管理信息系统中的会计电算化

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    成功实施ERP系统的企业大部分都经历会计信息系统应用的尝试。会计工作是事实上的信息系统，因此，企业在开展会计电算化工作，实施会计信息系统时往往既不存在工作方式上的障碍，也不存在业务流程的瓶颈，而是极容易融人到传统会计工作中，提高工作效率，加快数据处理速度，确保数据处理的正确性。会计信息系统的实施往往是ERP系统实施的准备，也是开展企业信息化工作的准备，以至于规模以上企业已经不存在不应用会计信息系统的情况。
    会计工作实际上是一项会计信息处理工作，会计信息系统(AIS)是处理会计业务的专用应用管理软件，它是属于企业管理信息系统中一个子系统，实现会计日常事务处理工作的电算化和财务管理工作的电算化。它可以进一步划分成固定资产核算、工资核算、成本核算、材料核算、销售核算、账务处理、成本管理、资金管理和利润管理等功能模块。
    1．会计电算化的内涵
    1954年，美国通用电气公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。1979年长春第一汽车制造厂工资核算系统的设计与实施，成为我国会计电算化发展过程的一个里程碑。1981年8月，在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务，会计，成本应用电子计算机问题讨论会”，第一次提出了“会计电算化”的概念。(会计电算化的基本含义是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成或者手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程)。会计电算化以后，会计处理技术发生了质的飞跃，这种变化不仅影响到会计实务，也对某些传统的会计理论产生了很大的影响。
    随着会计电算化事业的不断发展，会计电算化的含义得到了进一步的延伸，他不仅涉及到会计信息系统(会计核算、会计管理、会计决策等)的理论与实务研究，而且还融进了与其相关的所有工作，如会计电算化的组织的培训，会计电算化制度的建立，计算机审计等内容。现在，大家普遍认为，会计电算化是现代会计学科的重要组成部分，他是研究计算机会计理论与计算机会计实务的一门会计边缘学科。
    会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。它是用电子计算代替人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计工作发展的需要，也是国民经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的需要。
    一个完整的会计信息系统应当由会计核算、财务管理和财务决策支持等功能构成。会计部门作为进行经济核算的职能部门与企业的其他部分有着密切的关系。它接受、传递和处理大量的资金运动的数据。这样就造成了会计信息系统是一个十分复杂的程序系统。
    2．会计电算化作用
    会计电算化是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的交叉学科。其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。会计电算化在经济信息管理诸领域中处于领先和核心地位，在整个企业的管理信息系统中，被称之为会计信息系统。它是一个组织处理会计业务，并为人们提供会计信息的实体，它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息对经济活动进行控制。具体说来，会计电算化具有如下功能：
    (1)促进会计工作流程规范化、科学化和现代化。采用计算机进行会计核算，就对会计数据来源提出了一系列规范化的要求。会计数据在电算化处理过程中始终由计算机控制，数据输出由计算机打印，使会计信息做到了规范化、科学化和现代化，解决了手工操作中不规范、易出错、易遗漏等问题。
    (2)促进会计人员职能转变。会计工作电算化后，会计信息由计算机处理，大大减轻了会计人员的劳动强度，使会计人员从繁杂的简单重复劳动中解放出来。这不但提高了会计工作的效率，而且会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理。以某企业为例，会计核算由计算机处理后，会计人员有了充分时间去做两头的工作，一是深入生产第一线了解生产经营的实际，及时组织节约控制，二是加强经营分析预测，参与经营决策。电算化前后会计人员的岗位和工作内容有了很大变化。
    (3)促进会计理论研究和会计改革工作的不断发展。会计电算化不仅是会计核算手段和会计信息处理技术的变革，它还有利于将现代化的管理思想和管理方法引进来，建立预测、决策和管理控制系统，更好地为管理服务。
    会计工作不但要对经济活动有事后核算和分析功能，而且要发展为进行事前预测和事中控制，这就可利用电子计算机及时处理技术，运用生产过程自控原理，把计划、预算或定额各项数据输入并存储在计算机中，作为标准项。当实际业务发生后，再把实际数据及时输入计算机，自动与计划、预算或定额标准项对比，如有偏离，及时输出信息，对受控系统进行调节，以保证计划、预算或定额的正常实施。为加强预测和决策功能，还可建立决策支持系统。该系统以三库为基础，即在日常核算基础上建立的数据库；把量本利分析、线性规划、价值工程、投入产出、回归分析等方法以数学与程序存人计算机，建成方法库；对各项经济业务，在因素分析的基础上，运用方法库中的方法和数据库中的数据形成各种数学模型，建成模型库。通过数学模型求解，取得各种不同实施方案的预测数据，进行分析对比，为领导决策提供科学依据，为会计理论研究提出更科学的依据。
    (4)为实现管理信息系统奠定基础，就企业而言，50％以上的会计信息是一个综合性指标，具有涉及面广，辐射和渗透性强的特点。会计电算化以后，会计信息就能及时、准确、适用地反映企业的经济活力，从而形成会计信息系统。会计信息系统是企业管理软件信息系统中较大和主要的一个子系统，它能完成向企业外部报告财务状况和经营成果；在企业内部起到反映内部经营管理的作用，这为建立企业管理信息系统奠定了坚实的基础。
    3．会计电算化软件结构
    会计电算化软件是单位实现会计电算化后进行会计财务处理的工具，应当符合国家会计准则、会计制度和会计法的规范要求。其功能模块结构主要分财务管理与会计核算两部分，如图4—15所示。

    会计核算是会计电算化的主要部分，我国大部分会计软件公司推出的会计软件都具有这些功能，会计核算软件不仅功能类同，而且其结构也类同。具有账务处理模块、工资核算模块、材料核算模块、销售核算模块、固定资产核算模块和成本核算模块等功能。
    (1)账务处理模块。这是会计核计的核心模块，涉及到会计软件的其他模块应用。在企业开展电算化工作过程中往往首先启用账务处理模块，因此，账务处理模块设置独立运行的系统，实现账务处理的数字化。但是，仅实现账务处理数字化工作，不能很好地发挥会计电算化软件的作用，会计信息不能得到充分利用，只能是传统方式下的电算化改进。账务处理模块实现了日记账、分类账、总账的电算化和建立、维护会计科目，这是会计电算化的初级阶段。
    (2)工资核算模块。记录企业员工日常工作考勤、工资档案、代扣金，每月进行个人工资结算，产生工资表、工资分配表和机制凭证，并自动转入个人银行账户和成本核算系统。
    (3)材料核心模块。按生产过程中的各种用料记录，库存记录和生产完工情况，分别核算已用的实际材料成本。自动产生相应的报表和机制凭证，并转入成本账务处理模块和成本核算模块。
    (4)销售核算。记录、汇总、分类销售活动中的各种费用。自动产生相应的报表和机制凭证，并转入成本账务处理模块和成本核算模块。
    (5)固定资产核算。完整地记录企业拥有的资产，并按国家有关政策和企业选定的折旧方法，进行折旧计算，自动产生相应的报表和机制凭证，并转入成本账务处理模块和成本核算模块。
    (6)采购核算。记录、汇总、分类采购活动中的各种费用。自动产生相应的报表和机制凭证，并转入成本账务处理模块和成本核算模块。
    在会计电算化软件中不同财务管理软件，其功能具有很大的差别。这些差别不在于功能类别，而在于功能模块的性能上。所有财务管理软件都会具有资金管理、成本管理和利润管理，但是管理的深度和广度具有很大的差别。在实际应用中财务管理软件所起作用的差别更大。财务管理软件是否被启用，使用效果往往受多方面因素的影响。