传统文件环境下的组织数据

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

6，1 传统文件环境下的组织数据
    一个有效的信息系统应该向用户提供准确、及时、有用的信息。如果文件能够以恰当的方式排列和管理，用户就可以方便地存储、访问、修改和检索所需的信息。但是，很多企业或组织虽然拥有性能卓越的硬件和软件，却由于文件管理混乱，使信息系统难以达到其预计效果。我们先来看看传统文件环境下的数据组织方式。
6，1，1文件组织术语和概念
    计算机中数据存储用到如下一些数据描述的术语：
    ．位(bit)：位是计算机能处理的较小数据单位，一个二进制位称为“位”，只能取0或1；
    ．字节(byte)：8个二进制位称为一个字节，可以表示一个字母、数字或其他字符；
    ．宇(word)：若干个字节组成一个字，一个宇所含的二进制位的位数称为字长，各种计算机的字长是不一样的，如8位、16位、32位等；
    ．宇段(field)：一组字(如可以表示姓名、年龄等)称为宇段，字段是可以命名的较小信息单位，所以也称为数据元；
    ．记录(record)：相关宇段的有序集合称为记录，如一个学生记录，可以由姓名、年级、专业等宇段组成，
    ．文件(nle)：相同类型的记录汇集成文件，如所有学生的记录组成一个学生文件。

一组相互有关联的文件就组成了一个数据库，如图6，1所示。

    通常，用一个记录描述一个实体。客观存在而且可以相互区别的东西称为实体。实体可以是具体的对象，如一个人、一本书等，也可以是抽象的事件，如一场足球赛、一次借书等。销售订单文件中的订单，就是一个实体。订单实体包含了．销售订单中的相关信息。
    实体可以有很多特性，每一个特性就称为一个属性(attribute)。例如，订单号、订单日期、产品编号、订货量都是订单实体的属性。属性的具体值放在一条记录的相应字段中(见图6-2)。

    在数据库中，每一个概念都有类型(type)和值(value)之分。图6-2中，“订单”表示一个实体类(entity class)或实体类型(entity type)，某个订单就是订单类型的实体，该订单具体的订单号、订单日期、产品编号、订货数量就是该订单实体的属性，对应每个属性的一组具体值(如4340，02／08／05，1583，2)就被称为该实体的一个实例(instance)。
    文件中的每一条记录应该包含至少一个用来唯一标识该记录的字段，称为关键字段(keyfield)。在图6-2中，每一个订单记录都可以通过订单号来唯一标识，因此“4340”就是一个关键字段。
6．1．2传统文件环境带来的问题
    在很多组织中，各个职能部门都建立各自独立的电子商务信息系统，会计、财务、生产、人力资源、市场等各个部门都有各自的系统和相应的数据文件。例如，人力资源部门需要建立员工个人资料文件、工资单文件、医疗保险文件、养老金文件等。因此，公司各个部门都各自管理着部门的主文件(分别由不同的系统建立和操作)。天长日久，我们可以想象公司内将会有成百上千种各不相同的应用程序，非常难以维护和管理。这就带来了一系列的问题，如数据冗余、数据—程序依赖、缺乏灵活性、低安全性以及低共享性等。
1．数据冗余和不一致性
    数据冗余是指多个文件和重复存储相同的数据。由于各个部门各自建立独立的信息系统，需要收集和存储很多相同的信息，导致了‘数据冗余的出现。数据冗余不但浪费存储空间，还导致了数据之间的不一致性(inconsistency)。数据的不一致性是指相同的实体属性出现不同的值。例如，顾客修改了订单中的订货量，销售部门的订单记录被更新了，可会计部门却没有更新，这就出现了数据的不一致。另一种可能是同样的数据在不同的供应链管理系统中存在不同的表达方式，如有的系统中用“F”表示女性，“M”表示男性，有的系统用“0”表示女性，“1”表示男性，这就导致了不同OA系统之间数据表达的不一致。
2．数据—程序依赖
    数据—程序依赖是指一旦某个应用程序改变了，相应的数据也要随之改变，原因是各种不同的传统计算程序对数据有各自不同的要求。这种对程序依赖的数据严重妨碍了数据共享。例如，某个程序需要把订单号从5位数字修改为9位数字，并把所有原始数据的订单号改为9位数字，这将使只识别5位数字订单号的程序无法正常工作。
3．缺乏灵活性
    传统的文件系统只能完成一些常规工作，如生成日常报表，但无法生成特殊定制报表，或者无法及时响应突发的信息查询需求。特殊定制报表或突发信息查询所需的信息存在于协同系统中的某个地方，但检索这些信息却非常复杂，也许需要好几个程序员工作好几个星期才能找出所需的信息。
4．低安全性
    因为对数据缺乏控制和管理，对于数据的访问和传播可能失去控制。我们可能无法得知谁在读取甚至修改重要的数据。
5．低共享性
    缺乏对数据的控制和管理并不意味着可以很容易地获得所需信息。所需要的信息通常分布在不同的文件、不同的部门内，相互之间缺乏联系，因此，实际上实时的数据共享是不可能实现的。而且由于很有可能存在数据的不一致性，而使系统的可靠性大大降低。