预算变更沟通先行

文：文/喻胜

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

预算毕竟属于计划，是计划就需要依照实际情况持续加以调整，因此IT预算在第四季度需要调整，验证了计划渐进明晰的特点。方俊既要平衡好相关部门的利益，又要满足关键需求，此外，进度、成本、质量三者也需要综合考量，力保公司在新一轮的竞争中抢占先机。

笔者画出了预算变更思维导图，从预算变更工作不同角度一一展开描述。

第一、沟通、沟通、再沟通

公说公有理，婆说婆有理，不经过沟通，研究业务，观察现场，难免会被混淆视听，掌握不到关键的需求。

在预算变更的整个过程中，沟通是任务中的重心，可以消除不必要的误会，掌握业务的核心，找到真正的需求，沟通的好坏直接可以影响结果。因此笔者建议CIO方俊需要好好构思他的沟通计划，通过沟通认真研究业务的具体问题，找到IT工作的切入点，让IT预算工作的变更更好服务于公司业务目标。

确认关键需求

1、首先方俊自己要正确理解公司的整体目标，并将其与IT预算变更工作相挂钩，将自己的想法与各部门人员沟通，要求每个部门结合公司整体目标，做好供应链管理，再针对部门复苏目标，整理出详细的需求要求，避免各部门仅仅围绕自己需求转圈。因为各部门只有立足于公司的终极目标，才能找到自己本部门真正的心声。

2、许多部门的需求有时候实质上是一致的，可能是表达的不同，实现的途径不同，要求达到的效果不同。建议方俊整理各部门的需求，并将其分类汇总，并将需求汇总结果给到各部门确认，防止遗漏关键性的需求。

3、抽取出来的关键性的需求，不仅仅要与部门负责人进行确认，也要与各部门关键业务骨干进行确认，否则一旦遭受到业务骨干的抵制，四季度的IT预算调整也很难顺畅进行。

4、关键性需求首先满足公司战略与发展目标的要求，其次是满足各部门关键绩效考核的需求，较后是各部门常规性要求。

争取大部分人员支持

在沟通过程中，对于非关键需求要进行放弃，必然遭受到一部分人的抵制，就要通过沟通了解其抵制的具体原因，让具体人员明白非关键性需求必须放弃的必要性，并转换其态度，支持满足关键性需求工作开展。个别态度极度恶劣的，还要委托支持人员代为进行说服，即使不能完全扭转其态度，但至少可以减轻抵制程度，方便今后预算变更项目的执行。

有了大部分人的支持，我们就可以群策群力，找到更合理的方案与实施方法，让预算的变更工作更到位。

沟通计划、方法要合理

沟通计划除了要注意时间范围外，不同对象，沟通的频率可以不一致，以保证沟通的质量达到要求。

重要的决策性人员，要定期汇报预算变更进展情况，以便在决策时，了解各个方面的情况。其次除了会议外，还可以通过书面、邮件、电话来进行汇报，并收集相关反馈信息。

解决方案也要做到反复与不同层次人员进行沟通，以确保今后的可执行性。

第二、 IT部门要抓住机会，树立IT部门的权威性

IT部门在公司内部普遍感受缺乏威信，潜意识被定位为普通服务部门。这次的IT四季度预算变更，较终的结果如何，IT的影响力是较大的，因为通过需求调研、方案制订与筛选，足以引导项目的发展方向。

其次，IT部门在预算变更过程中，可以抑制非关键需求，突出重点，确保资源投入的有效与充沛，达到预定效果，做好供应链管理，增加了IT对公司的贡献度，必然会得到老板的认可，赢得大家的信任，今后的工作更好开展。

第三、新方案设计与筛选

考虑到公司政治的现实，以及其他各种因素，方案不能多，也不能只有一个，建议依照需求的情况，结合公司投入的差异，建议设计三个方案，让大家一起来进行较后的评估与筛选，方案越少，大家后悔的几率就会更小，且容易突出较佳方案。

其中笔者建议注意下面几点：

1、识别出每个方案的风险，并寻找合理规避措施；
2、好的、坏的都要分析，不一定等到项目开始执行后，才了解不足。
3、要强调业务机会也是一种成本，延迟下决定会浪费机会，这种成本常常被人忽略。
4、对于方案相对收益来说，更要强调损失，这样有机会选择更符合公司战略与发展目标的方案，其中第三个方案要计量满足所有需求，投入必然比较大，老板会枪毙掉，但从心理学角度上，可以起到突显方案乙的作用。
5、资源的惜缺，导致我们必须仅满足关键需求，并选择好需求满足的次序与时间点，以便大幅度降低投入成本。
6、在某些点上要投入足够的资源，以保障项目质量与速度，迅速反映市场的需求。
7、某些需求正反方争执不下时，可以先搁置，现行方案暂不考虑该需求，先解决意见一致的需求。时间会解决差异问题，较紧急、较重要的需求会自动浮出水面。
8、方案的目标要符合SMART原则，预算项目不同进展阶段要安排资源检查，以确保进度与质量。

第四、临门一脚

各部门都有危机感，因此，配合程度都会比较好，但矛盾始终会存在，再加上方案决不可能是完美无缺的。

如何让非完美的方案去统一大家的需求，供应量管理效果较佳化，除了降低标准这个方法外，要善于借用公司高层的力量，即较终方案出炉后，要经过淬火这个环节，确保方案不仅仅有结论，还要将各阶段任务分配到具体岗位、具体人，规定好检查工作进度的资源，检查时间与标准也一并确定，有了公司高层领导尚方宝剑的批示，以确保今后没有人可以随意推翻决定与工作安排，确保方案的执行力度。

因此CIO方俊要尽快通过调研，加强沟通，统一大家的认识。依照公司战略与发展目标，将各部门需求先细分，再汇总，设计出一个满足关键需求的方案，集中人力、物力的优势，搞好第四季度IT预算的调整工作，切实支持公司业务的发展，实现公司的经营目标。

预算变更思维