如何简化工作流程中的审批环节

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

21。流程优化实例——如何简化流程的审批环节
    首先，我们得承认签字是有正面作用的。比如，在做信息化需求分析的时候，先听取各部门的需求，让它们签字确认，然后再进一步分析原始需求，以免将来出现问题，相互指责。
    在信息化建设即将开始时，较好用“前也签字，后也签字”的做法，在两个时点签字：一个时点是，信息化建设马上启动前再确认需求，因为这时的需求和较初的需求已经有些不同，需要再确认一下，另一个时点是，信息化建设完成后，哪些需求已经实现应进行签字确认，哪些需求不能实现，是什么原因造成的，也应该给出明确的交代，不能积累下来形成抱怨。
    以上说的是签字的好处。这里说的签字，有很多近义词：确认、复核、检查等，我们可以统称为检查。请注意，这里的检查，不仅指生产工作流程中的质量检查，也指管理人员工作中的种种签字、确认、复核、检查。
    很多人认为，管理人员如果不签字，就没有权威：管理人员如果不签字，电子商务企业就会有风险、会失控。但签字这个手续一旦在企事业单位形成风气，就是个非常严重的事情了。想一想，你所在的企业签字多吗?出差要签几个字?报销呢?一个改进提案的通过需要多少个领导签字?那么，我们就根据“为什么要签字”的常见理由，来探讨一下对“签字多”的流程如何优化。
    常见理由一，因为领导(泛指签字的人)要有知情权，所以要签字
    常见的情况是，下属只要一做事就要先找领导去签字，否则自己做不了事情，有时候要签字的还不止一位领导，其实各级领导也不细看，后签的领导看到前面已经有人签字，自己就签字了，甚至签一个模模糊糊的“按制度办”、“按流程办”。
    针对此种情况，企业现场开展流程优化时，可以采取的对策：把领导知情和每次介入审核分开：使领导定期(比如密度大到每天一次)得到动态情况，从而知情，而不是介入流程、成为流程的一个必经环节(耗时间甚至不增值)：流程直接执行，并行地让领导知情。
    常见理由二，因为领导对下级的业务能力和经验不放心，所以要签字
    由于很多企业领导虽身居高位，却办理着很多业务性的工作，要用自己的丰富经验来把关和判断，所以这个情况也常见。
    在企业现场开展流程优化时，可以采取的对策：企业领导既然经验丰富，可以把经验写成工作参考，让下属来参照执行。如果企业领导写不出翔实的工作参考，只有模模糊糊的经验，这就涉及知识管理中的“如何把隐性经验显性化”，如果企业领导不愿传授自己的经验，担心“带出徒弟，饿死师傅”，这就涉及知识管理中的“如何激励知识和经验的分享”。
    常见理由三，因为签字是个权力，所以要签字
    这个理由的确很实在，很多企业领导的权威，是靠他签几个字、多少人求他签字来体现的。如果问这些领导为什么要签字，他们也说不出来真正有意义的原因。：有些人甚至不明白签字的权利和义务对等，不明白自己应负什么责任。
    针对这种情况，在B2B企业现场开展流程优化时，可以采取的对策：多突出签字的“责任面”，签字和切实的奖惩挂钩，这样会让一些人主动提出放弃签字。
    常见理由四，因为不相信基层员工，担心员工万一有坏心眼钻企业空子
    正因为这种偏见，凡事都得部门经理签字再落实。虽然很多企业都强调“相信员工，员工是企业的主人翁”，但一看那层层的签字，就知道员工只不过是被怀疑的对象罢了。
    针对这种情况，企业现场开展流程优化时，可以采取的对策：对各种签字制度的基本假设进行讨论：到底是假设“98％的员工是好人”，还是假设“每个人都会有意找漏洞来损害公司”?制度到底是为98％的好人制定的，还是为2％的坏人制定的?就算制定了条文，就真正能防止那2％的坏人吗?怎样从源头上来防止这2%呢？如果不是所有制度都可以更改为“相信人、指导人”的制度，那么有哪些制度可以先行调整，变成为98%的好人制定的呢？
    常见理由五，因为以前的做法就是要签字，就沿用下来了。