管理信息系统如何影响组织和商业企业

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

3．2 信息系统如何影响组织和商业企业
    信息系统已经成为集成的、在线的、交互的工具，与各大公司的每分钟的运行和决策紧密相关。在过去的10年里，信息系统从根本上改变了组织的经济效益和大大增加了组织工作的可能性。经济学和社会学的理论与概念有助于我们理解IT所带来的变化。
3．2．1 经济影响
    根据经济学的观点，IT改变了资本成本和信息成本。信息系统技术可以看做是一个生产要素，可以替代传统的资本和劳力。随着信息技术成本的降低，信息技术被用来代替历史上一直是上升的劳力成本。因此，信息技术将会导致中层管理者和文职工作者的减少。
    随着IT成本的降低，它同样也可以代替其他资本，如成本仍然相对较高的建筑物和机器。因此，我们可以，预计经理会增加IT的投资，因为它的成本相对于其他较低。
    IT同样影响信息的成本和质量，并改变信息经济学。IT可以帮助企业扩大交易，因为它可以降低交易成本。根据交易成本理论，公司和个人均像他们对生产成本那样寻求降低交易成本。根据交易成本理论，使用市场是很贵的，包括位置、通信、监视合同投诉、买保险、获得产品信息等。传统上，公司企图减少成本，通过垂直集成、应用较大数量、雇用较多雇员、建立自己的供应商管理和分销商，像通用和福特所作的那样。
    信息技术，尤其是应用网络，可以帮助公司降低市场参与的成本(交易成本)，使公司和外部供应商签加工和服务合同，比用内部资源生产更划算。例如，克莱斯勒公司通过系统连接外部供应商，供应了零件的70％。信息系统使Cisco和Dell公司外包它们的生产成为可能。

    图3-7显示出了当交易成本降低，公司规模会(雇员人数)缩小，因为公司在市场上没有产品和服务，不用再自己制造。公司增加收入时，规模可以保持不变，也可能缩小。例如，Eastman化学公司1994年由Kodak分出，其收入为33亿美元，24 000名全职雇员。2003年收入58亿美元，只有15 000名雇员。
    IT也可以减少内部管理成本。根据代理理论，公司可以被看成是一个利己性(self-interested)的个人间的合同网结，而不是统一的利益较大化的实体。一个雇主“代理”雇员，去执行工作。无论如何，代理人需要经常地指导和管理，否则他们将会追求他们自己的兴趣而不是雇主的兴趣。一个公司规模和经营范围增大，代理成本会上升，因为雇主要花更多的努力于指导和管理。

    信息技术，可以减少获取和分析信息的成本，使组织可以减少代理成本，因为它使经理容易观察更多数量的雇员。图3—8显示出减少总管理成本，IT可以通过缩减中层管理及文书人员使公司增加收入。
3．2．2组织和行为的影响
    基于复杂组织的社会学的理论也提供了一些新的关于IT应用的实现为何引起公司变革和如何变革的理解。
1．IT扁平化组织
    大的官僚组织，其发展是先于计算机时代，比起新创造的组织常是低效率的、变化慢的和缺少竞争的。某些这样的大组织已缩小规模、减少雇员和组织层次。
    组织行为学研究者有理论认为IT技术容易扁平化层次，通过扩大对雇员信息的传播增加低层雇员的权力并增加管理效率。IT推动组织中的权力下放，因为低层的雇员接收了无须通过上级的决策所需要的信息。首先，这种权力下放也归因于职工的教育水平提高，使他们能做出理智的决策。其次，经理能收到较及时准确的信息，使他们能较快的做出决策，因而需要的经理就少了。管理成本降低，管理集团效率更高。
    这个变化意味着管理的幅度扩大，使高层管理者可以管理和控制更多的雇员，管理内容扩展到更大的范围。作为这个变化的结果，许多大公司已省掉了数以千计的中层经理。
2．后工业组织和虚拟企业
    后工业理论主要根据历史学和社会学甚至于经济学，也支持IT扁平化组织层次。在后工业社会，权威不仅是正式的职位，而是依赖于他具有的知识和竞争力。因而，组织的形状趋于扁平化，因为专家型工作者喜欢自己管理自己，当知识和信息在组织中遍及时，决策应更分散。信息技术可能鼓励项目专家组成的网络组织，缩短一个项目的完成时间(如设计一个新汽车)，一旦任务完成，其成员就加入其他组织。
    一些公司可能运行于虚拟组织(Virtual organization)，其工作不再绑扎于物理位置。虚拟组织用网络连接人员、资产和思想。他们可以联合供应商、顾客、有时还有竞争者去创造和分销新产品和服务，不必限于传统的组织边界和物理位置。例如Caiyx&Corolla是一个网络虚拟组织，直接销售鲜花给顾客，越过了传统的花商。这个公司通过电话和网站接收订单，并将它们传至花农，花农直接通过联邦快递(FedEx)送给顾客。
    谁能确保自我管理的组织不会走向错误的方向?谁来决定哪个人参加哪个工作，多长时间?当某人经常转换工作组织时，管理者如何考核他的绩效?虚拟组织要求要有新的方法来评价、组织和通知职工，并非所有公司均能有效地实现虚拟工作。
3，增加组织的灵活性
    IT帮助公司灵活组织工作，增加他们的能力去感知和响应市场变化并获取机会优势。信息系统对或大或小的公司均可给予附加的灵活性，用以克服他们规模的限制。
小公司可以获取一些“手臂”达到和大公司一样长。他们可以执行一些协调活动，如处理投标、跟踪库存和许多制造任务，只用很少的经理、职员和生产工人。
大组织可以利用IT达到向小组织一样的敏捷和响应。这个现象的一个形式就是大量顾客化生产(masscustomizationproduction)。它是应用大批量同样的生产资源提供个人裁减的产品和服务的能力。信息系统可以使生产过程更灵活，所以产品可能被裁减，满足个别顾客独特的一组需求。协同软件和计算机网络被用来联系工厂车间和订货、设计、采购和控制生产机器等，产品可以生产多种变种，并容易在无附加成本的情况下实现小批量的顾客化。
例如，Land’s End网站让顾客可以定购牛仔裤、西装裤、宽松裤和衬衣，按照顾客的规格剪裁。顾客在网站的表格填入自己的尺寸，然后，将顾客的说明通过网络传到一个计算机，它将尺寸转化为顾客的式样，这个式样传到加工厂，用它驱动纺织机。这里几乎没有附加的成本，因为这个过程不要求附加仓库、生产加班和库存的费用，对顾客的成本只比传统大批量生产的服装稍高。
相关的趋势是微市场，在微市场中信息系统可以帮助公司精确定位于完全顾客化的细分市场目标，较终细化到个人。
4，了解组织对变化的阻力
贯穿本书，你将发现许多案例描述在一个组织中对信息供应链管理系统的阻力和当组织变化很快时经理所遇到的问题。我们以前讨论企业过程假设了一个强有力的理由，为什么应用IT有阻力：因为许多IT投资要求人员、个别办事程序改变，卷入的部分雇员需要再培训和附加的努力，而没有得到补偿。
    另一种行为方法把信息系统看做是组织内各群体关于政治、办事程序和资源问题的矛盾竞争的输出。信息系统由于它影响存取关键资源信息，就不可避免的引起政治问题。信息系统能影响到一个组织中谁对谁做什么、何时、何地和为什么。因为信息系统潜在地改变了组织的结构、文化、政治和工作方式，当它引入时，将遭受巨大的阻力。
    由于组织阻力如此的强大，以致于许多信息技术投资挣扎着，但并未增加生产率。确实，项目失败的研究显示，大项目失败的共同原因不是技术的失败，而是组织和政治对变化的阻力。作为一名介入将来IT投资的经理，你对人和组织工作的能力和你对技术的敏悟和知识一样重要。技术和组织的相互影响。
5。因特网和组织
    因特网，尤其是WWW，对企业和外部实体的关系具有重要的影响。因特网增加组织信息和知识的存取性、存储量和传播性。在本质上，因特网对大多数组织能大大降低业务和代理成本。例如，在纽约的经纪人公司和银行可以将他们的内部运行程序手册通过公司网站送给他们远方的顾客，省去几百万美元的分发成本。全球销售队伍可以通过网站或管理者用电子邮件接收及时的产品价格信息。某些大零售商的供应商可由零售商的内部网站提取及时到一分钟的销售信息，并及时启动补充订货。
    基于因特网，企业可以很快的重建一些关键企业过程，并把这项电子商务技术做成他们的IT基础设施。其结果就是相对于过去减少了企业过程、减少了人员和扁平化了组织。