数据库管理工作流软件系统

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

3．3数据库管理系统工具
人们用字处理软件可以创建并编辑文档，用电子数据表格软件可以创建并编辑工作簿，数据库环境中也与之类似。数据库相当于一个文档或一个工作簿，因为数据库与文档或工作簿一样都包含了信息。字处理和电子数据表格是处理文档与工作簿的软件工具，而处理数据库的OA软件系统就是数据库管理系统。借助数据库管理系统(DBMS)就可以定义数据库的逻辑结构，并对数据库中的信，息进行存取和利用。DBMS有5个重要的工作流软件组成部分(见图3—4):

    (1)DBMS引擎
    (2)数据定义子系统
    (3)数据操作子系统
    (4)应用程序生成子系统
    (5)数据管理子系统
    DBMS引擎可以说是DBMS中较重要的部分，然而人们却很少意识到这一点。DBMS引擎接收来自其他各个DBMS子系统的逻辑查询请求，并将逻辑查询请求转换成其对应的物理形式。换句话说，对数据库和数据字典的逻辑存取感觉上就像是在物理存储设备上进行一样。另外，区分数据库环境中的逻辑视图和物理视图是十分重要的。信息的物理视图解决的是信息在硬盘之类的外存储设备上怎样进行物理排列、存储和读取：而信息的逻辑视图则是关注知识工作者要如何排列和存取信息，以满足其特定的业务需求。
    数据库和DBMS将信息的物理视图与逻辑视图隔离开，具有两大优越性。首先，DBMS能够完成所有的物理处理功能，作为数据库用户，只需把精力放在自己所需信息的逻辑结构上就可以了。其次，虽然数据库中的信息仅有一种物理视图，但众多的知识工作者在数据库中提取的信息逻辑视图却各不相同。这是因为根据不同业务的需求，不同的知识工作者会以不同的方法处理逻辑视图。DBMS引擎能够处理任何一种形式的信息逻辑视图或逻辑查询，并将其转换成与之对应的物理结构。
3．3．1 数据定义子系统
    DBMS的数据定义子系统帮助人们在数据库中建立并维护数据字典，以及定义数据库中的文件结构。
    创建数据库时，首先要利用数据定义子系统建立数据字典并定义文件的结构。这点与某些类似电子商务数据表格的软件区别很大。运用电子数据表格软件创建工作簿时，一开始就可以填入信息、定义公式和函数，但在数据库中却不能这样做。在数据库环境中，开始输入信息之前必须要先定义数据的逻辑结构，输入信息相对而言是比较轻松的事情，而定义数据逻辑结构则比较麻烦。在本章后面的扩展学习模块C中，我们将完整地介绍为Solomon公司的供应链管理(SCM)数据库定义逻辑结构的全过程。我们诚恳地建议读者阅读这部分内容，它可以指导读者完成对一个数据库结构进行正确地定义，这是职业技能训练的良好机会。
    无论何时，只要我们发现某一文件需要补充新的信息，就必须运用数据定义子系统在数据字典中添加新字段。同样，如果我们想在一个文件中删除所有记录的指定字段，也必须用数据定义子系统完成这件事情。
行业透视
用GIS数据库服务于市民和政府机构
    通过网络进行访问的数据库能够服务于多种用户。华盛顿Pierce郡的基于网络的地理信息系统数据库可以为它的市民和政府机构提供服务。在地理信息系统(GIS)设计中，所有类型的用户都可以按照地理位置来查询信息。Pierce郡希望借助于实施新的基于网络的GIS数据库能够节省大约3百万美元的维护费用。
    通过一个简单的网络界面，Pierce郡的市民可以查询各种信息，例如邻居的犯罪统计、财产税规定、财产调查报告以及投票选举结果等。通过提供对重要信息的便捷访问，GIS数据库可以很好地服务于市民。
    负责法律执行、自然资源管理和土地开发与利用的政府机构也可以访问GIS数据库。他们利用数据库能够读取和分析各种信息，例如犯罪的类型、公共设施的分布、地形和等高线数据等。法律执行人员与应急服务人员甚至能够在事发现场使用无线手提设备访问GIS数据库。
    据说，Pierce郡的数据库将为它的市民和政府机构提供约107万亿字节的GIS信息。建立数据字典时，肯定要定义数据库将要包含的信息逻辑属性。信息的逻辑结构包括以下内容：
    根据所描述信息的类型适当增加或减少限制，这些也都是非常重要的逻辑属性。例如，一辆标准的混凝土运输卡车的载重量是8立方码尺。而Solomon公司不接受4立方码尺以下的订货，因此，对订单文件中Amount字段的有效范围进行约束的一个重要条件就是“必须大于或等于4，但同时不能大于8。”
3。3．2数据操作子系统
    DBMS的数据操作子系统帮助用户对数据库中的信息进行增加、修改和删除，并帮助用户在数据库中查询有价值的信息。数据操作子系统中的协同软件工具通常是数据库用户与数据库信息之间的较主要交互界面。因此，当DBMS引擎处理用户对物理视图的信息请求时，允许用户指定逻辑信息请求的就是DBMS的数据操作工具。这些逻辑信息请求通过DBMS引擎从所需的物理视图中存取信息。
    在大多数DBMS中，用户都将发现它们包含有各种各样的数据操作工具，包括视图、报表生成器、范例查询工具，以及结构化查询语言。
1．视图
视图允许用户查看到数据库文件的内容，对其进行必要的修改，完成简单的分类，并通过查找操作得到具体信息的位置。实质上，视图是以电子表格工作簿的格式来处理每个文件，图3—5中给出了运用MicrosoftAccess工具显示Solomon数据库中订单文件的视图。在这里，用户可以单击任意一个字段并修改它的内容，用户还可以指向一条完整的记录，并单击“剪切”图标，实现删除记录的功能。如果用户想增加一条记录，只需单击第一条空白记录的OrderNumber字段，然后输入内容即可。
    注意，这里存储的文件已经按ConcreteType字段值进行了升序排列。用户还可以通过单击视图窗口中的“A—Z”排序按钮达到排序的目的。如果想按Concrete丁ype字段进行降序排列记录，只需指向任意一个Concrete Type字段，然后单击“Z—A”排序按钮即可。用户还可以在视图窗口中执行查询操作，例如，要查找所有CustomerNumber字段中含有“3456”字符的记录，只需指向这一列的任意位置，然后双击“Find Text”按钮并输入“3456”字串即可。查询的结果就是在每个出现“3456”字符的CustomerNumber字段处，以高亮度形式显示出来。
    与其他大多数个人软件包一样，DBMS也支持诸如剪切、粘贴、格式化(例如，令一个字段加粗)、拼写检查、隐藏指定的列(如同使用电子数据表格B2B软件一样)、过滤乃至添加链接点连接到Web站点等，这些功能和任务DBMS都能支持。
2．报表生成器
报表生成器能帮助人们快速地定义报表的格式，确定报表中想要公布的信息。在定义报表时，用户还能直接在屏幕上预览报表的格式或把报表打印出来。参见图3—6，这里显示了两个MicrosoftAccess系统的屏幕格式。第一个显示的内容表示允许用户选定在报表中将要出现的字段，画面中显示已经选定了订单文件中的OrderNumber、OrderDate、CustomerNumber和Amount字段内容作为报表输出内容。第二个屏幕画面表明允许用户从事先设计好的报表格式中选定所需的报表格式。接下来，在这个简单的实用屏幕里(见包含上面两个屏幕格式的图3—6)，可以继续指定表中的各行按字段CustomerNumber的值排序，并指定报表名称为“CustomerandAmountReport”。完整的报表也显示在图3—6中。注意，报表中只显示出所需要的字段，各行按CustomerNumber的值排序，报表的标题是“客户和订购数量的报告”(CustomerandAmountReport)。

    报表生成器的良好特性体现在用户能以习惯的方法保存报表格式。例如，你觉得要经常使用图3-6中的报表，只需指定一个唯一的报表名称来保存它就可以了。报表保存后，你可以调用该报表，而且DBMS将调用数据库中较近更新的信息，来生成该报表。你还可以从各种各样的报表格式中选择适合的(为了配合我们的阐述，我们选择了一个比较简单的报表格式)。你可以选择所建立的报表格式来生成中间的小计和总计，其中可以用计数、求和、求平均值等)。
3．范例查询工具
范例查询工具(QBE)能帮助用户以图表的方式设计问题的答案。例如，在前面提到的Solomon数据库中，来自TripleAHomes的Janielle Smith(CustomerNumber 4567)订购了混凝土，她记不住卡车司机的名字了，但是她想让那个较经常向TripleAHomes运送混凝土的司机给她送货。那么，Solomon就要从客户关系管理的视角出发，检查全部的订单并确定那个较经常向TripleAHomes运送混凝土的司机。如果Solomon数据库中目前只涉及少量的订单，那么这个问题看起来很简单。然而，如果数据库涉及到数以千计的订单时，这可就不是一件轻松的事情了。
    幸