管理项目团队和辅助软件在人力资源管理中的作用

　　摘要：9．7 管理项目团队 除了建设项目团队，项目经理还必须领导团队完成各种项目活动。如果一个团队成员工作马马虎虎或延误，那么，项目经理就应 该判断产生这种行为的原因并采取适当的行动。

　　9．7 管理项目团队

　　 除了建设项目团队，项目经理还必须领导团队完成各种项目活动。在评定团队绩效和相关信息之后，项目经理必须决定是否应该要求变更项目，是否应该建议纠正或预防性的措施，或者是否需要更新项目管理计划或组织过程资产。项目经理必须用他们的软技能发现激励和管理每一个团队成员的较好方法。

　　 9。7．1 管理项目团队的工具和技术

　　 有许多工具和技术能够用来帮助管理项目团队：

　　 ·观察与交谈：如果你从没看过或讨论过这些问题，而去评定团队成员是如何完成任务的或者他们对其工作的感觉如何是很困难的。许多项目经理习惯于“走看管理”，即喜欢亲自看到和听到他们的团队成员在工作。通过正式或非正式的谈话来了解项目是如何进行的，能够提供极其重要的信息。对虚拟工人来说，项目经理仍能通过e—mail、电话或其他通讯媒介来观察和讨论工作和私人问题。

　　 ·项目绩效评价：正如普通管理者一样，项目经理也能够对员工进行绩效评价。项目绩效管理的要求和类型将随着项目周期的长短、复杂程度、组织政策、合同要求和相关沟通的不同而不同。即使项目经理不能给团队成员提供正式的项目绩效评价，但提供及时的绩效反馈仍是很重要的。如果一个团队成员工作马马虎虎或延误，那么，项目经理就应该判断产生这种行为的原因并采取适当的行动。也许这个员工家中有人去世，以至于不能集中精力；也许这个员工正计划离开项目组。这些行为产生的原因将给项目经理应该采取的行动提供重要的影响。

　　 ·冲突管理：很少有项目完全没有冲突。有些冲突事实上正是项目所希望的，但是大多数都不是。正如第10章项目沟通管理所述，有许多种处理冲突的方法。了解处理冲突的策略和主动地管理冲突对项目经理来说是重要的。

　　 ·问题日志：许多项目经理用问题日志(issuelog)来记录、监测和跟踪项目团队有效工作所需要解决的问题。这些问题可能包括人们的不同观点、需要更多的解释或研究的情况，或者需要集中关注的事。确认损害团队绩效的问题并采取行动来解决它们是很重要的。

　　 项目经理应该委派专人来解决每一个问题并设定解决问题的目标时间。

　　9．7．2 关于团队管理的一般性建议

　　 有效的项目经理必须是一个出色的团队领导者。为保证团队高效，提出以下建议：

　　 ．对你的团队成员友好、耐心。认为他们都是较好的，千万不要把他们都认为是懒惰和粗心大意的。

　　 ·解决问题而不是责备人。关注行动来帮助员工们解决问题。

　　 ·建立定期而有效的会议。会议应注重项目目标的实现并产生积极的结果。

　　 ·允许团队有时间来经历团队建设的基本阶段：形成阶段、震荡阶段、规范阶段、执行阶段和中止阶段。不要期望团队立即在较高的绩效水平上工作。

　　 ·把每个工作组的人数限制在3—7人。

　　 ·计划一些社交活动来帮助项目团队成员和其他的干系人更好地相互了解。让社交活动变得有趣而不是强制性非参加不可的。

　　 ．强调团队的同一性。建立团队成员喜欢的传统或惯例。

　　 ·培养项目团队成员，鼓励他们互相帮助。确定并提供培训以帮助个人和项目团队成为一个更有效的整体。

　　 ．认可个人和团队的成绩。

　　 ．采取辅助的行动来与虚拟团队成员一块工作。如果可能，在虚拟项目开始时或在介绍一个虚拟团队成员时开一个见面会或电话会议。电子商务联络员应认真确保他们能在虚拟环境中有效工作。弄清楚虚拟团队成员间是如何沟通的。

　　 你可以想像，团队建设和管理对于大多数IT项目来说都是非常重要的。许多IT项目经理必须突破直觉／理性的性格偏好，而关注于积极地听取他人的意见，解决他们关心的问题，创造个人和项目团队共同发展和进步的良好环境。

　　9．8 使用软件辅助人力资源管理

　　 在本章的前面你所了解的简单的责任分配矩阵(图9—4和图9—5)和直方图(图9—6和图9-7)都是有助于项目有效管理人力资源的有用工具。你可以使用几种不同的软件包来产生矩阵和直方图，这些软件包包括电子制表软件或者项目管理软件，如微软Project 2003。很多人并不知道Project 2003提供了许多人力资源管理的工具，其中包括分配和跟踪资源、资源平衡、资源使用报表、超负荷资源报告以及计划列表等。在附录A中你可以学到使用该软件的许多功能和特点。(在第10章项目沟通管理中描述了合作软件有助于人员的沟通)。

　　 你可以使用Project2003给任务分配资源(包括设备、材料、设施或者人力)。Project 2003使你能够将个体资源分配到个体项目，或者使许多项目集中和共享资源。在Project 2003中通过界定和分配资源，你可以：

　　 ．通过库存信息和资源分配报告跟踪资源去向·识别潜在的资源短缺情况，资源短缺可能会导致项目错过进度的截止期限，还有可能使项目工期延长。

　　 ·识别未充分使用的资源并进行重新分配，可以缩短项目进度，还可能缩减成本。

　　 ·使用自动平衡功能使资源平衡和管理更容易。

　　 正如大多数项目管理专家忽略了Project2003成本管理的强大功能，同样，他们也常忽视该软件人力资源管理的强大功能。微软企业项目管理解决方案提供了额外的人力资源管理能力。你也可以购买微软产品的补丁软件，或者购买其他公司的软件来完成各种不同的项目人力资源管理功能。有了这种协同软件的帮助，项目经理可以获得更丰富的信息来帮助他们更有效地对人力资源管理进行决策。

　　 项目资源管理远不止使用软件评定和跟踪资源负荷、平衡资源等内容。人力资源对于大多数项目来说都是较重要的资源，而且完全不同于其他的资源。你不可能像替换一台机器一样简单地替换一个人。要使人们很好地工作，偶尔进行协调是远远不够的。人们需要体谅和尊重，要理解能够激励人们的因素，也需要认真地与人们交流。优秀的项目经理成功的关键不是使用工具的能力，而是能否让他的团队成员尽量把项目工作做好。

　　案例结局

　　 在Sarah也对着Ben大声指责之后，Ben说“你是第一个敢与我针锋相对的人。”在简短的介绍之后，Sarah、Ben和其他参加会议的人对F-44项目实际出现的问题进行了深入讨论。Ben的部门需要一个特殊的软件并从旧系统下载关键信息，这样他们就可以更好地管理项目，Sarah可以就此写一份论证。当Sarah和Ben面对面并对着他大声指责时，她使用了称为“镜像”的方法来建立人际关系。虽然Sarah决不是一个大嗓门和令人讨厌的人，但是她看到了Ben正是这种人，于是决定“镜像”他的行为和态度。她从Ben的角度出发想问题，这么做有助于打破僵局，Sarah、Ben和其他参加会议的人能真正开始沟通，作为一个团队共同合作来解决问题。