企业流程注意事项盘点

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

19．盘点企业流程的注意事项
很多企事业单位的制度都是在不断发展壮大的过程中不断补充出来的，如同补丁，少了就加一些，不完善就修改，多从微观或者局部的角度考虑。所以，时间长了，制度就如同一件百衲衣，许多地方重重叠叠，却还有疏漏之处。再加上企业要通过各种认证、各种规范体系文件，把ISO体系、SOX法案、企业日常经营制度、风险管理体系放在一起，制度简直就是“交叉、重叠、相互矛盾”的代名词了，那么，如何梳理这些纷繁杂乱的制度呢?
下面是某企业进行流程梳理(或称为“制度盘点’)、核心流程优化时的总体计划示意图(见图5--6)。

在企业进行流程梳理的时候，应遵循如下的原则：
1．以客户为导向
按照客户的类别、产品晶类来划分流程。
2．标准化
建立标准化的客户分群、产品品类和服务标准：
采用标准化的流程描述工具和方法。
3．协同性
让不同利益相关者不同程度地参与流程的梳理。
4．集成化
以客户的视角，通过统一的平台来清理，描述各种流程，并且明确各个流程直接的接口关系。
    如果是企业自己开展这项工作，比较容易想到的做法是，建立一个“大全”，把所有制度统一分类、编号，排列出一个大的清单目录，并在每个制度后面加一个索引，注明这个制度是属于ISO还是其他。
    从企业的角度看，这种做法是让人放心的，好比是对“仓库”的角角落落做了一次大扫除，终于把这个乱糟糟的“制度仓库’给盘点清楚了。
    但为什么一定要大而全呢?
    这个．“为什么”的提问，其实在流程管理领域是一种常见的题目，面对一个流程，我们首先不是问“这个流程中的每个步骤怎样才能做得更好”，而是“这个流程中的每个步骤，为什么要做呢’。不难感受到，后者是一种更彻底的反思，蕴含了一种对现状的更大的改进潜力，而不是把现实的做法照单全收或改良即可。
    这种反思，也同样适用于制度和流程的盘点。每当把一个制度和流程放到那个大清单里面，就要问一句：为什么要把这个流程(制度)管起来呢?花费我们的管理精力在这上面值得吗?要花多大的精力呢?
    对于“为什么要把这个流程(制度)管起来”，如果企业的回答是，“为了以后好查询，为了不遗漏”，这个答案也无可厚非。但如果更进一步问：
    “在你有限的管理精力下，你首先要把哪些流程和制度真正管起来呢?”
    “在你目前迫切希望改进的业务问题和供应链管理难题中，有哪些流程和制度是首当其冲需要盘点的呢?”
    这样问，是一种“做减法”的思路，主张“少而精”。这样“少而精”的流程清单(制度清单)，修订的频率也比较高，可能每过半年，就需要结合公司的管理重点进行修订，通过这种不断梳理流程清单(制度清单)的方式，明确每个业务板块和业务内容，明确每个业务的运作方式，界定各个部门的工作内容和方式、部门之间的关系和所关注的控制节点。这样，流程清单(制度清单)就不是面向档案管理的，而是面向行动的，才能使经理人的改革注意力聚集，才能使经理人达成共识，才能将流程重叠(或漏洞)的地方找出来并纠正，才能使流程真正改观。
    流程清单制作出来后，我们并不能停留在这样一个流程名称的分级目录上，还要把每个流程都描述出来，并制定规范。这时需要注意：
    其一，不同级别的流程，可以采取不同的描述方法。避免高层看到的是特别偏重细节的烦琐流程，而基层看到的是一个大而笼统的描述。前文提到的SIPOC图是比较宏观的描述工作流程的方法，而零维度和有维度的活动流程图是偏重于细节描述的描述方法。
    其二，不同级别的流程谁来画?这个问题等同于“谁是流程的主人?谁来建立和优化流程”，确定各级流程的责任主体分别是谁、负什么责任，也是比较重要的工作。