结日期、采用的信息格式及传播媒介、负责信息发布的团队成员。沟通管理计划还可以包括对于项目状态会议、客户访谈、工程例会、虚拟团队的网络会议和电子邮件等各方面的指导原则。
　　刚从事项目工作的人或者偏好技术的人，比较热衷于收集项目管理的工具或技巧，对沟通往往不太重视，觉得沟通的好坏与项目的进展关系不大；资深的项目经理却对沟通的重要性有切肤之感，并深深知道制订沟通计划不是目的，在项目执行中达成顺畅的沟通才是难点。作为一项基本管理素质和项目管理的核心技能，我们将在后面章节中专项讨论如何进行有效的沟通。
　　